Guide des bonnes pratiques en gestion des documents …

1 Guide des bonnes pratiques en gestion des documents num riques INRS Service des archives et de la gestion documentaire TABLE DES MATI RES INRS, 2019. document pr par par le service des archives et de la gestion documentaire. Derni re mise jour : 2019-11-29 14:57:00 CONTENU 1. Introduction _____ 1 2. Structure des espaces r seau partag s _____ 3 3. Le plan de classification _____ 4 4. Les arborescences normalis es _____ 6 5. La s curit _____ 10 6. Convention de nommage des documents _____ 11 7. La gestion des versions _____ 20 8. Comment faire le m nage dans vos documents num riques _____ 21 9. Transfert des documents existants _____ 22 10. gestion du papier _____ 23 11. Support et assistance _____ 25 Annexe 1 En r sum _____ 26 Annexe 2 Aides-m moire _____ 28 Annexe 3 Exemple d taill d arborescence _____ 32 Annexe 4 convention de nommage - exemples _____ 33 INTRODUCTION Page 1 1.

2 INTRODUCTION CONTEXTE L INRS g re ses dossiers et documents en format papier depuis sa fondation. Cependant, le logiciel actuellement utilis est obsol te et ne permet pas de g rer les documents num riques. L INRS va donc passer, dans les prochains mois et ann es, un logiciel de gestion int gr e des documents (GID)1 plus moderne et qui va offrir de nombreux autres avantages : gestion automatis e des processus de gestion documentaire (ex. : d classement) gestion automatis e des versions des documents Espace collaboratif pour les quipes gestion de la s curit et des acc s facilit e Moteur de recherche puissant qui va permettre de rep rer rapidement les documents Et plus encore! LES bonnes pratiques , UN TREMPLIN VERS LA GID ! Le projet GID, d but l automne 2017 avec le remplacement du logiciel de gestion des archives papier (Documentik) se poursuivra sur plusieurs ann es jusqu l implantation compl te aupr s de tous les employ s.

3 En attendant, afin de commencer d s maintenant g rer vos documents num riques, le service des archives et de la gestion documentaire (SAGD) a mis en place des bonnes pratiques en gestion des documents num rique. L application de ces bonnes pratiques vous servira d tape pr paratoire et ainsi, vous serez pr t faire le saut vers le logiciel de GID quand le moment sera venu. l int rieur de ce Guide , vous trouverez donc une description d taill e des proc dures, mais aussi des outils et aide-m moires pour vous aider. Ce Guide vise : Vous accompagnez dans la gestion de vos documents num riques Normaliser les pratiques en gestion des documents afin de devenir plus efficace Fournir des instructions suivre ainsi que des trucs et astuces Vous sensibiliser et vous informer sur vos responsabilit s en lien avec la gestion documentaire 1 Ce logiciel permet de g rer tous les documents , peu importe leur support (papier, num rique, vid o, sonore, cartographique, etc.)

4 INTRODUCTION Page 2 En utilisant ce Guide , vous serez m me de : Comprendre les notions de base en gestion documentaire num rique Comprendre comment utiliser les outils de gestion documentaire num rique o Savoir comment organiser et classer ses documents o Savoir comment nommer ses documents RESPONSABILIT S Les cadres sont responsables : De participer d terminer le classement et l organisation des dossiers de l espace d quipe reli s leurs activit s, et ce, en collaboration avec les membres de leur quipe et le SAGD. D autoriser les acc s aux espaces, dossiers et documents de leurs quipes. De faire le suivi qualit de la gestion documentaire durant les rencontres d quipe o Application des bonnes pratiques o Respect des conventions (d p t, appellation, organisation) dans l espace d quipe De soutenir les personnes-ressources GID de leur quipe Les personnes-ressources GID sont responsables : D ouvrir certains types de dossiers officiels papier dans Constellio D ouvrir des dossiers num riques dans le partage Windows d quipe D aider le cadre faire le suivi qualit de la gestion documentaire D aider le cadre g rer la s curit du partage d quipe De faire le lien avec le SAGD au besoin Les employ s sont responsables : De travailler dans l espace Windows d quipe du brouillon jusqu la version finale de leurs documents De ne pas travailler dans d autres emplacements : disque dur (C.)

5 , lecteur personnel sur Lancelot, cl USB, application web de type Cloud (Dropbox, Drive, Pcloud, etc.) De respecter l organisation des dossiers de l espace d quipe De respecter les conventions (d p t, appellation, organisation) dans l espace d quipe STRUCTURE DES ESPACES RESEAU PARTAGES Page 3 2. STRUCTURE DES ESPACES R SEAU PARTAG S Chaque direction et service a un espace d di et partag sur le r seau informatique de l INRS. L objectif vis est que 100 % des documents courants (l ann e en cours) de l INRS se trouvent, terme, dans le partage Windows. Le transfert des documents des ann es pr c dentes n est pas obligatoire, le plus important est que tous les documents qui seront r ellement utiles pour le travail au jour le jour soient transf r s dans le partage Windows de votre service. Bonne pratique : Votre espace Windows d quipe devrait tre votre seul espace de travail.

