GUIDE Conduire les entretiens annuels d’évaluation

1 F 01 G rer les ressources humaines C 01 Outils ressources humainesS 04 FEV 20121De quoi s agit-il ?L entretien annuel est un outil de management des ressources humaines dans l entreprise. Il est destin la fois : au manager, pour g rer individuellement les collaborateurs de son quipe ; au salari , pour exprimer ses besoins, ses pr occupations ou ses attentes professionnelles ; au responsable en charge de la fonction ressources humaines pour mettre en place des actions (plan de formation, gestion des carri ) ;Sa r ussite d pend : des conditions r unies pour les mettre en uvre ; de la clart des enjeux li s la mise en place de ces faire ?Pour vous aider dans cette d marche, le FAFSEA vous propose de passer en revue : une liste de questions incontournables se poser pour faciliter la mise en place des entretiens annuels d valuation ; les principaux enjeux li s cette d marche qui conditionnent la nature de l GUIDE s adresse aux dirigeants et aux responsables en charge de la fonction ressources humaines qui envisagent de mettre en place des entretiens annuels d valuation.

2 Il constitue un pr alable l instauration d une telle d marche dans l les entretiens annuels d valuationMettre en place les entretiens annuels d valuation est un moyen pour l entreprise d identifier les besoins en comp tence de ses salari s et contribue son obligation de r pondre aux exigences d adaptation des comp tences des salari s, notamment via la :F 01 G rer les ressources humaines C 01 Outils ressources humainesS 04 FEV 20122 GUIDEC onduire les entretiens annuels d valuationQuels sont les objectifs vis s par ces entretiens ?Il est primordial de r pondre cette question. En l absence d objectifs clairement d finis traduire en actions concr tes l issue des entretiens , cette d marche va rapidement s essouffler.

3 Les objectifs vis s doivent tre en coh rence avec les projets ou enjeux de l entreprise et les moyens disponibles. Ne pas se fixer plus de deux ou trois objectifs pour pouvoir les g rer ensuite. Ne pas oublier de communiquer sur les enjeux de ces va r aliser les entretiens ?L entretien est de la responsabilit du sup rieur hi rarchique direct du salari . Il vise valuer le travail du collaborateur, mieux comprendre les difficult s rencontr es et conna tre ses aspirations, pour l aider progresser par la mise en place d un plan d action adapt ses besoins. Expliquer l encadrement l int r t de cette d marche dans leur fonction de management. Lib rer du temps pour donner les moyens aux managers de se pr parer et de Conduire les entretiens .

4 Attention : ne pas court-circuiter le sup rieur hi rarchique du salari .Qui doit passer l entretien ?Outil de gestion des ressources humaines dans l entreprise, l entretien doit concerner l ensemble du personnel. En revanche, les objectifs vis s et la p riodicit peuvent tre diff rents selon la cat gorie ou les services concern s. D terminer pour chaque cat gorie de personnel ou par service les objectifs vis s. Fixer pour chaque cat gorie de personnel la p riodicit des entretiens (6 mois, 1 an, 2 ans) et l entretien annuel d valuation est centr sur le poste et la fa on dont le collaborateur l occupe, plus particuli rement en termes de performance, activit s et missions confi :F 01 G rer les ressources humaines C 01 Outils ressources humainesS 04 FEV 20123 GUIDEQ uelles r gles du jeu faut-il d finir pour mener des entretiens ?

5 La mise en place d entretiens n cessite de d fnir quelques r gles simples et faciles mettre en uvre, qui soient respect es de tous. Organiser l entretien pendant le temps de travail : il s agit d un acte professionnel. Informer suffisamment t t le salari de la date de son entretien, en lui remettant le GUIDE de pr paration Pr voir une dur e suffisante pour avoir un change fructueux (30 minutes minimum). Remplir ensemble le support apr s l entretien pour prendre un peu de recul et le synth tiser. Remettre au salari le compte-rendu de l entretien, pour qu il y porte ses remarques et pr voir les modalit s de recours en cas de contestation du salari .Quels documents faut-il utiliser pour r aliser ces entretiens ?

