Grundlagen der Organisation Aufbau-, Ablauf- und …

1 Institut f r Informationswirtschaft Grundlagen der Organisation Aufbau-, Ablauf- und Prozess- sowie Projektorganisation Informationswirtschaft 2. Wolfgang H. Janko, Michael Hahsler und Stefan Koch Institut f r Informationswirtschaft, Wirtschaftsuniversit t Wien Institut f r Informationswirtschaft Literatur Janko, : Informationswirtschaft 2 - Informationswirtschaft im Unternehmen, Wirtschaftsuniversit t Wien, 2001. Steinbuch, : Organisation , Kiel 1990. Steinbuch, : Prozessorganisation-Business-Reengineeri ng - Beispiel R/3, Ludwigshafen 1998. Steinbuch, : Projektorganisation und Projektmanagement, Kiel 1998. Scheer, A. W.: ARIS-Vom Gesch ftsprozess zum Anwendungs- system (3. Aufl.), Springer 1998. Ferstl, O. , E. J.: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik (3. Auf.), Oldenburg 1998. Gadatsch, A., Management von Gesch ftsprozessen, Vieweg- Verlag, 2001. Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 2. Institut f r Informationswirtschaft Inhalt I.

2 Grundlagen und Aufbauorganisation - Aufgabenanalyse - Aufgabensynthese - Stellen (Merkmale, Strukturierung, Arten). - Idealtypische Organisationsformen - Dokumentation der Aufbauorganisation II. Ablauf- und Prozessorganisation - Prozessanalyse - Prozessredesign - Prozesseinf hrung und sicherung III. Projektorganisation - Projektprozess - Personelle Organisation - Projektplanung Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 3. Institut f r Informationswirtschaft I. Grundlagen und Aufbauorganisation - Grundlagen - Aufgabenanalyse - Aufgabensynthese - Stellen (Merkmale, Strukturierung, Arten). - Idealtypische Organisationsformen - Dokumentation der Aufbauorganisation Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 4. Institut f r Informationswirtschaft Grundlagen I. Grundlagen und Aufbauorganisation Der Begriff Organisation Systemtheoretische Grundlagen Gliederung der Organisation Organisationsmittel Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 5.

3 Institut f r Informationswirtschaft Organisationsbegriff I. Grundlagen und Aufbauorganisation Grochla: Organisation ist die Strukturierung von Systemen zur Erf llung von Daueraufgaben . Blohm: Organisation ist die methodische Zuordnung von Menschen und Sachen, um deren bestm gliches Zusammenwirken im Sinne einer dauerhaften Erreichung gesetzter Ziele zu erm glichen . Schwarz: Organisation ist ein System dauerhaft angelegter betrieblicher Regelungen, das einen m glichst kontinuierlichen und zweckm igen Betriebsablauf sowie den Wirkungszusammenhang betrieblicher Entscheidungsprozesse gew hrleisten soll . Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 6. Institut f r Informationswirtschaft Drei Dimensionen von Organisation I. Grundlagen und Aufbauorganisation 1. Org. als T tigkeit, Arbeit, Aufgabe (Aktion). 2. Org. als Regelung, Anweisung, Vorschrift (Vorgabe). 3. Org. als Ergebnis dieser T tigkeit (Unternehmensstruktur).

4 Janko: Organisation ist die dauerhafte Bindung eines Systems aus Komponenten zur Erledigung von Aufgaben durch Individuen mit Sachobjekten und Information . Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 7. Institut f r Informationswirtschaft Organisationselemente I. Grundlagen und Aufbauorganisation Basiselemente einer Organisation : Individuen Sachobjekte Aufgaben Informationen System = Menge von Elementen die miteinander in Beziehung stehen a) Funktionssystem (Aufgaben und Abh ngigkeiten). b) Prozesssystem (Arbeitsabl ufe und Verkn pfungen). c) Datensystem (Strukturierung der Daten und ihrer Beziehungen). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 8. Institut f r Informationswirtschaft Systemhierarchie I. Grundlagen und Aufbauorganisation Darstellungsweise von Abstraktionsebenen Analyserichtung: 1 Systemebene 1. Top-down Systemebene 2. Mid-out Systemebene 3. Bottom-Up Systemebene 4. Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 9.

5 Institut f r Informationswirtschaft Organisationsverwendung I. Grundlagen und Aufbauorganisation H ufig ist eine starre Aufbauorganisation Vorgabe f r Ablauforganisation bzw. Prozessorganisation. F r Optimierung ist jedoch eine simultane Betrachtungs- weise notwendig und keine statische (Prozess!). Adaptive Organisation - lernende Organisation Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 10. Institut f r Informationswirtschaft Organisationsmittel I. Grundlagen und Aufbauorganisation Organisationsmittel immateriell materiell Verfahren Sachmittel Methoden Techniken Projektmittel Systemmittel Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 11. Institut f r Informationswirtschaft Sachmittel I. Grundlagen und Aufbauorganisation a) Projektmittel b) Systemmittel Beispielgruppen: - B ror ume und -ausstattung - Hard- und Software - Kommunikationsmittel - B romaschinen Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 12.

