GUIDE DE L’UTILISATEUR SIFFA

1 GUIDE DE L utilisateur SIFFA Module Licence INFORMATIONS PREALABLES Ce GUIDE de l utilisateur SI-FFA est destination des clubs et des personnes rattach es l utilisation du SI-FFA de leur club. Vous y trouverez, en priorit , le d tail de toutes les fonctionnalit s. Pour certaines fonctions, nous vous indiquons les tutoriels disponibles sur le site de la ligue afin de vous guider dans vos d marches. A noter que : -ce GUIDE est disponible sur le site de la Ligue en cliquant ICI -Les tutoriels sont disponibles sur le site de la Ligue en cliquant ICI VOS SOUTIENS En cas de probl me persistant d utilisation, vous pouvez contacter votre comit qui vous guidera dans vos d marches, puis dans un second temps la Ligue. REMARQUE Ce GUIDE ne prend pas en compte l utilisation des modules : -Performance (sauf pour la consultation des performances d un athl te en cas de demande de mutation.)

2 Voir l espace Service aux Clubs / Tutoriels SI-FFA sur le site de la Ligue) -AFS -Correspondance par lot La ligue se met disposition des comit s pour des sessions de formations l utilisation du SI-FFA Licences. Si vous tes int ress , merci de contacter votre comit qui transmettra. 2 SOMMAIRE I II STRUCTURES 1) Gestion des - Fen tre de s - Coordonn - lieux de - Attachement de - Info - Info compl - Questionnaire des - Affiliation/R - Infos juridiques et - Cr dits d op - - effectifs par types et cat - tarifs r - Structure - R compenses attribu - Historiques / Fiches III ACTEURS 1) Gestion des - Coordonn - - R compenses/qualifications .. - Infos d taill - Licence / Titre de - Mandats / - Entra - 2) Gestion des r 3) Gestion des IV LICENCES 1) Renouvellement rapide des 2) Gestion des demandes de 3)Pr -saisie des licences.

3 4) Consultation pr -saisie des V AUTRES 1) 2) Exportation de donn 3) Op ration 4) Tables de Page 4 Page 6 Page 6 Page 9 Page 9 Page 9 Page 10 Page 11 Page 11 Page 12 Page 12 Page 13 Page 13 Page 15 Page 15 Page 16 Page 16 Page 16 Page 17 Page 18 Page 18 Page 18 Page 18 Page 19 Page 19 Page 19 Page 19 Page 20 Page 20 Page 21 Page 22 Page 24 Page 25 Page 26 Page 26 Page 27 Page 27 3 I - CONNEXION Lors d une premi re connexion (ou premi re connexion depuis un nouveau poste) 2 fen tres apparaissent. La premi re, fen tre d authentification est la fen tre qui vous accorde l acc s au SI-FFA. La seconde, la fen tre d identification est celle qui vous donne acc s votre SI-FFA club Authentification : pour acc der au portail SI-FFA, vous devez inscrire les mentions en rouge Identification : pour acc der votre SI-FFA club : 4 Une fois connect , votre page portail s affiche.

4 S lectionnez LICENCE Vous arrivez alors sur la page Menu de votre structure 5 II - Structures Gestion des Structures C est ici que vous pourrez consulter : -toutes les informations relatives votre club, l tat de votre compte, vos coordonn es, votre nombre de licenci s .. - rechercher des informations sur d autres clubs La page d accueil vous offre : - dans la partie sup rieure le descriptif de votre structure - dans la partie centrale une fen tre de s lection - dans la partie inf rieure les r sultats de votre recherche Fen tre de s lection Elle vous permettra de rechercher un club, une section locale, un club ma tre et les sections locales qui lui sont rattach es 6 Exemple de recherche de club Si vous ne connaissez pas le num ro, s lectionnez nom dans la ligne sup rieure gauche puis droite crivez le nom du club.

5 N oubliez pas de cliquer sur rafraichir la liste pour afficher les r sultats Exemple de recherche de section locale Important, le nom de club d une section locale d bute toujours par S/L . Cochez Section locale dans Type Club Exemple de recherche d un club ma tre et de ses sections locales S lectionnez rattachement club dans la ligne sup rieure gauche puis droite notez le num ro du club (ne marche pas avec le nom). Dans la ligne Type club, laissez vide pour voir apparaitre toutes les structures, s lectionnez club maitre pour ne voir apparaitre que le club maitre, s lectionnez sections locales pour ne voir apparaitre que les sections locales. 7 Exemple de recherche de clubs par d partement Vous pouvez galement rechercher une liste de clubs par d partement ACCEDER A MON SI-FFA CLUB Pour acc der au d tail de votre structure, cliquez dans la partie sup rieure droite sur Ma Structure Le menu de votre page s affiche gauche de l cran.

