GUÍA PRÁCTICA SOBRE DEBIDA DILIGENCIA

1 1 GU A PR CTICA SOBRE DEBIDA DILIGENCIA Este documento es simplemente una gu a que recoge diferentes consultas presentadas a la superintendencia, as como hallazgos encontrados en inspecciones, y que pretende ayudar a los sujetos regulados a facilitar y estandarizar el proceso de apertura de cuentas. Los elementos b sicos presentados en este documento constituyen una gu a enunciativa y voluntaria, que no deben ser interpretados como requisitos menores, ni adicionales ni complementarios para el cumplimiento de la normativa vigente en materia de prevenci n del blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferaci n de armas de destrucci n masiva.

2 La normativa en materia de prevenci n de LA/FT establece que los sujetos obligados deber n desarrollar y mantener actualizadas las pol ticas y procedimientos para conocer a sus clientes, relacionado con los que se mantenga una relaci n contractual, para evitar el mal uso de los servicios bancarios y fiduciarios. Las pol ticas, procedimientos y formularios abarcar n a los individuos que formen parte del proceso de vinculaci n, tal y como lo establece el Art culo 31 de la Ley 23 de27 de abril de 2015 deben asegurar conocer, identificar y verificar la identidad del fideicomitente y del beneficiario final de un fideicomiso. La DEBIDA DILIGENCIA se debe extender hasta conocer la persona natural que es el beneficiario Cuando el cliente no facilita el cumplimiento de las medidas pertinentes de DEBIDA DILIGENCIA , los sujetos obligados financieros, no deber n crear la cuenta o comenzar la relaci n comercial o no deber n realizar la transacci n, y podr n hacer reporte de operaci n sospechosa de acuerdo a lo establecido en el Art culo No.

3 36 de la Ley 23 de 27 de abril de 2015. La informaci n, datos o documentos recopilados en virtud de un proceso de DEBIDA DILIGENCIA deber n mantenerse actualizados, mediante la revisi n de los registros que se mantengan en la entidad, cumpliendo con el per odo establecido en el Acuerdo 10 de 2015 SOBRE actualizaci n de informaci n. 2 I. PERSONAS NATURALES DOCUMENTOS DE APERTURA DE CUENTA Cada Banco deber dise ar un formulario de conocimiento del cliente que se deber completar en su totalidad, preferiblemente inhabilitando los espacios que no le sean aplicables y estableciendo en sus pol ticas, per odos de antig edad m xima de los formatos de conocimiento del cliente, as como los mecanismos de control aceptables a la entidad para la validaci n o verificaci n de la informaci n, tales como verificaci n de firmas y contenido de los formatos, a trav s de sellos u otros mecanismos.

4 Adem s deber completarse con los dem s documentos, formularios y requisitos que cada entidad requiera para el cumplimiento de lo establecido en la Ley 23 de 27 de abril de 2015 que adopta medidas para prevenir el blanqueo de capitales, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferaci n de armas de destrucci n masiva, el Decreto Ejecutivo N 363 del 13 de agosto de 2015, y el Acuerdo 10 de 27 de julio de 2015 para la Prevenci n del uso indebido de los servicios bancarios y fiduciarios y el Acuerdo No. 5-2015 SOBRE prevenci n del uso indebido de los servicios brindados por otros sujetos obligados bajo la Supervisi n de la Superintendencia de Bancos. Los documentos deber n venir en idioma ESPA OL.

5 En caso de estar en idioma ingles u otro idioma, el mismo deber estar traducido por un traductor p blico autorizado. Este punto hace referencia principalmente al Formulario de vinculaci n para abrir una cuenta. DOCUMENTOS LEGALES: Documento de Identidad Personal (LEGIBLE y VIGENTE) deber aplicar para todos los individuos (persona natural) que son parte de la cuenta, incluyendo los firmantes. Para Clientes nacionales: (una de las 3 opciones) Copia de C dula de Identidad Personal (Sugerimos, pero no es mandatorio, que para todos los nuevos, la copia se haga en tama o ampliado y legible) o el formulario oficial de solicitud de c dula mientras dicho documento se encuentre en tr mite. En el caso de una persona de nacionalidad paname a residente en el extranjero, se podr aceptar la copia del pasaporte.

