GUIDE DES BONNES PRATIQUES DE GESTION DES …

1 GUIDE DES BONNES PRATIQUESDE GESTION DES DEPENSESDES COLLECTIVITES TERRITORIALESET DE LEURS ETABLISSEMENTS PUBLICS1/34Pr ambuleA l issue de pr c dents changes entre la direction g n rale des finances publiques (DGFiP) et lesassociations nationales repr sentatives des ordonnateurs locaux, une charte nationale des bonnespratiques de GESTION des recettes des collectivit s territoriales et de leurs tablissements publics a t conjointement labor e et diffus e en 2011 (cf. Instruction de la DGFiP n 11-009-M0 du 25mars 2011 diffusant cette charte, NOR BCR Z 11 00018 J 1).Le 3 octobre 2013, ces m mes partenaires ont d cid de mettre en place un groupe de travailcharg d laborer un GUIDE des BONNES PRATIQUES de GESTION des d penses des collectivit sterritoriales et de leurs tablissements publics, destin accompagner le d ploiement de lad mat rialisation globale de la cha ne de la d d mat rialisation, loin de constituer uniquement une migration d outil informatique, constitueune occasion irrempla able pour l ordonnateur et le comptable de revisiter leurs processus detraitement des d penses dans un souci d efficacit et de qualit convient de rappeler que le cadre juridique du paiement des d penses locales 2 suppose unpartenariat troit nou entre.

2 L ex cutif local (ordonnateur) ou son d l gataire qui est seul comp tent : pour engager et liquider les d penses, notamment en certifiant le service fait (articles 30 et 31du d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la GESTION budg taire et comptablepublique). A ce titre, il tient une comptabilit d engagement (articles , du code g n ral des collectivit s territoriales) ; pour mettre les ordres de payer, appel s mandats de d penses, en qualit d ordonnateur(article 32 du d cret pr cit du 7 novembre 2012, articles , et ducode g n ral des collectivit s territoriales) ; pour mettre en place des r gisseurs d avances traitant les menues d penses ne n cessitantpas l mission pr alable d un mandat de d penses. Ces r gisseurs sont plac s sous le doublecontr le de l ordonnateur et du comptable (articles 18 du code g n ral descollectivit s territoriales) ; pour autoriser le pr l vement automatique de certaines d penses ou solliciter le paiement parch que sur le Tr sor (article 2 de l arr t du 24 d cembre 2012 portant application des articles25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestionbudg taire et comptable publique et num rant les moyens de r glement des d pensespubliques et les moyens d'encaissement des recettes publiques, NOR EFIE1239638A).

3 Le comptable public, appartenant au r seau de la DGFiP, qui est seul comp tent : pour contr ler les pi ces comptables et justificatives n cessaires l ex cution des d penses,et ventuellement suspendre le paiement en cas d anomalies constat es (articles 4et et 23 du code g n ral des collectivit s territoriales, ainsi que les articles 19 21,38 et 42 du d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012) ; pour prendre en charge, dans la comptabilit de l organisme public d biteur apr s l avoircontr l (article 18 du d cret pr cit du 7 novembre 2012), un ordre de payer transmis parl ordonnateur (articles , et du code g n ral des collectivit sterritoriales) ;pour payer une d pense pour le compte de l organisme public d biteur dont il tientla comptabilit (article 18 du d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012) avec les diff rentsmoyens de paiement autoris s par la r glementation en vigueur (article 34 du m me d cret etson arr t d application pr cit du 24 d cembre 2012 num rant les moyens de r glement desd penses publiques), voire consigner les fonds (articles 35 et 35 du d cret susvis ) ; pour recevoir et ex cuter toute opposition ou toute autre signification ayant pour objetd'emp cher un paiement (article 37 du d cret du 7 novembre 2012 et article du codedes proc dures civiles d ex cution).

4 1 Consultable sur internet : Les op rations de d penses sont successivement l'engagement, la liquidation, le cas ch ant l'ordonnancement, ainsique le paiement (article 29 du d cret n 2012-1246 du 7 novembre 2012).2/34 pour mettre un avis conforme pour l institution de r gies d avances et la nomination desr gisseurs soumis ses contr les sur pi ces et sur place (articles 18 du codeg n ral des collectivit s territoriales, article 22 du d cret pr cit du 7 novembre 2012).La qualit du partenariat nou entre ces deux acteurs de la cha ne de traitement des d penseslocales est essentielle pour l efficacit g n rale de la fonction achat de chaque organisme publiclocal, dans le respect du d lai maximal de paiement de 30 jours (cf. Instruction de la DGFiP n 13-0014 du 13 avril 2013 relative a la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de lacommande publique, NOR BUDE1308483J 3).

