GUÍA PARA ELABORACIÓN DE PLAN DE TRABAJO E …

1 Fue GU A P A R A E L A B O R A C I N D E plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL D E O F I C I N A S Y D E C A N AT O S D E L A U P R-U T U A D O R E L A C I O N A D O S A L P L A N E S T R A T G I C O UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN UTUADO Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificaci n N m. 2012-13-04 Oficina de Planificaci n y Estudios Institucionales GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO Dr. Javier Lugo P rez, Director Interino Oficina de Planificaci n y Estudios Institucionales Aprobado por la Junta Administrativa el 11 de septiembre de 2012 mediante Certificaci n 2012-13-04 PROP SITO Esta gu a fue desarrollada por el Dr. Javier Lugo P rez, Director Interino de la Oficina de Planificaci n y Estudios Institucionales para ser utilizada en conjunto con el nuevo plan Estrat gico Institucional 2012-2017.

2 Con esta gu a se pretende: 1) facilitar y uniformar la elaboraci n de los planes de TRABAJO y los informes anuales tanto a nivel de departamento y oficina como a nivel institucional (requerido por Ley N m. 1 de 20 de enero de 1966, seg n enmendada). 2) promover una cultura de toma de decisiones basadas en aval o (Est ndar 7 de la MSCHE) 3) integrar los procesos de planificaci n y cierres de ciclos de aval o (Est ndar 2 de la MSCHE) 4) integrar los procesos de planificaci n y presupuesto (Est ndar 3 de la MSCHE) INTRODUCCI N La Universidad de Puerto Rico (UPR) en Utuado est comprometida con el desarrollo de una cultura de planificaci n y aval o. Esto garantiza una continua renovaci n institucional y una distribuci n de recursos basados en el cumplimiento de nuestra misi n y visi n institucional. para garantizar el mejoramiento continuo y mantener la excelencia institucional, la UPR-Utuado promueve la implementaci n de procesos de evaluaci n continua sobre los logros del plan estrat gico y de la distribuci n de los recursos.

3 Un proceso importante para estos fines es la elaboraci n de planes de TRABAJO anuales y de sus correspondientes informes. Seg n el Art culo 7 de la Ley de la Universidad de Puerto Rico (Ley N m. 1 del 20 de enero de 1966, seg n enmendada), todos los rectores de la UPR est n obligados a rendir un Informe Anual de las actividades de su unidad institucional al Presidente y a la Junta de S ndicos. El objetivo de este informe es dar a conocer los avances en la ejecuci n del plan estrat gico durante el a o GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO 2 acad mico que culmina y presentar el nuevo plan anual de TRABAJO para el a o acad mico que comienza. Este informe institucional estar constituido por la compilaci n de los informes anuales de las diferentes oficinas de servicio. Con el fin de facilitar y uniformar la elaboraci n de los planes anuales de TRABAJO y de sus respectivos informes, la Oficina de Planificaci n y Estudios institucionales (OPEI) ha desarrollado la Gu a para Elaboraci n de plan de TRABAJO e Informe Anual de Oficinas y Decanatos de la UPR-Utuado.

4 A continuaci n se presenta el formato y contenido requerido para el informe. FORMATO PARTES I, II, V Y VI (LAS TABLAS) Programa: Microsoft Word Letra: Times New Roman, tama o 8 M rgenes: 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: 1 l nea Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electr nico FORMATO PARTES III Y IV Programa: Microsoft Word Letra: Times New Roman, tama o 12 M rgenes: 1 margen izquierdo 1 margen derecho 1 margen superior 1 margen inferior Espacio: 1 l nea Anejos: De ser necesarios incluirlos e identificarlos Nota: Solamente se entregar el informe en formato digital por correo electr nico GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO 3 CONTENIDO El documento cuenta con las siguientes cinco partes: I. plan ANUAL DE TRABAJO II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO III.

5 OTROS LOGROS SOBRESALIENTES IV. AVAL O V. CIERRE DEL CICLO VI. REDACCI N DE NUEVO plan ANUAL DE TRABAJO para completar el documento, redacte las partes requeridas y borre el texto en rojo con ejemplos de c mo llenar las mismas. Una vez complete el documento, env e una copia electr nica a su decano o decana al correo oficial del decanato (no al correo personal del decano o decana!) con copia a la Oficina de Planificaci n y Estudios Institucionales a la direcci n GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO 4 I. plan ANUAL DE TRABAJO Plantilla para plan de TRABAJO por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de Departamento u Oficina: _____ Decanato: _____ A o Acad mico: _____ rea de Prioridad y Meta de plan Estrat gico UPR-Utuado 2012-2017 Objetivo Operacional Actividades Fecha Inicio de Actividad Fecha Culminaci n de Actividad Persona Responsable por la Actividad Presupuesto Sugerido Indicadores de xito Esperado Escoja una o m s de las metas del plan Estrat gico UPR-Utuado 2012-2017 para ser trabajada por su departamento u oficina durante el a o acad mico.