6 En el caso de menores de edad se deber presentar el certificado de nacimiento o c dula infantil. Para Clientes extranjeros: (una de las 3 opciones) Copia del Pasaporte donde aparezca la fotograf a, firma y generales del cliente y la p gina donde se encuentre estampado el sello de ingreso al pa s. Los extranjeros que hayan obtenido la residencia en Panam podr n ser identificados mediante la c dula de identidad personal emitida por el Tribunal Electoral de Panam . Los extranjeros que se encuentren bajo estatus migratorio de residente permanente en condici n de refugiado o asilado podr n ser identificados mediante el carn de refugiado emitido por el Servicio Nacional de Migraci n En el caso de menores de edad se deber presentar el certificado de nacimiento o el pasaporte vigente.

7 Se recomienda dejar en las copias de los documentos con sello de fiel copia de su original con firma y fecha de la persona de la entidad que realice la gesti n o realizar el check en el sistema 3 ya que ser a la constancia de la revisi n y confirmaci n por parte del banco. Tambi n se deber n establecer per odos de aceptaci n de documentos, por ejemplo, se recomendar a que no sea mayor al per odo establecido. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades podr n establecer otros mecanismos de control aceptables para la validaci n o verificaci n de la documentaci n. Se recomienda el uso del Tribunal Electoral s lo para verificaci n del documento de identidad y para los procesos de actualizaci n de expedientes, en el caso de clientes nacionales.

8 REFERENCIAS: Referencia bancaria del cliente y/o beneficiario final, as como de cada firmante(s) de la cuenta: deber ser presentada en f sico, o de lo contrario el banco deber dejar constancia en el expediente que ha confirmado la referencia bancaria brindada por el cliente en el formulario. Excepcionalmente, si el cliente no tiene referencia bancaria puede cumplir el requisito mediante una referencia personal o una referencia comercial suministrada por empresas, proveedores o agencias de informaci n como la APC. Si se trata de personas en condici n de refugiados, la referencia puede ser una nota o resoluci n emitida por la Oficina Nacional para la Atenci n de Refugiados del Ministerio de Gobierno en la cual consten los antecedentes de la persona.

9 DEBIDA DILIGENCIA : Los Bancos deber n dise ar Formularios que permitan recoger informaci n SOBRE DEBIDA DILIGENCIA de la Persona Natural, para facilitar el proceso, adjuntamos un ejemplo para que sirva de gu a, pero cada banco o sujeto regulado, debe dise ar sus formularios propios de acuerdo a la complejidad, tama o y riesgo de la entidad. Los Bancos podr n establecer Formularios de Entrevistas para sus clientes individuales que les permita tener informaci n de sus ingresos, si es asalariado, independiente, retirado, su nacionalidad y cualquier otra informaci n relevante para ser revisada, establecer el nivel de riesgo y saber qu tipo de DEBIDA DILIGENCIA se le deber llevar a cabo al cliente.

10 De manera excepcional para clientes de bajo riesgo donde el Banco haya agotado todos sus esfuerzos en documentar el perfil del cliente persona natural, sin poder obtener carta de trabajo, ficha del seguro social o comprobante de pago, se podr previa autorizaci n de la Superintendencia de Bancos, solicitar una Declaraci n Jurada que le permita al Banco documentar el flujo de ingresos de los clientes que siendo de bajo riesgo, con un movimiento mensual m ximo de $5, , habiendo establecido previamente en sus pol ticas y procedimientos los casos excepcionales, que pudiesen estar relacionados a la econom a informal, en los que se podr a considerar y estableciendo los controles rigurosos que permitan alertar operaciones que excedan el par metro establecido.