6 Institut f r Informationswirtschaft Verfahren Verfahren, Methoden, Methoden Techniken I. Grundlagen und Techniken Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Aufbauorganisation Verfahren: Systematische Vorgangsweise in der Organisation (organisatorische Hilfsmittel). Methoden Techniken Schrittweises Vorgehen Handlungsweise zur L sung (setzen Techniken ein) org. Teilaufgaben - Prozessgestaltungsmethoden z. B.: Datenflussplan, Petri-Netze - Entscheidungsmethoden Entscheidungstabellen - Benchmarking Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 13. Verfahren Institut f r Informationswirtschaft Modelle Methoden Techniken I. Grundlagen und Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Aufbauorganisation Allgemein g ltige vereinfachte Organisationsl sung (Steinbuch). a) Vorgehensmodelle: Verbreitet bei Prozess- und Projekt- Organisation (Phasenmodell, Wasserfallmodell, Spiralmodell, SAP-Vorgehensmodell etc.). b) Referenzmodelle: Darstellung des bwl.

7 Leistungsumfanges eines Softwareanwendungssystems z. B.: Becker, Referenzmodelle f. Handelsbetr. Scheer, Referenzmodelle f. industr. c) Informationsmodelle: Stellen die Informationsversorgung sicher. z. B. in betr. Standardsoftware (BAAN, SAP etc.). d) Kommunikationsmodelle: z. B.: ISO/OSI-Kommunikationsmodell (Regelsystem f. Aufbau und Durchf hrung d. Daten bertragung). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 14. Verfahren Institut f r Informationswirtschaft Vorgaben Methoden Techniken I. Grundlagen und Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Aufbauorganisation Prinzipien z. B. Kundenfokussierung, schlanke Org., Prozessdominanz Normen Deutsches Institut f r Normung (DIN), American National Standards Institute (ANSI). International Standards Organisation (ISO). sterr. Normungsinstitut ( NORM). z. B.: Datenflussplan DIN 66001. Entscheidungstabellen DIN 66241. Qualit tsmanagement DIN/ISO. Quasinormen (Standards).

8 Allgemein durchgesetzte Gestaltungsarten und Vorgehensweisen z. B.: MS Windows ISO/OSI Referenzmodell bei Datenkommunikation Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 15. Verfahren Institut f r Informationswirtschaft Ma nahmen Methoden Techniken I. Grundlagen und Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Aufbauorganisation Motivationsma nahmen (Projektkonferenzen, Gesch ftsleitungserkl rungen, Exkursionen zum Erfahrungsaustausch, Ideenwettbewerb, Projekteinbindung von Mitarbeitern). Informationsma nahmen m ndlich (Besprechungen, Vortr ge etc.). schriftlich (Zeitschriften, Brosch ren, Intranet etc.). Schulungsma nahmen (Projektmitarbeiter, Prozessmanager, versetzte Mitarbeiter). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 16. Verfahren Institut f r Informationswirtschaft Tools Methoden Techniken I. Grundlagen und Ma nahmen Tools Modelle Vorgaben Aufbauorganisation Software-gest tzte Organisationsverfahren: Darstellungstools (Gesch ftsprozesse, Ablauflogik, Aufbaustruktur, Pr sentation, Dokumentation etc.)

9 Prozessorganisationstools (Analyse, Modell., Dokumentation). CASE-Tools (Softwareerstellung). Workflow-Tools Workgroupsoftware (Groupware). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 17. Institut f r Informationswirtschaft Aufbauorganisation und Aufgaben I. Grundlagen und Aufbauorganisation Aufgabe: Verpflichtung zur Vornahme (Durchf hrung) bestimmter T tigkeiten Aufgabenanalyse: Schrittweise Zerlegung einer Gesamtaufgabe in ihre Bestandteile (Teilaufgaben). Aufgabensynthese: Kombination der Teilaufgaben zu Aufgabenb ndeln (Stellen). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 18. Institut f r Informationswirtschaft Aufgabenanalyse 1 I. Grundlagen und Aufbauorganisation Schrittweise Verfeinerung der Analyse: Unternehmensziel (Gewinnerreichung). Gesamtaufgabe (Umsatzerzielung). Hauptaufgabe (Vertrieb). Teilaufgabe (Abschlu von Kaufvertr gen).. Elementaraufgabe (Erlangung der Kundenunterschrift). Aufgabengliederungsplan: Ergebnis der Aufgabenanalyse (Struktur- oder Baumdiagramm).

10 Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 19. Institut f r Informationswirtschaft Aufgabenanalyse 2 I. Grundlagen und Aufbauorganisation Darstellung als Aufgabengliederungsplan: Umsatzerzielung Beschaffung Fertigung Vertrieb Werbung . Kundenunterschrift . Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 20. Institut f r Informationswirtschaft Aufgabenanalyse 3 I. Grundlagen und Aufbauorganisation Aufgabenzerlegung nach sachliche Merkmale Verrichtungsanalyse (nach T tigkeitsarten). Objektanalyse (nach Produkt, Kunde, ). formale Merkmale Ranganalyse (Entscheidung - Ausf hrung). Phasenanalyse (Planung - Durchf hrung - Kontrolle). Zweckbeziehungsanalyse (Zweckaufgabe oder Verwaltung). Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 21. Institut f r Informationswirtschaft Aufgabenanalyse 4 I. Grundlagen und Aufbauorganisation Verrichtungsanalyse: SW-Programm schreiben Entwurf Codierung Testen Brief schreiben Textverarbeitung Tippen Ausdrucken starten Janko/Hahsler/Koch Informationswirtschaft 2 Seite 22.