Guide d’audit des ressources humaines

1 Guide d audit des ressources humaines Guide PRATIQUE DU CHAI Vademecum l usage de l auditeur interne Conduire et r aliser une mission d audit interne de la fonction RH Version juillet 2015 Pr caution concernant l utilisation du pr sent document Le pr sent Guide a t labor par un groupe de travail interminist riel, sous l gide du Comit d harmonisation de l audit interne (CHAI). Il est le fruit de plusieurs mois de travaux collectifs, de partage d'exp riences et de mise en commun des meilleures pratiques ayant cours dans les corps de contr le ou les missions minist rielles d audit interne.

2 Son objet est au premier chef de faciliter l harmonisation de la m thodologie de travail des auditeurs internes et il se rapporte ce titre la partie dispositions recommand es du cadre de r f rence de l audit interne de l Etat. Ce document est une premi re version, actuellement en cours d exp rimentation par les praticiens de l audit interne en fonction dans les diff rents minist res. L attention du lecteur est appel e sur le fait que, m me une fois devenu d finitif, le pr sent Guide ne pourra en aucun cas tre consid r comme le seul r f rentiel la lumi re duquel les auditeurs auront former leur opinion globale et porter leur jugement professionnel dans le domaine consid r.

3 Ce document a t produit par un groupe de travail anim par B atrice CAUSSE (CGEFi) et Patrick de ARAUJO (DGCCRF) compos de : Philippe BODINO (IGA), Michel CALMON (IGAS), Luc CHARRI (CHAI), Marc DUVAUCHELLE (CGAAER), H l ne MARSAULT (IGSJ), Fran oise MONTI (IGAENR), Dominique PARDOUX (DGAFP), Leslie PARIS (Culture), Herv PEREZ (CHAI), Georges REGNAUD (CGEDD), Eric TSCHITSCHMANN (CGEDD). Sommaire N page Introduction 8 Premi re partie : La cartographie des risques RH : r sultat ou support de la programmation des audits internes Du recensement des risques la cartographie des risques 10 La notion de risque 10 Le recensement des risques.

4 10 La cartographie des risques. 11 Le r le de l audit interne dans la ma trise des risques 13 L audit interne et le recensement des risques 13 L audit interne et l valuation des risques. 13 Deuxi me partie : La conduite d une mission d audit de la fonction RH ou d un processus RH Le cadre g n ral et les acteurs de la mission d audit 16 Le cadre g n ral de la mission d audit 16 Le r le des diff rents membres de la mission d audit 16 La phase de pr paration de la mission 18 Le dossier d audit 19 Le dossier permanent 20 La lettre de mission 21 La prise de connaissance de l environnement du domaine audit 22 L analyse pr alable des risques : exemple de matrice des risques 28 La r daction du document de cadrage (ou cahier des charges) 33 Le programme de travail 34 La r union d ouverture 35 La phase d valuation ou phase terrain 36 La compr hension de l activit 38 La pr paration des tests 41 La formalisation des tests.

5 43 L valuation du contr le interne (tests de contr le interne) 44 L valuation de la ma trise du processus audit 46 La phase de restitution 47 La r union de cl ture 48 La r daction du rapport provisoire 51 La phase contradictoire 53 L laboration du rapport d finitif 55 La transmission du rapport d finitif 56 Le suivi des actions de progr s 57 Liste des Annexes Annexe 1 : Tableau des objectifs d audit et des risques inh rents pour la fonction RH 60 Annexe 2 : Exemple de questionnaire de prise de connaissance (QPC) DRH. Administration centrale 65 Annexe 3 : Exemple de questionnaire de prise de connaissance (QPC) Syst me d information _RH 72 Annexe 4 : Exemple de questionnaire de prise de connaissance (QPC) Application _DRH 78 Annexe 5 : Utilisation des donn es du bilan social 83 Annexe 6 : D finitions des notions de RH 85 Annexe 7 : Exemple de questionnaire de contr le interne (QCI) 89 Annexe 8 : M thodes d chantillonnage 93 Annexe 9.

