Guide Utilisateur - xenassur.fr

1 1 CONNEXION A VOTRE ESPACE I. VOTRE IDENTIFIANT ET MOT DE PASSE Votre identifiant et votre mot de passe vous ont t communiqu s par mail. II. VOTRE PAGE DE CONNEXION : Rendez-vous sur notre site et connectez-vous avec l'identifiant et le mot de passe et laissez-vous guider ! Info : Votre identifiant de connexion et votre mot de passe sont m moris s pour la prochaine connexion. Mot de passe oubli Cliquez sur "Mot de passe oubli ?" et notez votre adresse e-mail Un mot de passe provisoire vous est alors envoy et vous serez ensuite invit le modifier. 2 III. VOTRE PAGE D'ACCUEIL Etat chiffr de votre activit Nouveaut s, volutions de produits et informations utiles. Etat de vos devis, demandes d assurance ou contrats. Acceptation ou refus de devis, mise disposition DP et carte verte d finitive, avenant, demande d assurance en rappel, annul e, ouverture d'un sinistre, etc.

2 Alertes galement envoy es sur votre bo te mail. Acc dez directement au document concern en cliquant sur la r f rence bleue. Supprimez-les en cliquant sur l'ic ne 3 TARIFICATION I. ETABLIR UN DEVIS - Exemple du produit Moto Allez dans l'onglet Tarif > S lectionnez le produit et laissez-vous guider ! En fonction de vos r ponses, le programme orientera votre tarification vers un devis Classique ou Aggrav . PAGE 1/5 : LE VEHICULE Titulaire de la carte grise le souscripteur, son conjoint/concubin, ses parents ou une personne morale Personne morale autoris e uniquement en risque classique Usage du v hicule un seul usage en moto = Tous d placements (sauf coursier, livreur, taxi) PAGE 2/5 : LE CONDUCTEUR Bonus/Malus Nous comparons les "CRM" et retiendrons le meilleur des 2 pour tablir notre devis (Sauf si malus en moto) 4 PAGE 3/5 : LES ANTECEDENTS (PARTIE 1) Ces r ponses vont d terminer le type de risque : Classique ou Aggrav.

3 En risque aggrav Permis fran ais aux normes europ ennes obligatoirement Annulation de permis Saisissez la 1 re date d obtention du permis et non celle du nouveau permis. PAGE 4/5 : LES ANTECEDENTS (PARTIE 2) Sinistres Renseignez les sinistres Responsables ou Non responsables, mat riels ou corporels, d clar s par votre client au cours des 36 derniers mois en Auto et/ou en Moto avec un v hicule lui appartenant ou pas. Commissions Vous pouvez modifier le taux de commissions que vous souhaitez affecter au tarif => C'est un taux variable plafonn 16%. Vous pouvez ajouter des frais de dossier jusqu' 50 en risque classique et 100 en risque aggrav . (Affich par d faut 0 ). 5 PAGE 5/5 : LES GARANTIES ET OPTIONS Deux options l'obtention du tarif : Enregistrez votre devis Cliquez sur "Enregistrer" Renseignez le nom, pr nom et l'adresse du prospect. Les autres informations sont facultatives.

4 Si la CG est au nom d'une personne morale Notez le nom du conducteur aux emplacements habituels et notez le nom de la soci t dans la 1 re ligne d'adresse. Le devis est valable 30 jours et accessible 3 mois dans la rubrique Consulter > Devis Validez l'affaire nouvelle Cliquez sur "Souscrire" S lectionnez les garanties, les options, la date d'effet et le fractionnement puis renseignez les donn es de l'assur et celles du v hicule Imprimez les documents g n r s 6 Devis soumis En fonction d'un ou plusieurs l ments d clar s, certains devis sont soumis notre tude. Dans ce cas, seule l'option "Continuer" vous sera propos e pour enregistrer le devis. Adressez-nous, par mail sur les l ments justificatifs de l'aggravation pour permettre d' tudier le dossier. Pi ces fournir : Copie du devis accompagn des relev s d'informations et copie du permis de conduire. Selon les cas Alcool mie notification du tribunal. Suspension ou annulation de permis notification ou proc s-verbal justifiant la suspension ou l'annulation.

