Guide synthétique de la comptabilité des dépenses engagées

1 Comit national de fiabilit des comptes locaux1 Guide synth tique de la comptabilit des d pensesengag esLa tenue de la comptabilit d engagement ou comptabilit administrative est de laresponsabilit de l ex cutif de la collectivit . Le CGCT pr voit que les collectivit sterritoriales ont l obligation de tenir une comptabilit d engagement des d tenir une comptabilit d engagement ?La comptabilit administrative permet de conna tre tout moment et en find exercice : Les cr dits ouverts et les pr visions de recettes Les cr dits disponibles pour engagement, Les cr dits disponibles pour mandatement, Les d penses et recettes r alis es, L emploi fait des recettes grev es d affectation sp fin d exercice, elle permet : de d terminer le montant des rattachements de charges et produits qui influentsur le r sultat de fonctionnement (proc dure ne concernant pas, titreobligatoire, les communes de moins de 3500 habitants) ; de dresser l tat d taill des restes r aliser ou tat des d penses engag esnon mandat es.

2 En investissement, ils correspondent aux d penses engag es non mandat esau 31 d cembre de l exercice et aux recettes certaines n ayant pas donn lieu l missiond un tire de recette. En fonctionnement, ils correspondent aux d penses engag es au 31 d cembrenon mandat es et n ayant pas fait l objet d un rattachement, donc pour les communes deplus de 3500 habitant, des d penses engag es et n ayant pas donn lieu service fait au31 d cembre. En recettes, ils correspondent aux recettes certaines au 31 d cembre et nonmises en recouvrement l issue de la journ e compl mentaire. d tablir le compte administratif ; Les restes r aliser issus de la comptabilit des engagements font partie int grante du r sultat du compte administratif. Lesrestes r aliser en d penses et recettes doivent tre sinc res1,Les informations issues de la comptabilit d engagement sont utilis es dans lapr paration et l ex cution du budget suivant.

3 L tat des d penses engag es nonmandat es a une double finalit : arr ter le montant des d penses reprendre aubudget suivant et fixer le montant des mandatements et paiements qui pourront tre 1 Le repr sentant de l tat v rifie que le compte administratif ne fait pas appara tre, apr s prise en compte sinc redes restes r aliser un d ficit sup rieur 5 ou 10% selon les collectivit s des recettes de la section national de fiabilit des comptes locaux2effectu s en d but d exercice dans l attente du budget si le vote intervient apr s le 31d fiabilit de la comptabilit administrative r side dans l exactitude des restes r aliser en d penses et recettes pour les deux sections. L exactitude des restes r aliser repose sur le suivi. et l enregistrement r gulier des engagements etd gagements de d penses et recettes, des missions de mandats et soit le proc d utilis , il doit permettre, tout moment de d gager lemontant des cr dits disponibles pour engagement , selon l une des formulessuivantes : Cr dits disponibles = (cr dits ouverts + d gagements) (engagements + mandatements) = cr dits ouverts (engagements d gagements) mandatement = cr dits ouverts d penses engag es non mandat es mandatementsLes chambres r gionales des comptes lors des contr les de gestion des collectivit slocales constatent r guli rement des carences dans la tenue de la comptabilit d en place et suivi de la comptabilit des d penses engag distingue traditionnellement l engagement comptable et l engagement juridique.

4 L engagement juridique est l acte par lequel un organisme public cr e ou constate sonencontre une obligation de laquelle r sultera une charge financi re. Cette obligation r sultenotamment d un contrat, d un march , d une convention, d une lettre de commande, un acte devente, d une d lib ration .. Il est saisi dans la comptabilit d engagement pour son montant total etfera l objet ventuellement de mandatements successifs. L engagement juridique doit rester dans leslimites des autorisations budg taires (cr dits limitatifs en d pense). L engagement comptable consiste r server dans les critures de la comptabilit d engagement les cr dits n cessaires et assurer leur disponibilit au moment du cr dits limitatifs end pense). Le contr le de la disponibilit des cr dits est op r lors de l engagement engagement comptable pr c de l engagement juridique ou lui est sont report s les engagements comptables s appuyant sur un engagementjuridique (d lib ration, contrat, bon de commande, march.

5 L engagement comptable fait l objet d un suivi. Au moment de l engagement, lemontant d finitif de la d pense n est pas toujours connu, des avenants peuventintervenir sur des march s, les prix peuvent tre r vis autre part, unengagement juridique et comptable peut tre annul pour diverses engagement comptable est ajust jusqu au moment de la liquidation de la d pensesi besoin rapprochement doit tre effectu entre l engagement et le mandatement ; si lemontant du mandatement exc de celui de l engagement, un engagementcompl mentaire sera constat , l oppos , si le mandatement est inf rieur,l engagement sera r duit (d gagement). Un d gagement est constat en casd annulation ou de r duction d un engagement pr c demment enregistr Comit national de fiabilit des comptes locaux3L engagement comptable est r f renc : num ro du bon de commande, num ro del ordre de service ou toute codification propre la collectivit compte tenu de sonsyst me d information.