6 Il est essentiel de garder une trace crite des entretiens pour les faire vivre d une ann e sur l autre. L id al est de construire le support d entretien en fonction des informations collecter et exploiter pour l objectif vis . Un descriptif de l emploi peut venir en appui du support d entretien pour analyser les activit s r alis es ou faire voluer la fiche de poste. laborer un support simple utiliser et compl ter par les personnes charg es des entretiens . Associer les managers la construction de ce support et leur faire valider la version finale. Penser faire voluer ce support au fil du temps et des utilisations. R fl chir aux autres documents utiles pour l entretien : r f rentiel d emploi, r f rentiel de comp tences, projet de formation crit de l entreprise.

7 Quelle exploitation et quel suivi faut-il pr voir ?Le salari doit tre inform du circuit de transmission des informations et des suites donn es l entretien (par qui ? dans quel d lai ?). Il convient de d finir les informations qui restent au niveau du manager et celles communiqu es au N+2 ou au service des ressources humaines. S assurer que les entretiens d bouchent sur des actions concr tes : formations, organisation du travail, politique salariale, communication interne, moyens d accompagnement,.. Attention : un entretien restant sans suite constitue un facteur de d motivation du salari . Conduire les entretiens annuels d valuationF 01 G rer les ressources humaines C 01 Outils ressources humainesS 04 FEV 20124 GUIDEC omment communiquer aupr s du personnel sur les entretiens ?

8 Il est strat gique que la Direction de l entreprise informe l ensemble du personnel de la mise en place des entretiens : information des managers, mais aussi des salari s. La d marche doit tre comprise par tous. Organiser une communication orale aupr s de l ensemble des salari s pour pr ciser les objectifs et les r gles des entretiens . R fl chir aux enjeux que repr sentent ces entretiens pour les managers et les salari s et valoriser les avantages de cette d marche pour chacune des pr parer les acteurs de l entretien ?La mise en place des entretiens n cessite la pr paration du manager qui va mener l entretien, mais aussi du salari qui devra r fl chir son bilan et ses attentes pr paration du manager Proposer au manager n ayant jamais r alis cet exercice une formation la conduite d entretien.

9 S assurer que le manager, avant de recevoir le collaborateur : - se r f re aux informations chang es lors du dernier entretien r alis avec le salari ; - liste les informations communiquer sur l entreprise, les faits marquants de l activit du salari , les objectifs lui fixer, les orientations du plan de formation de l pr paration du salari Motiver le salari pour qu il pr pare son entretien et dresse le bilan de son activit . Pour l aider se pr parer : remettre au salari une liste de questions se poser, le support d entretien et la fiche de poste, si elle aller plus loin dans la pr paration et la conduite de ces entretiens , vous pouvez utiliser les fiches jointes ce GUIDE : GUIDE de pr paration l usage du manager Conduire des entretiens efficaces ; GUIDE de pr paration l usage du salari Pr parer un entretien constructif ; support d entretien annuel d valuation moduler selon les objectifs de l synth se de l entretien annuel peut venir compl ter le dossier du collaborateur, plus particuli rement pour pr parer l entretien professionnel, faisant ainsi le lien entre comp tences et formation.

10 Le document permet aussi de revenir sur les points trait s, entre deux : Conduire les entretiens annuels d valuationF 01 G rer les ressources humaines C 01 Outils ressources humainesS 04 FEV 20125 GUIDEQ uatre enjeux principauxLa mise en place d entretiens annuels d valuation vise le plus souvent quatre enjeux majeurs. Selon les priorit s de l entreprise et des enjeux, seront adapt s : la nature de l entretien Conduire ; le support laborer ; les actions entreprendre l issue de l 1 Accro tre les comp tences et/ou les qualifications pour s adapter aux volutions de l entreprise L entretien s attache plus particuli rement : Analyser les comp tences mises en uvre et acqu rir au regard des volutions venir ; Identifier les souhaits d volution du salari et les moyens d velopper pour y parvenir.