6 Formato # . # para identificar las metas ( rea de prioridad . meta) Establezca uno o m s objetivos operacionales para alcanzar las metas estrat gicas seleccionadas. Los objetivos deben ser redactados comenzando con un verbo y deben expresar un logro esperado cuantificable. Enumere cada objetivo por meta con n meros cardinales. Describa una o m s actividades que realizar para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras min sculas. Formato: Ene-2012 Formato: Ene-2012 Escriba nombre y apellido de persona responsable de coordinar la actividad. Escriba el presupuesto que usted entiende es necesarios para llevar a cabo la actividad Indique cu l ser su indicador para determinar que la actividad realizada contribuy al cumplimiento del Objetivo Operacional Ejemplo: Ejemplo: 1. Aumentar en un 10% las reas del recinto en donde se puede acceder la red de informaci n inal mbrica. Ejemplo: a. Se instalar n dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalar n tres routers para uso de poblaci n general en edificio B.

7 Ejemplo: Ago-2012 Ejemplo: May-2013 Ejemplo: Milton Riutort Ejemplo: $1, Ejemplo: Se instalar n los cinco routers de forma exitosa y el porcentaje de rea provista de internet inal mbrico aumentar en un 10%. para acceder la plantilla en formato Word presione aqu GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO 5 II. INFORME ANUAL DE DEPARTAMENTOS Y OFICINAS DE SERVICIO Plantilla para Informe Anual por Departamento y Oficina de Servicio Nombre de departamento u oficina: _____ Decanato: _____ A o acad mico: _____ rea de Prioridad y Meta de plan Estrat gico UPR-Utuado 2012-2017 Objetivo Operacional Propuesto Actividades Propuestas Fecha de la Actividad Persona Responsable por la Actividad Presupuesto Utilizado Actividad completada, en progreso o no realizada Comentarios Escriba las metas del plan Estrat gico UPR-Utuado 2012-2017 que especific en el plan Anual de TRABAJO que trabajar a durante este a o acad mico Formato #.

8 # para identificar las metas ( rea de prioridad . meta) Escriba los objetivos operacionales para alcanzar las metas estrat gicas seleccionadas seg n lo especific en el plan Anual de TRABAJO . Enumere cada objetivo por meta con n meros cardinales. Escriba las actividades propuestas en el plan Anual de TRABAJO para alcanzar el logro del objetivo operacional. Enumere las actividades para cada objetivo con letras min sculas. Indique cuando la actividad se realiz . Formato 12 ene 2012 Escriba nombre de la persona que coordin la actividad. Escriba el presupuesto utilizado para llevar a cabo la actividad. Si el indicador de xito especificado en el plan de TRABAJO se alcanz , escriba Completado. Si el indicador se alcanz parcialmente escriba Progreso. Si la actividad nunca se realiz durante el a o acad mico, escriba No Realizado Si la actividad se realiz : Detalles sobre c mo se complet la actividad (n mero de participantes, etc.). Puede describir los indicadores del xito y describir la evidencia disponible (no la incluya!)

9 Si la actividad NO se realiz : Escriba la o las razones por las cuales la actividad no se complet Ejemplo: Ejemplo: 1. Aumentar en un 10% las reas del recinto en donde se puede acceder a la red de informaci n inal mbrica. Ejemplo: a. Se instalar n dos routers para uso de profesores en las oficinas A-103 y A-108 y se instalar n tres routers para uso de poblaci n general en edificio B. Ejemplo: 12 ene 2012 Ejemplo: Milton Riutort Ejemplo: $ Ejemplo: Progreso Ejemplo: Las reas del recinto en donde se puede acceder a la red de informaci n inal mbrica aumentaron en un 5% del 10% propuesto. De los $1,000 que se presupuest en el plan Anual de TRABAJO para esta actividad, solamente se otorgaron $500. Por tal raz n solo se compraron dos de los cinco routers requeridos para alcanzar al objetivo. para acceder la plantilla en formato Word presione aqu GU A para ELABORACI N DE plan DE TRABAJO E INFORME ANUAL DE OFICINAS Y DECANATOS DE LA UPR-UTUADO RELACIONADOS AL plan ESTRAT GICO 6 III.

10 OTROS LOGROS SOBRESALIENTES RELACIONADOS Liste otros logros sobresalientes de su departamento u oficina que no est n directamente relacionados con las metas del plan estrat gico, pero que promueven la misi n y visi n institucional. IV. AVAL O 1. Escriba un narrativo conciso que explique cu les fueron las fortalezas de su oficina que le ayudaron a cumplir con los objetivos establecidos en el plan de TRABAJO del a o que culmin . En continuidad con el ejemplo: No se escribe nada en este punto ya que es reservado para objetivos que se lograron y s lo se est evaluando un ejemplo de un objetivo que se no se logr . 2. Escriba un narrativo conciso que explique cu les fueron las debilidades de su oficina que le impidieron cumplir con los objetivos establecidos en el plan de TRABAJO del a o que culmin . En continuidad con el ejemplo: El objetivo no se logr en un 100% debido a la falta de presupuesto. Tal vez tener una idea m s real del presupuesto de nuestra oficina para el a o nos ayudar a a establecer objetivos m s realistas.