Gestion du temps - SOFAD

1 Gestion du tempsDEPSecr tariat460-162 Corrig des exercices Gestion du temps Corrig des exercices Chapitre 1. Petite histoire de la Gestion du temps 2. Planification et Gestion du temps 3. Importance des objectifs et des priorit s 4. Importance de la planification 5. Voleurs de temps ou chronophages 6. Outils de planification 7. Activit synth se Corrig Chapitre 1 Chapitre 1 Exercice Pens es sur le temps Site ou eLe temps perdu, c est le temps pendant lequel on est la merci des autres. Boris Vian Site ou eSur les ailes du temps , la tristesse s envole. Jean de La Fontaine Site ou eLe temps , dit-on, ne vient qu une fois; mais on dit aussi qu il faut avoir letemps de l attendre. Leon Battista Alberti Ces citations vous sont soumises titre d exemple : vous d en d couvrir d autres!

2 Exercice Br ve d finition des maladies de la Gestion du temps Maladie : Tempsdinite D finitionInflammation du tempsSympt mes Manquer continuellement de temps . Voir la liste des t ches faire s allonger. Prendre plus de temps que pr vu pour accomplir les t : Lifophilie D finitionPriorisation de l urgenceSympt mes Ne pas pouvoir r aliser ses priorit s en raison des impr vus et des urgences. Attendre la derni re minute pour faire une t che importante. Reporter au lendemain les t ches dont l ch ance est loign : Chronophagie D finitionMangeuses de tempsSympt mes tre constamment interrompu. voluer dans un environnement de travail peu propice la concentration. Gestion du temps SOFAD Maladie : Ou te D finitionHabitude de dire oui alors qu il faudrait refuserSympt mes Avoir peur de refuser les urgences de derni re minute.

3 Faire passer les besoins des autres avant les siens. Se sentir oblig d accepter les demandes m me si on est surcharg . Exercice Appliquer la loi de Pareto Il est important de cibler les t ches qui procurent les meilleurs r sultats en fonction des contraintesde temps , d nergie et de budget. Exercice R sumer les diverses lois de la Gestion du temps Loi des s quences homog nes de travailInterruptions vs efficacit Loi de l utilisation optimale et pratique de son tempsNe pas remettre plus tardLoi de la dimension subjective du tempsPrioriser les t ches importantesLoi de la contre-productivit du temps investi au-del d un seuilProductivit vs seuil horaireLoi des 20/80 20 % des activit s produisent 80 % des r sultatsEfforts vs r sultatsLoi de la tendance l auto-inflation du temps d pens temps disponible vs temps travaill Loi des rythmes biologiquesHorloge interne vs productivit Corrig Chapitre 1 Exercice R sumer chacun des principes de la Gestion du temps Porter toute son attention sur l essentiel ; viter les interruptions ; S assurer de la rentabilit du temps investi.

4 Balancer ( quilibrer ) ses obligations et ses capacit s; couter son horloge interne; Identifier les t ches que l on valorise davantage ( que l on pr f re ) et auxquelles onconsacrera plus de temps , nonobstant leur importance; Ne pas remettre plus tard ce qui peut tre fait imm diatement (agir) . Gestion du temps SOFAD Chapitre 2 Exercice Adages propos du temps Le temps , c est de l chose en son temps . tre de son temps .Depuis la nuit des temps .II y a un temps pour chaque temps en temps .Avoir fait son temps . Exercice Identifier mes comp tences Cet exercice s autocorrige la fin de son ex cution. Exercice Mythes et v rit s sur le temps 1. FauxLe temps est une ressource unique. Le temps pass est pass et on ne pourra jamais leremplacer. Peu importe nos activit s, le temps passe sans que nous ayons la moindre emprisesur lui.

5 Nous ne pouvons pas l arr ter comme une machine ou le remplacer comme unv FauxNous ne pouvons pas conomiser du temps au m me titre que l argent ou les biens mat disposons tous de la m me quantit de temps dans une journ e, soit 24 heures. Parfois,nous pensons que, parce que nous avons ex cut une t che plus rapidement, nous avonsgagn du temps . Or, nous ne pouvons pas le mettre la banque. Nous devons simplementutiliser ce temps pour faire autre FauxNous ne pouvons pas contr ler le temps . Il nous est impossible de modifier la dur e d uneseconde ou d une minute. Nous ne pouvons pas non plus ralentir ni acc l rer le temps . Lesseules choses que nous contr lons sont les activit s que nous ferons au cours d une p riodedonn e. Corrig Chapitre 2 4. FauxLes journ es ont toujours 24 heures. Toutefois, le rythme de la vie a beaucoup chang.

