Guía práctica para generar el aviso de privacidad

1 GU A PR CTICA para generar EL aviso DE privacidad Junio 2 011 La presente gu a e como finalidad ori entar a lo s responsables del tratamiento de dat os personal es en la elaboraci n, dise o y difusi n del avis o de pri vacidad respecto de su contenido y alcance al que refiere la Ley Federal de Pro te cci n de Dat os Personales en Pose si n de los Pulares, en lo sucesivo la Ley. La gu a se divide en seis grandes secciones: la primera estable ce la s cacas generales de to do avis o de privacidad ; la segunda orienta a lo s responsables para la elaboraci n de avis os de privacidad que cumplan con lo dispuesto por la Ley; la te rcera conene recomendaciones para el conte nid o del avis o de privacidad ; la cuarta refiere a la s medidas compensatorias que conte mpla la Ley en su ulo dieciocho, la quin ta presenta diez consejos pcos para la elaboraci n de un avis o de privacidad y la se xt a presenta modelos po de avis o de privacidad .

2 Contenido DEFINICIONES .. 1 SECCI N I - CARACTER STICAS GENERALES DEL aviso DE privacidad .. 1 QU ES EL aviso DE privacidad ? .. 1 para QU SIRVE EL aviso DE privacidad ? .. 2 SECCI N II - EL aviso DE privacidad SEG N LA LEY .. 3 CU LES SON LAS OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE EN TORNO AL aviso DE privacidad ? .. 3 QU INFRACCIONES CONTEMPLA LA LEY POR EL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL aviso DE privacidad ?.. 4 QU ELEMENTOS INFORMATIVOS SE DEBEN DECLARAR EN EL aviso DE privacidad ?.. 4 SECCI N III - RECOMENDACIONES para EL CONTENIDO DE AVISOS DE privacidad .. 5 QU INFORMACI N DEBE PROPORCIONAR EL aviso DE privacidad CON RELACI N A CADA UNO DE ESTOS ELEMENTOS?

3 5 MODALIDADES DEL aviso DE privacidad .. 12 SECCI N IV - MEDIDAS COMPENSATORIAS .. 13 QU SE ENTIENDE POR MEDIDA COMPENSATORIA? .. 13 CU NDO PUEDEN UTILIZARSE ESTAS MEDIDAS COMPENSATORIAS? .. 14 CU LES SON ALGUNOS DE LOS CRITERIOS para DETERMINAR LA PROCEDENCIA DE LA APLICACI N DE UNA MEDIDA COMPENSATORIA? .. 14 QU MEDIDAS COMPENSATORIAS SE RECOMIENDA UTILIZAR?.. 14 QU INFORMACI N DEBEN CONTENER LAS MEDIDAS COMPENSATORIAS? .. 14 SECCI N V - 10 CONSEJOS para LA ELABORACI N DEL aviso DE privacidad .. 14 1. CONOZCA SUS OBLIGACIONES Y DEBERES .. 15 2. IDENTIFIQUE LAS ACTIVIDADES Y/O PROCEDIMIENTOS EN LOS QUE UTILIZA DATOS PERSONALES .. 15 3. IDENTIFIQUE EL FLUJO DE LA INFORMACI N.

4 15 4. IDENTIFIQUE C MO OBTIENE LOS DATOS PERSONALES .. 16 5. IDENTIFIQUE para QU FINES UTILIZA LOS DATOS PERSONALES Y QU TIPO DE DATOS TRATA .. 16 6. IDENTIFIQUE LAS TRANSFERENCIAS DE DATOS PERSONALES QUE REALICE .. 17 7. IDENTIFIQUE EL PERFIL DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES .. 18 8. IDENTIFIQUE LOS MECANISMOS QUE OFRECE para QUE LOS TITULARES DECIDAN SOBRE SUS DATOS PERSONALES .. 19 10. PIENSE EN LA INFORMACI N QUE HABLE SOBRE USTED .. 20 REDACTE SU aviso DE privacidad .. 21 SECCI N VI - MODELOS DE aviso DE privacidad .. 21 MODELOS DE aviso DE privacidad COMPLETO .. 22 MODELOS DE aviso DE privacidad SIMPLIFICADO .. 27 1 Definiciones para facilitar la comprensi n de la presente gu a se entiende por: consentimiento t cito: se entender que el titular consiente t citamente el tratamiento de sus datos, cuando habi ndose puesto a su disposici n el aviso de privacidad , no manifieste su oposici n; consentimiento expreso: el consentimiento ser expreso cuando la voluntad del titular se manifieste verbalmente, por escrito, por medios electr nicos, pticos o por cualquier otra tecnolog a, o por signos inequ vocos.