6 8 Coordonn es C est ici qu apparaissent vos coordonn es. Attention, vos coordonn es sont utilis es par la FFA et par la Ligue. Il est important de les v rifier et de les modifier si n cessaire. Lieux de pratique Ici sont renseign s votre si ge et lieu de pratique. Les adresses de lieux publics tels qu un stade permettent entre autre d int grer votre club dans les rubriques O trouver un club des sites de la FFA et de la Ligue. Attachement de fichiers Partie d di e vos documents officiels tels que le d p t de vos statuts, r c piss de d claration ou de modification en pr fecture, vos attestations d assurance ou tout autre document administratif de votre structure. Ils ne sont visibles que par vous. Pour ajouter un document, cliquez sur Ajouter et remplissez les lignes propos es.

7 9 Pour ajouter un document, cliquez sur Ajouter et remplissez les lignes propos es. Info Label Vous avez re u un label de la FFA et vous souhaitez identifier votre club avec les logos correspondants ? Cliquez sur la ligne concern e LABELLISATION DES CLUBS Tout ce que vous devez savoir sur la labellisation et les d marches effectuer CLIQUEZ ICI 10 Infos compl mentaires Dans cette rubrique, vous pouvez activer certaines fonctionnalit s. Exemple : -Notifier changement cr dit op ration : vous signalera d s qu un cr dit SI-FFA est r alis -Recevoir une copie email de chaque licence : vous permet des les archiver et de les transmettre de nouveau votre athl te en cas de perte. Pour apporter tout type de modification, cliquez sur modifier . Questionnaire des pratiques A renseigner au maximum.

8 Comme vu dans le paragraphe Label, le simple fait de remplir ces donn es pourra contribuer l obtention dune certification pour votre club (voir haut de page Labellisation club . 11 Affiliation/r affiliation Au-del de la p riode de r affiliation (septembre/octobre), cet onglet va vous permettre de demander une attestation : -d affiliation de la saison en cours -d assurance Responsabilit Civile -d assurance pour une comp tition. Il vous suffit de cliquer sur votre choix. Un clique suffit, le document sera envoy sur l adresse mail du club mentionn e dans le SI-FFA. Pour viter de les demander plusieurs fois dans la saison ces documents peuvent tre archiv s dans l onglet attachement de fichiers (cf page 9) COMMENT ME REAFFILIER ? Pour consulter le tutoriel de r affiliation CLIQUEZ ICI Infos juridiques et bancaires Tout comme l attachement de fichier cette partie n est visible que par vous.)

9 Elle peut tre remplie sans crainte. Pour apporter ces informations, cliquez sur modifier 12 Cr dits d op ration Il vient en compl ment de l affichage de votre solde dans la fen tre sup rieure. Vous y trouverez uniquement les mouvements relatifs l affiliation (cotisations) ainsi que les cr dits SI-FFA. A chaque d but de saison, le solde de votre compte de la saison pr c dente est report sur la saison suivante. Pour un d tail plus complet des mouvements financiers incluant les licences, rendez-vous au paragraphe Fiche structure en page 16 Autorisations Cette fen tre vous permet de donner des acc s votre compte SI-FFA des acteurs licenci s de votre club ou appartenant votre structure fonctionnelle. Les trois premiers codes g n r s par le SIFFA _ADM , _GES et _LEC ne pourront pas tre supprim s de la liste.

10 L attribution des ces premiers codes est g n ralement fait par la Ligue lors de l affiliation du club. Ils peuvent cependant tre modifi s. Il vous suffit de cliquer sur la ligne du code. A l ouverture de la page, cliquez sur modifier et faites le changement souhait . Pour cr er de nouveaux acc s, cliquez sur Ajouter et remplissez les lignes n cessaires puis validez. Ils sont supprimables tout moment. Code initial SI-FFA ADM Vous offre l utilisation compl te du SI-FFA Code initial SI-FFA GES La partie Affiliation/r affilation vous est donn e avec un acc s restreint Code initial SI-FFA LEC - En mode consultation uniquement. Aucune action possible sur SI-FFA Il est important qu un code reste personnel et ne soit pas transmis plusieurs personnes.