6 Lesnouvelles technologies ont modifi le monde et notre perception de la p rennit des choses,donc, du VraiIl est parfois pr f rable de prendre du recul par rapport un probl me ou une , cela ne veut pas dire que nous devrions toujours adopter cette pratique. Danscertains cas, le probl me ne fait qu FauxLes exigences actuelles du milieu de travail font qu on accorde norm ment d importance l efficacit personnelle. Nos planifications de travail sont remplies de ce que nous devons faire,de ce que nous devrions faire et de ce que nous voudrions faire. Il est impossible de tout manquerons toujours de temps pour tout faire. Nous devons donc faire des choixd activit s en fonction des priorit FauxLe temps consacr la planification nous permet d tre plus efficace par la suite. C est doncloin d tre une activit inutile. G rer son temps , c est faire les bonnes choses de la bonnefa on au bon moment.

7 Il est impossible d y parvenir sans un temps de r flexion. Exercice Pr ciser mes comp tences 1. R ponse R ponse personnelle. Exercice Dessiner ma courbe d nergie R ponse personnelle. Exercice Exercice th orique 1. prendre connaissance du travail effectuer; interpr ter les directives; organiser le travail; accomplir le travail; r aliser les travaux compl mentaires; v rifier le travail; assurer le suivi du travail. Gestion du temps SOFAD 2. C est planifier, organiser et contr ler les activit s l int rieur d un travail ou d un loisir. C estaussi la connaissance de soi et des activit s qui fa onnent le travail et la vie Cinq comp tences parmi les suivantes : autonomie sens de la planification nergie et t nacit sens de l organisation sens de la communication sens des priorit s sens de la d l gation sens des responsabilit s4.

8 Tre autonome signifie que l on est capable de bien effectuer des t ches sans surveillance; maiscela veut surtout dire que l on peut prendre des initiatives et administrer son travail soi-m me, sans supervision. Exemples : respecter les ch anciers de nos cours, prendre en notele temps consacr nos diff rentes t ches (dans tous nos cours), se faire un horaire de travail,indiquer dans notre agenda les dates de remise des devoirs et des examens, R ponse personnelle. (Nous avons tous des activit s planifier dans notre vie quotidienne :vacances, f tes d enfant, repas, d m nagement, etc. La planification de ces activit s nous rendplus efficaces et moins stress s.)6. C est le niveau de notre nergie tout au long de la journ De planifier ses activit s en fonction de la p riode o l on est le plus nergique, donc le plusefficace. Exercice Planifier l ex cution d une t che 1.

9 Description de la t cheabc Photocopier des documents R diger un rapport avec texte et tableaux Classer la correspondance accumul e Exp dier des courriels pour le directeur adjoint Mettre la liste t l phonique jour R server une salle et le mat riel n cessaire pour une r union en apr s-midi R viser et corriger une lettre Mettre sur pied un nouveau syst me de classement Communiquer par t l phone R diger le compte rendu d une r union Corrig Chapitre 2 2. En connaissant bien notre courbe d nergie, nous pouvons planifier l ex cution des t ches lesplus exigeantes au moment de la journ e o notre niveau d nergie est le plus lev . Exercice D cortiquer une journ e type Analysez votre journ e : votre horaire correspond-il l id al 1/3 1/3 1/3? Si oui, f licitations!Sinon, r fl chissez aux avantages d une bonne Gestion du temps : celle-ci devrait vous permettrede vous rapprocher de l id al.

10 Exercice Exercice englobant 1. Ce sont les activit s de planification : prendre connaissance du travail ex cuter, interpr terles directives et organiser le Classer des dossiers, communiquer au t l phone, mettre des ch ques, facturer des clients,photocopier des documents, pr parer des listes d adresses, pr parer la paie, r diger descomptes rendus, r diger des lettres, relire et corriger des documents, saisir des lettres, saisirdes rapports, saisir des tableaux et des formulaires (simples et complexes), et traduire D finir sa courbe d Le principal avantage est la possibilit d tre proactif, c est- -dire d tre un pas en avant desautres et de r agir rapidement aux impr tablir des objectifs et les activit s n cessaires l atteinte de ces objectifs, pr voir le tempsn cessaire l ex cution d une t che en fonction des contraintes et v rifier constamment si lesr sultats obtenus correspondent ceux planifi s, sinon y apporter des correctifs.