5 Datos personales sensibles: Aquellos datos personales que afecten a la esfera m s ntima de su titular, o cuya utilizaci n indebida pueda dar origen a discriminaci n o conlleve un riesgo grave para ste. En particular, se consideran sensibles aquellos que puedan revelar aspectos como origen racial o tnico, estado de salud presente y futuro, informaci n gen tica, creencias religiosas, filos ficas y morales, afiliaci n sindical, opiniones pol ticas, preferencia sexual; Derechos ARCO: Son los derechos de acceso, rectificaci n, cancelaci n y oposici n; Encargado: La persona f sica o moral que sola o conjuntamente con otras trate datos personales por cuenta del responsable; Instituto: Instituto Federal de Acceso a la Informaci n y Protecci n de Datos.

6 Ley: Ley Federal de Protecci n de Datos Personales en Posesi n de los Particulares; Responsable: persona f sica o moral de car cter privado que decide sobre el tratamiento de datos personales; Titular: la persona f sica a quien corresponden los datos personales; Transferencia: toda comunicaci n de datos realizada a persona distinta del responsable o encargado del tratamiento; Tratamiento: la obtenci n, uso, divulgaci n o almacenamiento de datos personales por cualquier medio. El uso abarca cualquier acci n de acceso, manejo, aprovechamiento, transferencia o disposici n de datos personales; Secci n I - Caracter sticas generales del aviso de privacidad Qu es el aviso de privacidad ?

7 Documento f sico, electr nico o en cualquier otro formato (c mo puede ser visual o sonoro) generado por el responsable que es puesto a disposici n del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley. El aviso de privacidad es una declaraci n que informa al titular de los datos personales qui n recaba (responsable), qu recaba (informaci n que se recaba) para qu recaba (las finalidades del tratamiento) c mo limitar el alcance (uso o divulgaci n) c mo revocar consentimiento c mo ejercer derechos ARCO (medios) c mo comunica cambios al aviso (procedimiento y medio) 2 si se acepta o no que los datos se comuniquen a terceros (transferencias) en su caso, si se recaban datos sensibles.

8 para qu sirve el aviso de privacidad ? El aviso de privacidad tiene como prop sito principal hacer del conocimiento del titular de los datos personales, primero, que su informaci n personal ser recabada y utilizada para ciertos fines, y segundo, las caracter sticas del tratamiento al que ser n sometidos sus datos personales. Lo anterior con el fin leg timo de que el titular tome decisiones informadas con relaci n a sus datos personales y controle el uso de su informaci n personal. Adicionalmente, el aviso de privacidad permite al responsable del tratamiento de los datos: Fortalecer el nivel de confianza entre responsable y titular con relaci n al tratamiento de su informaci n personal Transparentar al titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales Informar al titular c mo ejercer los derechos que la ley le otorga Cu les son las caracter sticas generales que se proponen para el dise o y presentaci n del aviso de privacidad ?

9 para que el aviso de privacidad sea un mecanismo de informaci n eficaz y pr ctico, se requiere que sea breve, sencillo, con informaci n necesaria, lenguaje claro y comprensible, cuidando que su estructura y dise o facilite su acceso y comprensi n. Algunas de las recomendaciones generales para su dise o y presentaci n son las siguientes: Contar con t tulos cortos, y claros, que de manera sencilla informen al titular sobre el contenido del aviso ; Utilizar un lenguaje claro y comprensible acorde, a fin de que el mensaje se dirija de manera adecuada al p blico objetivo; Brindar un contexto para facilitar la comprensi n del contenido; Tener una estructura clara y textos breves.

10 En el caso de que se requiera el consentimiento expreso utilizando medios verbales, incluir un mecanismo que permita al titular elegir entre las opciones de otorgar o negar su consentimiento , y Evitar la inclusi n de textos o formatos que induzca al titular a elegir una opci n en espec fico. 3 Secci n II - El aviso de privacidad seg n la Ley Esta secci n presenta las caracter sticas y elementos del aviso de privacidad as como recomendaciones respecto al cumplimiento de lo previsto en la Ley. Es importante resaltar la obligaci n de los Responsables de contar con un aviso de privacidad a partir del 6 de julio de 2011.