GUIDE BONNES PRATIQUES CLÔTURE DES COMPTES

1 Janvier 2017 GUIDE DE CL TURE DES COMPTES DES ORGANISMESPUBLICS DE L TAT SOUMIS AUX REGLES DELA COMPTABILIT PUBLIQUE Fiches PRATIQUES -Service Comptable de l tatBureau des Op rateurs de l tat (CE-2B) 1 : Les enjeux d anticipation pour l tat et les tablissements publics des travaux de cl ture 2 : Les conditions de r ussite d une bonne cl ture des 3 : Les principaux points de vigilance comptable en mati re de cl ture 4 : Calendrier cible pour la cl ture des : circulaire budg taire et comptable des organismes publics et des op rateurs de l tatpr cise que les COMPTES sur chiffres d finitifs des entit s doivent tre transmis la DGFiP au plustard le dernier jour du mois de janvier de l exercice N+ d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion budg taire et comptablepublique (GBCP) pr voit que le compte financier, vis par l ordonnateur, est soumis l organed lib rant qui l arr te apr s avoir entendu l agent comptable.

2 Il doit tre transmis ainsi que le cas ch ant, les observations de l agent comptable mentionn es l article 212 au juge des COMPTES auplus tard dans les 4 mois qui suivent la cl ture de l de respecter ce calendrier, les agents comptables et les ordonnateurs doivent pr parer,en lien avec le contr leur de l organisme, la cl ture de l exercice tout au long de l ann respect de la date de d lib ration du compte financier par l organe d lib rant repr sentel'aboutissement d'un travail commun entre les organismes publics, les minist res de tutelle, lescontr leurs budg taires ou conomiques et financiers et les commissaires aux COMPTES . L int r tde cette op ration ne r side donc pas seulement dans l acc l ration de la mise disposition del information financi re, qui est d j un objectif en soi pour les gestionnaires, mais se trouve aussidans la meilleure organisation qu elle suppose pendant toute l ann e, pouvant g n rer des progr sappr ciables en mati re de gestion et de GUIDE n a pas vocation pr senter de mani re exhaustive l int gralit des r gles mettre en uvre en mati re de cl ture des COMPTES , mais recense un certain nombre de pr conisations et debonnes pr sent GUIDE a pour objet de :Rappeler les enjeux li s au respect du calendrier de cl ture des COMPTES .

3 Souligner la n cessit de r duire les d lais d arr t des COMPTES ;Recenser les BONNES PRATIQUES visant l anticipation des op rations decl ture des enjeux d anticipation pour l tat et pour les tablissementspublics des travaux de cl ture des enjeux d anticipation des travaux de cl ture des cl ture des COMPTES constitue une p riode particuli rement sensible, non seulement parce qu elleest r alis e dans des d lais contraints, mais aussi parce qu elle consiste en la r alisation d op rationsponctuelles, r currentes mais non quotidiennes. Elle pr sente galement des enjeux et des risquesimportants dans la mesure o elle doit garantir le correct rattachement des charges et des produits l exercice, ainsi qu une vision patrimoniale r pondant aux exigences comptables de sinc rit et defid lit.

4 Ces pr occupations sont structurantes tout au long de la gestion, elles requi rent lamobilisation de l agent comptable travers une collaboration active avec son ordonnateur et lesservices gestionnaires de l principaux enjeux de la p riode d inventaire sont les suivants : Les enjeux de la p riode d inventaire ne r sident pas seulement dans l acc l ration de la d termination d un r sultat fiable, ils se trouvent galement dans la meilleure organisation que cette p riode suppose tout au long de l ann e (comptabilit des engagements, meilleursuivi des cr ances et des dettes,.. ). Ce travail de r flexion et d anticipation concerne lesservices de l ordonnateur comme ceux de l agent comptable, et est de nature am liorer la qualit comptable en fiabilisant l information financi re.

5 Les organismes doivent avoir achev leurs op rations d inventaire de mani re pouvoirtransmettre leurs COMPTES dans des d lais compatibles avec le calendrier d tablissementdes COMPTES de l l'apport de la comptabilit g n rale comme outil d'aide la gestion. Des COMPTES utiles sont des COMPTES sinc res et r guliers, mais galement des COMPTES produits dansdes d lais compatibles avec le calendrier de d cision en mati re de gestion (allocation des ressources,optimisation de la gestion des actifs, actions en recouvrement, politique en mati re d'amortissement,etc.). De ce point de vue, l acc l ration de la production des COMPTES bon indicateur de qualit de lagestion budg taire et comptable d un tablissement permet d aider les gestionnaires, les conseilsd administration et les tutelles dans leurs prises de d cisions et la planification des budgets en pr respect du principe d annualit , notamment gr ce au rattachement des charges et produits l exercice, permet une vision exhaustive du r sultat patrimonial de l entit , ainsi qu une comparaison deson activit et de sa gestion d un exercice l c t s d un suivi au jour le jour de l tat de l'ex cution des d penses.

