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GUIA PARA LA ELABORACIÒN Y CODIFICACIÓN DE …

GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 1 de 8 1. OBJETO Indicar de forma detallada la estructura metodol gica para la elaboraci n y codificaci n de los documentos del Sistema Integrado de Gesti n- SIG- de la Universidad del Pac fico. 2. ALCANCE Esta gu a aplica para todos los documentos del SIG de la Universidad del Pac fico. 3. DEFINICIONES Diagrama de flujo: Es la representaci n gr fica de las etapas de un proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales. Documento: Seg n la norma NTC-ISO 9000: Informaci n y su medio de soporte.

Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un procesos o actividad. ... obtiene a través del consenso entre los responsables del mismo. Proceso : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

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1 GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 1 de 8 1. OBJETO Indicar de forma detallada la estructura metodol gica para la elaboraci n y codificaci n de los documentos del Sistema Integrado de Gesti n- SIG- de la Universidad del Pac fico. 2. ALCANCE Esta gu a aplica para todos los documentos del SIG de la Universidad del Pac fico. 3. DEFINICIONES Diagrama de flujo: Es la representaci n gr fica de las etapas de un proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales. Documento: Seg n la norma NTC-ISO 9000: Informaci n y su medio de soporte.

2 formato : Documento empleado para el registro de informaci n necesaria para realizar un procesos o actividad. Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gesti n de la calidad de una Entidad. Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de normalizaci n de una instituci n que presenta la forma de realizar un proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a trav s del consenso entre los responsables del mismo. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interact an, las cuales transforman elementos de entradas en resultados.

3 Procedimiento: Forma especifica para llevar a cabo una actividad o proceso. Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempe adas. Revisi n: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documentos corresponde a lo que se hace. GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 2 de 8 4. CONDICONES GENERALES Esta gu a establece los lineamientos que deben acatar los funcionarios de la Universidad del Pac fico para la elaboraci n de documentos del SIG. 5. CONTENIDO DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTI N IPOGO DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DOCUMENTOS CODIGOS Manual de calidad MC Pol tica PO Objetivos OB Caracterizaci n CA Procedimientos PR Planes PL Gu as GU Formatos FO Instructivos IN Registros RE T tulos externos DE CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA UNIVERSIDAD DEL PAC FICO.

4 A continuaci n se especifica el contenido de los documentos del SIG de la Universidad del Pac fico. ITEM DESCRIPCI N 1. OBJETIVO Describe el prop sito para el cual fue dise ado el documento 2. ALCANCE Establece los limites de aplicaci n del documento, se refiere a las reas, procesos, procedimientos etc., que se afecten con el documento. GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 3 de 8 3. DEFINICIONES Incluye el vocabulario, los conceptos, la jerga institucional y los t rminos que se consideren necesarios para entender los procesos, los procedimientos, etc.

5 , a que haga referencia el documento. 4. CONDICIONES GENERALES Establece los requerimientos, las pol ticas y las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecuci n de las actividades planteadas en el documento. 5. CONTENIDO/DESARROLLO Se realiza una descripci n detallada de las actividades, para lo cual se utiliza diagrama de flujo y tabla de descripci n de actividades. 6. DOCUMENTO DE REFERENCIA Documentos que pueden ser consultados para el entendimiento de las actividades establecidas en un documento del Sistema Integrado de Gesti n. 7. CONTROL DE CAMBIOS Describe brevemente los cambios con relaci n a la versi n anterior.

6 8. ANEXOS En esta secci n se incluyen elementos adicionales, como formatos, fotograf a, gr ficos, tablas, ejemplos espec ficos, que permiten una mejor compresi n del documento codificaci N DE LOS DOCUMENTOS La codificaci n de los documentos del Sistema Integrado de Gesti n de la Universidad del Pac fico, se har en una combinaci n de n meros ar bigos y letras may sculas, tomando como referencia los tipos de procesos y los procesos como se detalla a continuaci n: Se inicia con las dos primeras letras del nombre del tipo de proceso, seguido de las dos primeras letras del nombre del proceso, luego las dos primeras letras del tipo de documento y por ltimo el n mero consecutivo del documento a dos d gitos.

7 Ejemplo: PARA DOCENCIA Tipo de proceso: Misional Nombre del Proceso: Docencia Tipo de documento: Procedimiento Consecutivo: 01 MI-DO-PR01 GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 4 de 8 ASPECTOS DE FORMA Para elaborar los documentos del Sistema Integrado de Gesti n de la Universidad del Pacifico, debe tenerse en cuenta los siguientes criterios: Encabezado 2 1 4 5 3 En todas las hojas debe aparecer el cuadro ejemplificado arriba, que identifica el documento y contiene la siguiente informaci n: 1. Escudo de la Universidad 2.

8 T tulo del documento: El cual debe escribirse con letra Book Antiqua 14, cursiva, negrilla y may scula sostenida. 3. Escudo del Sistema Integrado de Gesti n de la universidad del Pac fico. 4. El c digo del documento 5. N mero de la pagina: en letra Book Antiqua 10 cursiva, may scula inicial y normal. formato x de y Cuerpo del documento Para la redacci n de los documentos del SIG de la Universidad del Pac fico, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos: El texto de los p rrafos debe estar justificado a la izquierda y a la derecha y los t tulos justificados hacia la izquierda. Las notas de pie de pagina deben escribirse en Book antiqua 8 normal Para las fechas se utiliza el formato d a, mes, a o, utilizando la combinaci n en n meros y letras, ejemplo: 30 de abril de 2008 GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 5 de 8 La fuente del texto debe escribirse en letra Book Antiqua 12; interlineado a espacio sencillo y doble espacio al terminar el p rrafo.

9 NIVEL formato TIPO DE LETRA Nivel 1 1. TITULO 1 Negrilla, may scula sostenida Book antiqua 12 Nivel 2. Titulo 2 Negrilla, may scula sostenida Book antiqua 12 Nivel 3 Titulo 3 Normal, may scula inicial Book antiqua 12 Nivel 4 Titulo 4 Normal, may scula inicial Book antiqua 12 Nivel 4 Vi eta Normal, may scula inicial Book antiqua 12 Cierre del documento: Al final del documento, en la parte inferior de la hoja, la informaci n debe ir en Letra Book Antiqua 12, cursiva, may scula inicial y normal, la fecha en formato DD/MM/AAAA, como lo muestra el siguiente cuadro: Versi n: Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Cargo Fecha de aprobaci n.

10 _____ GUIA PARA LA elaboraci N Y codificaci N DE DOCUMENTOS C digo: ES-MC-GU01 P gina: 6 de 8 M rgenes La configuraci n de los m rgenes se establece as : TIPO DE MARGEN DIMENSI N(cm) Superior 3 Inferior 2 Izquierda 3 Derecha 2 Encabezado 2 Pie de Pagina DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Para la elaboraci n de los diagramas de flujo se emplean los siguientes s mbolos S MBOLOS PARA DIAGRAMAS DE FLUJO SIMBOLO DEFINICION Conector: Representa una conexi n o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma p gina o entre p ginas. El s mbolo lleva inserto una letra (utilizaci n del alfabeto).


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