Guida operativa per la predisposizione delle fatture ...

1 1 Guida operativa per la predisposizione delle fatture elettroniche in formato XML da inviare sul Portale Fornitori alle Societ del Gruppo FS 2 INTRODUZIONE Il presente documento illustra le modalit di Fatturazione poste in essere dalla Societ Ferservizi (Societ che cura il service Amministrativo Contabile per il Gruppo FS), per la gestione delle fatture dei fornitori di alcune Societ del Gruppo (vedi elenco di seguito riportato), in formato elettronico. Per formato elettronico s intende una fattura prodotta dai sistemi di fatturazione del fornitore in formato XML (eXtensible Markup Language). Tale fattura sar del tutto analoga a quelle prodotte dal fornitore nei confronti della Pubblica Amministrazione, con alcune specificit necessarie per acquisire la fattura nell impianto Amministrativo Contabile gestito da Ferservizi per conto delle seguenti Societ del Gruppo: Rete Ferroviaria Italiana, Trenitalia, Ferrovie dello Stato Italiane, FS Sistemi Urbani, Mercitalia Rail Ferservizi.

2 3 SPECIFICHE TECNICHE-APPLICATIVE La fattura dovr essere prodotta nel formato FatturaPA (vers. ) della Pubblica Amministrazione con le integrazioni di seguito riportate, intestata alla Societ presente nell Ordine applicativo e inoltrata esclusivamente tramite il Portale aziendale di Ferservizi (indirizzo: ). All interno del Portale Fornitori presente una specifica Area Riservata ai fornitori che consente la registrazione. Seguendo le indicazioni riportate sul Manuale d Iscrizione al Servizio Portale Fornitori possibile optare per l invio del flusso di fatturazione in formato XML. Una volta effettuata questa scelta possibile usufruire del servizio. Relativamente al formato della Fattura elettronica in formato XML con tracciato Fattura/PA da trasmettere (si vedano a titolo indicativo e non esaustivo le specifiche tecniche riportate sul sito web del Governo ), si riportano di seguito le integrazioni/personalizzazioni da apportare ai campi del formato dei documenti da indirizzate alle Societ del Gruppo Ferrovie dello Stato sopra citate: Progressivo Invio il progressivo numerico NON deve essere lo stesso a parit di fattura.

3 Nel caso, quindi, fosse necessario rinviare la stessa fattura, il progressivo deve essere diverso rispetto a quello del primo invio. Formato Trasmissione - valorizzare con costante fissa ODA ; Codice Destinatario - valorizzare in funzione della Societ del Gruppo FS destinataria della fattura. In particolare con FS0199 per RFI, "ITF999" per Trenitalia, "FSCS99" per Ferservizi, "FSHD99" per Ferrovie dello Stato Italiane, "FSSU99" per Sistemi Urbani e MIR999 per Mercitalia Rail. Partita IVA del Fornitore - valorizzare con Partita IVA del Fornitore; Denominazione - valorizzare con Ragione Sociale del Fornitore; 4 Partita IVA del Cliente - valorizzare con 01008081000 per , 05403151003 per Trenitalia, 06359501001 per Ferrovie dello Sato Italiane, 04207001001 per Ferservizi, 06356181005 per Sistemi Urbani, 06473711007 per Mercitalia Rail; Codice Fiscale del Cliente - valorizzare con 1585570581 per , 05403151003 per Trenitalia, 06359501001 per FSI, 04207001001 per Ferservizi, 06356181005 per Sistemi Urbani, 06473711007 per Mercitalia Rail; Denominazione - deve essere valorizzato con la Denominazione della societ cliente, Rete Ferroviaria Italiana , Trenitalia , Ferrovie dello Stato Italiane , Ferservizi , FS Sistemi Urbani , Mercitalia Rail , in coerenza con i campi Partita Iva e.

4 Id Documento - valorizzare con il numero dell Ordine di Acquisto (ODA)emesso dalla Societ del Gruppo FS (lunghezza max. 10 crt.); Unit di Misura - valorizzare obbligatoriamente solo in presenza del campo Quantit ; Tipo Dato - valorizzare con costante fissa ODA Riferimento Testo - valorizzare con il numero dell Entrata Merci riferito all ODA emesso dalla Societ del Gruppo FS (es. 51nnnnnnnnnnn). Nella sezione Allegati del tracciato dovr essere obbligatoriamente inserita la fattura in formato PDF secondo le specifiche tecniche previste dallo standard (inserire il .Pdf come file binario codificato utilizzando l algoritmo Base64 Binary). Oltre alla Fattura, il campo Allegati potr contenere anche altro materiale documentale ( comunicazioni da parte del fornitore, DDT ecc.). In quest ultimo caso opportuno che l allegato sia univo e contenga, oltre alla fattura, anche gli altri documenti da trasmettere. Tutta la documentazione allegata dovr riportare obbligatoriamente il riferimento al numero di fattura e, ove presente, all Ordine di Acquisto e/o all Entrata Merci.

5 E necessario che le fatture siano corredate dal numero identificativo dell Ordine di Acquisto e che siano indirizzate alla competente Direzione Amministrativa Centrale e/o Territoriale i cui riferimenti potranno essere richiesti agli Utenti Richiedenti indicati negli Ordini applicativi/ODA. 5 Tale modalit di trasmissione della Fattura da intendersi sostitutiva della spedizione mediante posta ordinaria. Tutte le informazioni tecniche di dettaglio che riguardano la predisposizione della Fattura nel formato da trasmettere alle succitate Societ del Gruppo FS, nonch i riferimenti tecnici di Ferservizi da contattare, sono comunque disponibili nell Area Riservata sul Portale Fornitori di Ferservizi. Al fine di garantire la corretta esecuzione della fatturazione elettronica il Fornitore, prima di inviare un flusso di fatturazione in effettivo, avr cura di effettuare una prova di spedizione con un numero limitato di fatture .

6 A tale scopo il fornitore dovr prendere contatti con la struttura informatica di Ferservizi. Tale operazione possibile inviando una e-mail all indirizzo specificando che si intende prendere contatti con la struttura Servizi Informatici e Tecnologici di Ferservizi per concordare la prova di invio delle fatture in formato XML. Ricevuta la e-mail, sar cura dei Servizi Informatici e Tecnologici di Ferservizi a prendere contatti con il fornitore per definire le modalit di esecuzione delle prove di invio. Per le Societ del Gruppo FS citate in questo documento, la fattura verr conservata a norma dalla Societ incaricata alla Conservazione (Ferservizi ). La fattura dovr essere trasmessa con evidenza degli estremi del documento Entrata Merci relativo o documento equivalente attestante l avvenuta esecuzione della fornitura. In caso di consegna parziale la fattura potr essere emessa solo successivamente al completamento della consegna, e comunque solo dopo aver ricevuto il documento di Entrata Merci o documento equivalente.

7 In ogni caso, il Documento di Entrata Merci o documento equivalente sar inviato a conclusione e verifica di ogni singola prestazione richiesta e correttamente erogata.