5 Les recommandations du pr sent document ontpour objet de favoriser l enrichissement de ce partenariat dans un cadre conventionnel(conventions de services comptables et financiers ou engagements partenariaux4), Les travaux ayant men la r daction de ce GUIDE se sont articul s autour des trois segmentssuivants de la cha ne de traitement des d penses locales reliant les ordonnateurs locaux leurcomptable public : L optimisation de l amont de la cha ne : La GESTION des d penses (achats, factures,subventions, aides ..) L optimisation de la partie centrale de la cha ne : Le paiement des d penses (factures,subventions, aides ..) L optimisation de l aval de la cha ne : Le pilotage et les r gularisationsLe plan du pr sent GUIDE reprend cette segmentation chronologique de la cha ne de traitement desd penses locales apr s avoir rappel des conseils organisationnels.

6 Elle reprend les meilleurespratiques constat es sur le terrain en formulant des recommandations, dont le degr de prise encompte est adapter, par d finition, aux caract ristiques propres de chaque collectivit .3 Consultable sur internet : s en 2003, les CSCF ont t simplifi s et enrichies d'un catalogue de fiches types par la note DGFIP2011/09/14674 du 21/12/2011. Les engagements partenariaux ont t cr s quant eux en 2010 cf instruction DGFIP2009/12/14746 du 19 janvier AMBULE 2 1) LE RAPPEL DES ENJEUX DE L OPTIMISATION DE LA CHA NE DE TRAITEMENTDES D PENSES LOCALES 5 ) Limiter les co ts de GESTION des d penses.

7 5 Comptable public .. 10 ) Am liorer les relations avec les fournisseurs : .. 10 2) LA COORDINATION ENTRE L ORDONNATEUR ET LE COMPTABLE DANSL ORGANISATION DE LEURS SERVICES RESPECTIFS POUR AM LIORER LAPERFORMANCE GLOBALE DE LA GESTION DES D PENSES 18 ) La r ing nierie de la cha ne de traitement des d penses de bout en bout .. 18 ) Le contr le interne pour ma triser les risques de la cha ne de traitement des d penses.

8 23 3) L OPTIMISATION DE L AMONT DE LA CHA NE : LA CONSTATATION DESCR ANCES PAYER 25 ) La ma trise des informations relatives au cr ancier .. 25 ) La ma trise de l information fournie par l ordonnateur : .. 27 4) L OPTIMISATION DE LA PARTIE CENTRALE DE LA CHA NE : LE PAIEMENT DESD PENSES LOCALES 28 ) La ma trise du paiement au cr ancier.

9 28 ) La ma trise des cessions et oppositions relatives aux cr ances payer : .. 29 5) L OPTIMISATION DE L AVAL DE LA CHA NE : LE PILOTAGE TRANSVERSAL ETLES R GULARISATIONS 30 ) La ma trise de la GESTION des r gularisations comptables : .. 30 ) Le co-pilotage par l ordonnateur et le comptable : .. 32 4/341) Le rappel des enjeux de l optimisation de la cha ne de traitement des d penses ) Limiter les co ts de GESTION des d penses :Le co t de paiement des factures doit tre pris en compte pour fixer la strat gie g n rale degestion des estimation des gains li s la d mat rialisation des processus de facturation a t effectu edans l' tude d'impact de l'ordonnance n 2014-697 du 26 juin 2014 relative au d veloppement dela facturation gestionnaire public local est donc invit se pencher sur chacun de ces centres de co ts(communs avec le comptable et valuer) pour essayer de les minimiser.

10 A compter du 1er janvier 2012, l'Etat et les collectivit s territoriales qui le souhaitent acceptentles factures mises par leurs fournisseurs sous forme d mat rialis e (article 25 de la loi n 2008-776 du 4 ao t 2008 de modernisation de l' conomie). L Etat souhaite que 40% des factures qu ilre oit (5 millions de pi ces par an) le soient au format lectronique d'ici fin 2015. Ceci luipermettrait de r duire son co t moyen de traitement unitaire d'une facture d mat rialis e de pr sde moiti par rapport une facture 2 de l article 1er de la loi n 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement simplifier ets curiser la vie des entreprises, vise rendre progressivement obligatoire la facturation lectronique pour les fournisseurs metteurs de factures destination non seulement de l tatmais aussi des collectivit s territoriales et de leurs tablissements publics respectifs.