GUIDE DE LA FICHE DE POSTE - Centre De Gestion 27

1 Service Emploi 10 bis, rue du Docteur Michel Baudoux BP 276 27002 VREUX cedex Ligne directe : Mail : GUIDE DE LA FICHE DE POSTE 2 INTRODUCTION La FICHE de POSTE est un document labor conjointement par l agent et son responsable hi rarchique direct. Elle d crit les missions et activit s qui incombent un agent en situation professionnelle dans une structure donn e. La FICHE de POSTE n est pas d finitive : elle doit voluer et s adapter au fil du temps. C est un document qui n est pas n cessairement parfait la premi re fois et il doit tre compl t d ann e en ann e, voire modifi . Afin d clairer les agents sur leurs activit s et de d finir les r les de chacun au sein d une organisation, la FICHE de POSTE de l ensemble des agents doit tre disposition de tous. A noter : l agent est titulaire de son grade et non de son POSTE . Il n est donc pas titulaire de sa FICHE de POSTE .

2 Ce GUIDE a pour objectifs d claircir l utilit de la FICHE de POSTE et de structurer son laboration. I. D finitions Il convient de diff rencier les outils utilis s dans la Gestion du personnel. Le profil de POSTE est utilis dans le cadre de recrutement des agents. La FICHE m tier est utilis e dans le cadre d une description g n rale d un m tier et la FICHE de POSTE est directement li e l agent en fonction de ses missions. Profil de POSTE : Le profil de POSTE est utilis pour le recrutement d un agent. Il permet la d finition de la fonction et les pr -requis l embauche (comp tences, savoirs, dipl mes, concours). o Exemple : annexe I FICHE m tier : La FICHE m tier d crit de fa on g n rale les caract ristiques du m tier. o Exemple : annexe II FICHE de POSTE : La FICHE de POSTE est un descriptif de la fonction exerc e par un agent dans une structure donn e, en prenant en compte son environnement de travail notamment le service et l encadrement.

3 La r daction doit donner une photographie du POSTE actuel et des volutions souhait es par le responsable. Le POSTE est d crit tel qu il est tenu en fonction de la mission confi e par le sup rieur hi rarchique selon les projets de service. La FICHE de POSTE est volutive : dat e et p riodiquement r actualis e, notamment au cours de l entretien d valuation. o Exemple : annexe III 3 II. Les atouts Outil de Gestion collective, la FICHE de POSTE est un outil de communication : elle est l occasion pour chaque agent d un dialogue avec son sup rieur hi rarchique direct et r ciproquement. Le renseignement de la FICHE fait l objet d une r flexion conjointe de l'agent et de son sup rieur hi rarchique direct. En effet, ils d tiennent ensemble les informations permettant d appr hender r ellement toutes les dimensions du POSTE . L un des enjeux est de donner des rep res partag s sur la fonction attendue par la collectivit.

4 Elle permet non seulement la clarification des responsabilit s de chacun sur des missions explicites mais aussi la clarification du mode d organisation n cessaire pour une meilleure d clinaison des missions du service. La FICHE de POSTE est un outil facilitant le bilan de l activit et la d finition d objectifs. Parler ensemble du travail, partir du cadre qu est la FICHE de POSTE , permet de faire un bilan, de voir appara tre des difficult s et de d finir des objectifs. III. Les objectifs Pour l agent, la FICHE de POSTE permet de : communiquer avec son sup rieur hi rarchique sur son POSTE sur l ensemble des activit s qu il effectue et ses contraintes, avoir avec lui une discussion sur les volutions souhaitables de son POSTE , am liorer la connaissance du service et l appartenance un service, prendre en compte le besoin de chaque personnel d tre partie prenante d un service et le responsabiliser dans son activit professionnelle.

5 Pour le service, la FICHE de POSTE favorise : la formalisation des situations de travail de chaque agent, une meilleure connaissance des contributions de chacun, l am lioration de l organisation du travail, la reconnaissance de l importance du r le de l encadrement, l mergence des projets de service et de direction. IV. La valeur juridique La FICHE de POSTE doit tre conforme aux fonctions d crites dans la d finition du grade, mais l employeur peut la modifier unilat ralement. L agent ne peut s opposer l ex cution d une t che demand e au motif qu elle ne figure pas dans sa FICHE de POSTE : c est une faute. Toutefois, discut e et crite c est un outil de n gociation sociale et de management indispensable. Toute modification doit tre communiqu e l agent et doit permettre d ouvrir une discussion. 4 L UTILISATION DE LA FICHE DE POSTE La FICHE de POSTE est le support de nombreux suivis en mati re de Gestion des ressources humaines.