6 La p riode d'inventaire constitueun outil de pilotage en temps r el pour les d cideurs de l' tablissement, et repr sente galementune variable de coh sion entre comptabilit s budg taire et g n rale. Par ailleurs, cette p riode doit permettre la comptabilisation des droits et des obligations,conform ment aux principes comptables de r gularit et de sinc rit (charges payer,provisions pour risques et charges, engagements hors bilan, d pr ciations des cr ances,..).La n cessaire anticipation de la cl ture des COMPTES dans un contexte de forte r duction des d lais7L Infocentre des EPN et des GIP de la direction g n rale des finances publiquesPour les tablissements publics nationaux soumis aux r gles de la comptabilit publique, la centralisation de leurs COMPTES int grant l ensemble des op rations d inventaire doit se faire au plus tard le 31 janvier N+1 dans l le cadre de la certification des COMPTES de l tat, la sinc rit du compte 26 de l tat (participations et cr ances rattach es des participations)

7 , labor sur la base des informations financi res disponibles dans l'Infocentre, constitue un enjeu majeur de qualit comptable. L'objectif d'int gration exhaustive, dans l'Infocentre, de COMPTES fiables du bon mill sime doit tre poursuivi. Cet objectif est particuli rement suivi par la Cour des COMPTES , dans le cadre de son exercice de certification des COMPTES de l' transferts sont galement essentiels pour recenser les COMPTES des tablissements ayant la qualit d'organismes divers d administration centrale (ODAC) et d'organismes divers d'administration locale (ODAL), pour permettre in fine l INSEE et la DGFiP d' tablir le compte des administrations publiques dans le cadre la comptabilit nationale de la op rations r aliser tout au long de l ann eEn liaison avec l agent comptable, l ordonnateur et, le cas ch ant, le contr leur del organisme pr parent la fin de gestion tout au long de l ann e.

8 Une attentionparticuli re est apport e l'apurement des COMPTES d imputation provisoire qui doit tre r alis au fil de l eau, ainsi qu la mise en service des immobilisations et l mission r guli re des ordres de recouvrer, ordres de payer et lissage r gulier sur l exercice de l ex cution des op rations budg taires de recetteset de d penses permet de ne pas surcharger la p riode d inventaire avec l ex cutiond op rations courantes qui peuvent tre largement anticip de cl ture et de centralisation des COMPTES aupr s de la p riode de cl ture des COMPTES doit permettre la DGFiP d int grer la comptabilit desorganismes au sein du compte g n ral de l tat dans un calendrier compatible avec celui de sapropre cl ture, dans une version d finitive et donc la plus fiable possible.

9 Pour atteindre cet objectif,outre les consignes relatives la transmission des fichiers l Infocentre, l anticipation d une datelimite d arr t des COMPTES financiers par les conseils d administration la plus proche possible de celleo les COMPTES d finitifs doivent tre transmis la DGFiP est fortement incit e par le cadrer glementaire issu du d cret du 7 novembre 2012 pr cit . Les agents comptables ainsi que lesdirigeants d tablissements ont pour objectif de parvenir conjointement une am lioration de laqualit comptable des tablissements publics dans des d lais r transmission des donn es comptables et budg taires dans l Infocentre rev t un enjeud importance dans la mesure o elle permet la valorisation annuelle des entit s retrac es au compte26 du compte g n ral de l tat, et contribue l laboration de la comptabilit nationale partir desdonn es comptables des organismes divers d administration centrale et d administration locale ( ).

10 8La pr paration de la cl ture des comptesLa cl ture des COMPTES doit tre pr par e et anticip e. Elle constitue un processus m ritant une formalisation particuli re, s agissant tant deson calendrier que de l articulation de chacune de ses tapes et des acteurs qui en sonten charge. Un pilotage pr cis de l ensemble des op rations est donc n cessaire. Le processus de cl ture peut utilement faire l objet d une analyse a posterioripermettant d identifier les dysfonctionnements auxquels il pourra tre rem di surl exercice suivant. Les travaux comptables complexes sont analys s et r alis s d s que possible, lesdocuments constituant le rapport financier doivent tre labor s conjointement entrel ordonnateur et l agent comptable autant que possible en amont.