GUIDE PRATIQUE de la rédaction administrative

1 Ce GUIDE a t r alis par le Centre de Linguistique Appliqu e de Besan on (CLA)sous l autorit du Comit d Orientation pour la Simplification du Langage Administratif (COSLA)CALSOI ntroduction >3 Avant d'entrer dans le GUIDE Madame, Monsieur,Vous allez entrer dans ce GUIDE que nous avons con u pour vous. Nous tenons vous remercier vivement del'int r t que vous voudrez bien lui de nous pr senter. Nous faisons partie d'une quipe de chercheurs du Centre de LinguistiqueAppliqu e de Besan on qui travaille sur la communication crite. Nous avons essay de mettre profit nos comp tencespour aider l'am lioration de la vie quotidienne des usagers et des personnels vousle savez, un rapport de l'Observatoire national de la pauvret et de l'exclusion sociale attire l'attention sur le fait quecertains usagers renoncent mener terme des d marches.

2 Ceci parce qu'ils ne parviennent pas comprendrede mani re satisfaisante le sens des lettres qu'ils re oivent. Par ailleurs, il appara t que ces difficult s de compr hensionalourdissent le travail des personnels des administrations et des services n' tait pas question pour nous de "parler" ni votre place, ni celle des 'est pourquoi nousavons recueilli des informations sur vos exp riences de r daction. Nous avons galement analys de nombreuseslettres administratives. Nous nous sommes aussi pench es sur les exp riences de lecture des usagers. Enfin, nousavons rencontr des travailleurs sociaux qui aident des usagers en difficult dans leurs changes de courriers avecl'administration et les services publics.

3 C'est le croisement de ces diff rentes donn es qui nous a permis de concevoirce par ailleurs que vous n'avez pas entre les mains ou devant les yeux un produit d sincarn . Car laborerce GUIDE nous a beaucoup tenu c ur en tant que citoyennes sensibles aux am liorations sociales.<Introduction42Il est organis en 5 parties :Comment b tir une v ritablecommunication avec l usager ?Comment organiser votre lettre de mani re logique et efficace ?Comment utiliser un lexiquecompr hensible par l usager ?Comment mettre en page ?Comment pr senter clairement laposition de l administration l usager ?Cette partie traite du choix des motsqui n'est jamais vous aidera tre accessible partie vous aidera s lectionner les informationsindispensables l usager et les trois parties s attachent aux dimensionssociales et interpersonnellesde chaque change pistolaire.

4 Elles vous aideront mettreen forme votre lettre et vous adresser chaqueusager de la mani re la plus adapt e Quelques pr cisions pour vous permettre une utilisation ais e et avertie de ce peut tre consult et lu de mani re s lective. Toutefois, une lecture exhaustive vous permettra,selon nous, de mieux vous approprier son >5 Chaque partie contient : un court pr ambule qui cherche montrer ce qui est en jeu derri re les conseils d criture ; des conseils d critureconcr tis s, selon les cas, par des exemples ou des visualisations ; des remarques suppl mentairesqui attirent votre attention sur des pr cisions importantes.

5 Des renvois d autres conseils qui vous donnent acc s des informations suppl mentairessi vous vous y r f la fin du GUIDE ,nous vous proposons un chantillon de lettres administratives r r critures vousdonnent une vision globale d'une application possible des conseils gr ce un syst me d indexation et de diff rences entre la version originale et la version remani e vous permettront ainsi d'appr cier concr tement dansquel sens nous vous sugg rons de r diger vos esp rant que ce GUIDE devienne aussi et surtout le v auteures,Marie-Paule Beno t-Barnet, Karine Collette, Danielle Laporte, Fran oise Pou ch, Blandine Rui-SouchonLaboratoire Geste, Parole, Scripturalit et Didactique des Langues Centre de Linguistique Appliqu e de Besan on,Equipe d'Accueil LASELDI, Universit de Franche-Comt.

6 00 Comment mettre en page ?Comment b tir une v ritable communication avec l usager ?Comment pr senter clairement la position de l administration l usager ?Comment organiser votre lettre de mani re logique et efficace ?Comment utiliser un lexique compr hensible par l usager ?Pour clore le GUIDE :10 lettres administratives r critesSOMMAIRE<Sommaire6page 9La lettre, un espace organiser12L en-t te de la lettre14Le corps de la lettre16 Les tableaux18 Les annexes22page 25 Construire une relation de personne personne entre le r dacteur et l usager28 Construire une relation qui aide et respecte l usager33page 43 Obliger.

7 R clamer46 Autoriser .., accorder, accorder sous condition, refuser49 Mettre en garde53 Proposer des solutions alternatives55page 59 Organiser globalement votre argumentation62 Faire merger la logique de votre argumentation et ses points forts66page 81page 91 Sommaire >7 Comment mettre en page ?1 Comment mettre en page ? >91 Mettreen page<Comment mettre en page ?10 Comment mettre en page ? >11L organisation de votre lettre dans l espace de la page et lesdiff rences typographiques contribuent plus qu'on ne le croit la compr hension du pr sentation de votre lettre a donc une grande importancepuisqu elle doit faire ressortir des indices visuels qui guiderontet faciliteront la lecture de l page<Comment mettre en page ?

8 12La lettre, un espace organiserVeillez limiter de pr f rence l ensemble de la lettre une seule pagede format la mesure du possible, essayez d'organiser la page de format A4 de la mani re suivante : L en t te occupe le 1/4sup rieur de la page. Le corps de la lettre occupe la moiti centrale de la sa premi re apparition, un sigle doit renvoyer sa version d velopp e par le biais d'une note de bas de page. Pour crire cette note, utilisez de pr f rence des caract res de taille r f rences de d crets ou d'articles de loi ou de r glements auxquels vous vous r f rez ou que vous citez sont renvoyer en notes debas de page sans oublier de donner leurs intitul s complets.

9 Utilisez de pr f rence des caract res de taille vaut renvoyer un tableau ou une citation d article de loi longsen annexe. La signature (y compris, le cas ch ant, des notes de bas de page, une citation de la loi X relative l informatique,aux fichiers et aux libert s, des r f rences, codages r serv s l administration, la mention P. J., un coupon) occupele1/4inf rieur de la vaut s parer entre elles les diff rentes grandes divisions de la lettre l aide d espaces suffisamment impor-tants. Ceci permettra l'usager de les diff rencier avant m me que ne d bute sa lecture. Il est souhaitable quele m me proc d soit appliqu aux documents le corps de la lettre, du fait de la pr sence de tableaux ou de citations d articles de loi, devait occuper plus dela moiti centrale de la page, mieux vaut renvoyer ces derniers en annexe sur une autre 2111 Comment mettre en page ?

10 >13 NOM DE L ADMINISTRATIONLieu, dateou DU SERVICE PUBLICA dresseR f rence du dossier :CONTACT :DESTINATAIRE adresse Objet :Qualit ( Madame , Monsieur , Madame, Monsieur )..avec ventuellement TABLEAU(X).Signature+ ventuellement versions d velopp es de sigles + ventuellement : r f rences de d crets, d'articles de loi,de r glements auxquels vous vous r f rez ou que vouscitez dans le corps de la lettre.+ ventuellement : - citation de la loi X relative l informatique, aux fichiers et aux libert s- r f rences, codages (en 1 ligne)r serv s l administration- P. couponVisualisation des conseils , , 312111EN-T TE1/4 de la pageCORPS DE LA LETTRE1/2 de la pageSIGNATURE1/4 de la page1 Mettreen page<Comment mettre en page ?