6 Si votre service n a pas encore d espace Windows partag , la proc dure est la suivante : Le gestionnaire du service doit envoyer une demande l informatique pour la cr ation d un espace d quipe. Il doit galement sp cifier les droits d acc s l int rieur des diff rents dossiers. l int rieur des espaces des services, la structure se pr sente comme ceci : *Voir le chapitre 4 pour plus d options d arborescences normalis es. LE plan DE CLASSIFICATION Page 4 3. LE plan DE CLASSIFICATION Le service des archives et de la gestion documentaire a d velopp , avec l aide de tous les services, un plan officiel de classification des documents administratifs qui doit tre utilis par tous au sein de l organisation. Inspir de la norme ISO 15489 sur le Records management, le plan de classification cat gorise et regroupe les activit s et les documents de l INRS et permet leur organisation syst matique.

7 Utiliser un plan de classification commun : - Permets d unifier les pratiques documentaires l INRS - Facilite le rep rage et l acc s aux documents administratifs - Facilite la centralisation des documents afin de constituer des dossiers complets - Permets de respecter les obligations l gales auxquelles l INRS est assujetti LE plan DE CLASSIFICATION DANS LES ESPACES WINDOWS PARTAG S Chaque dossier partag de direction et de service est compos de sous-dossiers num rot s qui reprennent les cat gories officielles du plan de classification. Cependant, pour des raisons d efficacit et de rapidit , il est permis de ne placer dans votre partage Windows que les cat gories pertinentes aux activit s de votre secteur, comme dans l exemple ci-dessous. plan de classification commun tout l INRS plan personnalis pour une quipe* Voir l annexe 4 pour un exemple d taill d une arborescence d quipe.

8 LE plan DE CLASSIFICATION Page 5 DOSSIERS ACTIVIT S CLASS S PAR plan DE CLASSIFICATION Tous les dossiers Activit s de l espace d un service sont ouverts tous les employ s du service. Ils sont organis s avec le plan de classification de l INRS. Acc s C est un espace partag , tous les employ s du service ont acc s tout. Dossiers confidentiels Il est possible de cr er un dossier Confidentiel dans une cat gorie. Par exemple, quand une seule personne de l quipe est autoris e voir certains dossiers. Par exemple : les dossiers de plaintes. Dans ce cas, cr ez un sous-dossier, nommez-le de la mani re suivante : Confidentiel-DarcheJ . Ensuite, demandez aux services informatiques d ajuster la s curit sur ce dossier. Exemples de contenus : Exemple de l quipe des affaires juridiques Code de classification Exemples de dossiers Exemples de documents 02-103 Avis-Juridiques - Politique sur le harc lement - Refonte documents normatifs Opinions Avis juridiques 02-202 Droit-Auteur - Contrat de recherche (droits d'auteur) - Formation sur les droits d'auteur Licences de droits d'auteur Autorisations d'utilisation Cessions Attestations de droit d'auteur 02-402 Contrats - Entente de partenariat pour des travaux de recherche - Licence de logiciel Contrat d'achat ou de vente Contrat de recherche Pr t de service Convention collective Archivage des dossiers : Par exemple, d posez les documents de l ann e en cours directement dans le dossier 01-Planification.

9 Cr ez des dossiers par ann e pour archiver les dossiers des ann es pr c dentes. Au moment o vous saisirez une date de fermeture pour le dossier 2017, celui-ci sera automatiquement archiv . LES ARBORESCENCES NORMALISEES Page 6 4. LES ARBORESCENCES NORMALIS ES Les arborescences normalis es sont des mod les de sous-dossiers qui viennent compl ter les dossiers d activit s et qui facilitent et encouragent l organisation syst matique l int rieur des dossiers. Voir les pages suivantes pour des exemples d taill s sur l utilisation de ces dossiers. Certains mod les sont recommand s pour les dossiers de gestion d autres, plus sp cialis es, peuvent tre utilis es selon vos besoins. Si vous avez des besoins sp cifiques, contactez-nous. Arborescences recommand es pour les dossiers de gestion quipe gestion Comit s Suggestions d arborescences sp cialis es pour les dossiers principaux et projets Types de documents gestion de projets Affaires juridiques LES ARBORESCENCES NORMALISEES Page 7 AIDE-M MOIRE : ONGLET gestion Il est sugg r d utiliser cette structure de dossiers pour tous les documents qui concernent la gestion d un service.

10 C est le dossier de travail du gestionnaire. Ce dossier est organis en sous-dossiers avec une arborescence normalis e qui facilite le classement. Vous pouvez cr er d autres dossiers dans la structure, mais essayez de respecter les cinq premiers dossiers sugg r s afin de faciliter leur archivage. Acc s Ce dossier est 100% confidentiel et r serv aux cadres et chefs d quipes d un service. Seules les personnes sp cifi es dans les autorisations du dossier gestion peuvent le voir. Il est invisible pour les autres utilisateurs. Exemples de contenus : gestion 01-Planification Organigramme du service Planification annuelle, plans divers Offres de services du service Orientations strat giques du service 02-Finances Budget du service Factures Frais de d placement 03-RH plan des effectifs Recrutement valuation du personnel 04-Communications Cet espace sert travailler les documents suivants avant de les publier en PDF : Notes de service Communications internes l INRS Rayonnement 05-Rencontres Ce sont les documents des rencontres ou comit s auxquels le gestionnaire participe.