6 Elle est utile pour organiser les services, anticiper les d parts la retraite, am liorer les recrutements et mobilit s, l volution des carri res, la professionnalisation des agents, la pr vention et le suivi m dical. Mais elle pr sente avant tout l int r t d tre un document contractuel pour l agent qui occupe le POSTE et pour son sup rieur hi rarchique direct. Elle permet : A l agent de conna tre pr cis ment les missions et activit s qu il a exercer, ses marges de man uvre, ses interlocuteurs, les moyens mis sa disposition ainsi que les volutions possibles du POSTE , de voir son travail connu et reconnu par sa hi rarchie, de solliciter les formations n cessaires par rapport ses missions, de conna tre les crit res objectifs sur lesquels il sera valu par son sup rieur hi rarchique. A son responsable de dialoguer avec pr cision sur les activit s exerc es par l agent et en d duire les risques au POSTE de travail et les mesures de pr vention pr voir, de faciliter une meilleure d l gation et prise d autonomie et am liorer l organisation du travail l int rieur du service, de se baser sur des crit res objectifs pour valuer la performance et les comp tences professionnelles de l agent, de proposer l agent des formations adapt es aux exigences de son POSTE .

7 5 LE CONTENU DE LA FICHE DE POSTE Toute FICHE de POSTE est constitu e d l ments indispensables. Le contenu doit tre clair et pr cis. Ce chapitre permet de comprendre la m thode d laboration de la FICHE de POSTE point par point. Se r f rer l annexe IV. 1. Donn es relatives la collectivit employeur Indiquer la d nomination et l adresse. o Exemple : Mairie , 10, , 2. Affectation Indiquer le service de l agent, son lieu d affectation ci-celui est diff rent de l adresse de la collectivit , et la dur e hebdomadaire de travail. o Exemple : service technique, b timent technique, , ; 35h 3. Donn es relatives l agent POSTE occup par M.. 4. Fonction / Intitul du POSTE Indiquer l appellation usuelle du POSTE de travail occup par l agent. Elle compl te le grade d tenu par l agent, souvent impr cis sur la qualification professionnelle. o Exemples : assistante de direction, gestionnaire de paie, charg e de l accueil, etc.

8 5. Fili re / cat gorie / grade Indiquer la fili re de l agent, son grade et son cadre d emploi correspondant au POSTE de travail. o Exemples : Fili re administrative, Cat gorie C, Adjoint administratif 1 re classe. 6. Sup rieur hi rarchique Il s agit de situer le POSTE sur l organigramme de la collectivit . Indiquer le (ou les) postes des sup rieur(s) hi rarchique(s) ainsi que leur nom. 7. Autonomie et responsabilit s Il s agit de d crire si l agent travaille de mani re ind pendante ou si son activit d pend de celle(s) d autre(s) agent(s), si son activit doit tre v rifi e par son sup rieur hi rarchique, etc. D autre part, il s agit de d crire les responsabilit s inh rentes sa mission, comme un POSTE d encadrement. Dans ce cas, indiquer le nombre de personnes sous la responsabilit de l agent ainsi que leur cat gorie statutaire. 8. Relations fonctionnelles Indiquer les services, les agents de la collectivit ou les interlocuteurs externes avec lesquels l agent peut tre en relation dans son espace professionnel.

9 O Exemples : Interne : service direction g n rale, service petite enfance, Mr Le Maire. o Exemples : Externe : public, enfants demi-pensionnaires, CNFPT, prestataire informatique X. 6 9. Moyens techniques mis disposition D crire les moyens humains, mat riels et financiers dont dispose l agent pour r aliser ses missions. o Exemple : Mat riels et produits d entretien, ordinateur, voiture de service, etc. 10. Missions et activit s du POSTE Indiquer les domaines d intervention de l agent sur son POSTE de travail. Utiliser des verbes d action. Activit : ensemble des op rations r aliser pour chaque mission. Il est possible de subdiviser l activit en t ches. Cette subdivision n est pas toujours utile ; on la trouvera g n ralement sur les postes d ex cution ou activit s risques. o Exemple : assister le DGS. T che : description pr cise des op rations mat rielles r aliser pour chaque activit.

10 O Exemples : programmer les rendez-vous. 11. Missions sp cifiques Pr ciser si l agent a des missions annexes son activit principale. o Exemples : conseiller de pr vention, gestionnaire des recettes, etc. 12. Conditions et contraintes d exercice Lister toutes les conditions et contraintes sp cifiques li es au POSTE de travail. o Exemple : travail isol , horaires de travail d cal s. 13. Comp tences requises Indiquer : Le niveau requis pour tre sur le POSTE . o Exemple : BAC+2 dans le domaine du b timent. Les formations et qualifications n cessaires. o Exemples : permis, autorisation de conduite d engins, Formation en Sauvetage Secourisme du Travail, Brevet d Aptitude aux Fonctions d Animateur. Les comp tences n cessaires : Les comp tences techniques o Exemples : ma trise du logiciel , ma trise des produits chimiques. Les comp tences relationnelles o Exemples : savoir g rer les situations d accueil difficile, animer une r union.