6 Liste et d finition des acronymes 95 Introduction Pr sentation du vademecum Ce document a t tabli par un groupe de travail interminist riel d di l audit de la fonction ressources humaines (RH), sous l gide du Comit d harmonisation de l audit interne (CHAI). Il est le fruit de plusieurs mois de partage d'exp riences, de mise en commun des supports existants dans les corps ou missions d'audit minist riels ainsi qu' la mission des Audits du Contr le G n ral Economique et Financier (CGEFi). Cadre de r f rence de l audit interne de l Etat Le d cret n 2011-775 du 28 juin 2011 relatif l'audit interne dans l'administration pr voit la mise en uvre, dans chaque minist re, (d ) un dispositif de contr le et d'audit internes, adapt aux missions et la structure des services et visant assurer la ma trise des risques li s la gestion des politiques publiques dont ces services ont la charge.

7 Il est, par le m me d cret, cr , aupr s du ministre charg de la r forme de l'Etat, un comit d'harmonisation de l'audit interne qui r unit les responsables de l'audit interne dans chaque minist re . Le comit d'harmonisation de l'audit interne est, entre autres missions, charg d' laborer le cadre de r f rence de l'audit interne dans l'administration de l'Etat (CRAIE) et de s'assurer de son application. Il harmonise la m thodologie de travail des minist res en mati re d'audit et diffuse en leur sein les bonnes pratiques . Le CHAI a adopt , lors de sa r union du 27 juin 2013, les dispositions de la partie obligatoire du CRAIE (code de d ontologie, normes de qualification et de fonctionnement, accompagn es d un glossaire) qui, tout en tant proches de celles diffus es par l Institute of Internal Auditors (IIA), d clin es en France par l Institut Fran ais de l Audit et du Contr le Interne (IFACI), int grent les sp cificit s li es l exercice de l audit interne dans les administrations de l Etat.

8 Ces normes seront compl ter par la suite, notamment par la production de normes de mise en uvre et d interpr tations. Ce vademecum, conforme aux normes de fonctionnement du CRAIE, constitue aussi d s pr sent un recueil des bonnes pratiques en usage dans les services d audit ayant particip sa r daction. Il suit l organisation et la formalisation adopt es par le groupe de travail du CHAI consacr la conduite et la r alisation d une mission d audit interne comptable (mission d assurance), dont le vademecum a t approuv par le CHAI le 13 septembre 2013. Il d veloppe plus particuli rement les l ments sp cifiques l audit des RH.

9 9 1 re partie : La cartographie des risques RH, r sultat ou support de la programmation des audits internes 10 Du recensement du risque la cartographie des risques La notion de risque Le risque peut tre d fini comme tout v nement dont la survenance porte atteinte la capacit d une structure atteindre ses objectifs. On distingue traditionnellement : le risque inh rent : c est le risque th orique li l activit . On peut aussi le d finir comme le risque initial, avant toute mesure de ma trise (contr le interne) ou le risque brut ; le risque r siduel : c est le risque subsistant apr s la mise en uvre de dispositifs de ma trise (contr le interne).

10 C est le risque net. Exemple : En mati re de formation continue, l un des risques inh rents de dysfonctionnement du dispositif tient un recensement incomplet des besoins. Ce risque peut tre r duit par un dispositif de pilotage du recensement qui s appuie sur une proc dure, un calendrier, des outils et un contr le de la qualit des informations. Le risque r siduel est le risque qui subsiste apr s la mise en uvre du dispositif de ma trise des risques, en l occurrence le pilotage du recensement des besoins. Plus le dispositif de pilotage est complet, plus il est efficace et plus le niveau de risque r siduel sera faible. Le recensement des risques L identification des risques s effectue g n ralement par processus d activit.