6 Un seul num ro correspond un d une ville : le r f rencement des engagements se fait soit par incr mentation automatiquelorsqu il s agit de l utilisation d un logiciel (bon de commande informatis , engagement d unesubvention par le logiciel d di Satel) soit par la reprise du n de souche lors de l utilisation d un bonde commande papier. Il est possible de cr er un n d engagement avec plusieurs lignes (imputationsmultiples, fournisseurs diff rents sur une m me op soit l organisation adopt e par la collectivit 2 et les outils informatiquesutilis s, elle doit mettre en place, une proc dure permettant : l inscription des engagements comptables, d assurer le lien entre engagement comptable et engagement juridique, d assurer le suivi jusqu la liquidation puis le acteurs de chaque phase doivent tre identifi s ainsi que les documentssupports de chaque action.)

7 Les changes entre acteurs sont formalis s et trac sLes diff rents types d engagement L engagement provisionnel : d s le d but de l exercice, certaines d penses peuvent tre valu es (contrats d entretien, de maintenance, r mun rations du personnel en Cesd penses peuvent faire l objet d un engagement provisionnel d s le d but de l d une ville : l engagement provisionnel peut tre utilis (contrats donnant lieu desversements ) mais de mani re limit e pour viter les oublis d annulation du solde en find exercice L engagement ponctuel : intervient par opposition l engagement provisionnel, encours d ann e, la naissance d une nouvelle obligation : signature d un nouveau contrat, d pensesponctuelles. L engagement anticip : il se rapporte des d penses dont la r alisation est quasicertaine mais pour lesquelles l engagement juridique n a pas encore t formalis.)

8 Cet engagementconstitue une r servation de cr dit ; Si l engagement juridique intervient durant l exercice, il s inscritdans la limite de l engagement comptable avec les ajustements ventuels Si l engagement juridiquen intervient pas ou intervient pour un montant inf rieur, le montant des engagements comptables nonsuivis d engagement juridique ne fait l objet d aucun report sur l exercice d une ville :utilisation la marge avec la m me probl matique du risque en fin d diff rentes phases de la comptabilit des d penses engag es :La tenue de la comptabilit des d penses engag es concerne l ensemble descollectivit s ainsi que l ensemble des d penses (fonctionnement et investissement). Phase 1 : ouverture des cr ditsLe budget et les documents budg taires post rieurs (budget suppl mentaire,d cisions modificatives sont pr sent s par l ordonnateur au niveau de l engagement est donc galement constat au niveau de l article.)

9 2 Centralis e ou d concentr eComit national de fiabilit des comptes locaux4Le suivi de la consommation des cr dits s effectue au niveau de vote adopt parl assembl e d lib rante : article, chapitre ou op ration (pour certaines d pensesd investissement).Le niveau de suivi des cr dits encadre les pouvoirs de l ex cutif pour r aliser desvirements de cr dits sans en r f rer l assembl e d lib premi re phase de la comptabilit d engagement des d penses consiste ouvrirles cr Les ouvertures de cr dit de chaque chapitre mentionne le montant ouvertet la nature du document budg taire qui a pr vu ces cr dits (budget primitif, budgetsuppl mentaire, diff rentes d cisions modificatives num rot es). Phase 2 : La constatation de l engagementEn d but d exercice, une fois le budget adopt , les engagements provisionnels sontinscrits ce qui entra ne r servation des cr cours d exercice, d s que la d cision est prise de proc der une d pense etformalis e par un bon de commande, le signature d un march , le montantpr visionnel de la d pense est report dans la comptabilit des d penses engag informations enregistr es sont : un num ro d engagement (ordre chronologique),la date de l inscription, la nature de l engagement, le nom du cr ancier, lesr f rences du bon de commande et/ou du march ou toute autre r f renced lib ration, acte , le montant de l d une ville :: les informations (et par cons quent les documents utlis s) sont d termin es parle progiciel financier.

10 Objets, n et ann e du march (chaque march fait l objet d une fiche reprenantses caract ristiques administratives et financi res), nomenclature achat, mode de passation,imputation (ligne budg taire : sous-fonction, nature, n de programme en investissement, codemission), montant HT, taux de TVA et montant TTC, fournisseur et domiciliation bancaire, descodifications internes aux directions ventuellement (par exemple identification du bien par lesb timents). Pour les subventions, l engagement est g r par un logiciel d di Satel audit dans lecadre du contr le partenarial. Sont notamment reprises les infos relatives la r f rence de lad lib ration, la situation de l association par rapport ses obligations (transmission des ),l ch ancier des cumul des engagements est calcul et le solde restant disponible pourengagement est calcul par diff rence en rapprochant le cumul des engagements,des cr dits le mod le organisationnel choisi par les collectivit s cette phase rel ve de ladirections des finances , des services op rationnels ou gestionnaires ou d unedirection ou service interm diaire qui re oit les besoins exprim s par les services etproc de l engagement apr s v rifications comptables et budg taires et envoie lacommande au fournisseur.