5 Sinistre Corporel proc s-verbal d accident et tous documents justifiant le co t du sinistre corporel. A r ception des pi ces, nous tudions votre dossier et la r ponse vous est transmise par mail. Suite notre acceptation, le devis est accessible dans votre espace extranet. Vous pouvez valider la garantie, et imprimer les documents remettre l'assur . II. GERER VOS DEVIS Allez dans l'onglet Consulter > Devis Saisir le nom du client/ n de devis (ex: X160000000). Cliquez sur le n de devis Imprimer votre devis Cliquez sur l'ic ne puis sur Modifier votre devis Cliquez sur "Dupliquer" puis revalidez chacune des pages qui restent pr -remplies avec les informations initialement saisies. Transformer votre devis en affaire nouvelle : Cliquez sur "Souscrire" S lectionnez les garanties, les options, la date d'effet et le fractionnement puis poursuivez jusqu' la validation. CONTRATS 7 GESTION DES CONTRATS I.

6 GEREZ VOS DEMANDES EN INSTANCE Allez dans l'onglet Consulter > Demandes en instance A. Vos affaires nouvelles en attente Imprimez les documents relatifs votre affaire Envoyer les justificatifs demand s Il vous est toujours possible de nous adresser les dossiers par voie postale ou par mail. 8 B. Vos demandes d'avenant en attente Allez dans l'onglet Consulter > Demandes en instance en filtrant la recherche avec le type. Acc dez : vos demandes d'avenant du jour ne n cessitant pas l'envoi de justificatif retrouver d s le lendemain dans l'onglet Consulter > Contrats vos demandes en attente de justificatif Imprimez l'avenant et la carte verte provisoire 9 II. GEREZ VOS CONTRATS Allez dans l'onglet Consulter > Assur s Saisir le nom du client Cliquez sur le n client Cliquez sur "Contrats" Allez dans l'onglet Consulter > Contrats Saisir le nom du client Cliquez sur le n de police Acc dez aux informations sur un contrat Visualisez l'ensemble des informations en naviguant sur le contrat via les 3 onglets : ONGLET 1/3: VISUALISATION D'UN CONTRAT Editez un RI R ditez Carte Verte initiale, Dispositions Particuli res, Avenant, etc.

7 Effectuez des modifications sur le contrat Avenant de modification (v hicule, garantie, adresse ..) Simulation prochaine ch ance permet d'informer l'assur et de lutter contre la loi Hamon Imprimez une Carte Verte dat e du jour de l' dition OU 10 ONGLET 2/3 : ANTECEDENTS ONGLET 3/3 : FORMULES ET OPTIONS Fractionnement annuel ou semestriel Solde Quittance vide = Quittance r gl e Fractionnement mensuel Solde Quittance = montant restant d 11 GESTION DU CABINET I. VOS INFORMATIONS Allez dans l'onglet Partenaire > Vos coordonn es pour visualiser les informations que nous avons enregistr es sur votre cabinet Contactez-nous pour y apporter des corrections. II. VOTRE COMPTABILITE A. Vos bordereaux Allez dans l'onglet Partenaire > Vos bordereaux > Vos commissions pour consulter et imprimer les bordereaux de commissionnement que nous vous adressons mensuellement par mail ainsi que votre r capitulatif annuel. Vous tes inform s de la mise disposition de vos bordereaux par une alerte sur votre page d'accueil et par mail.

8 Allez dans l'onglet Partenaire > Vos bordereaux > Vos bordereaux comptables pour consulter et imprimer les bordereaux suivants : Affaires nouvelles (par mois d' mission) / Termes (par mois d' mission) / liste des contrats en rappel, mis en demeure, en suspension de garantie, en contentieux. B. Vos quittances Allez dans l'onglet Partenaire > Quittances et laissez-vous guider en cliquant sur le lien III. VOS DEMANDES DE DOCUMENTS A. Commandez nos imprim s Allez dans l'onglet Demander > Imprim s Xenassur et s lectionnez ceux que vous souhaitez : cartes vertes dispositions g n rales conventions d'assistance enveloppes T vitrophanie Moto Toutes commandes adress es avant 16h00 sont remises au courrier le jour m me ASTUCE : Vous souhaitez les recevoir dans une autre agence? Sp cifiez-le en joignant un message ! 12 B. Imprimer des exemplaires vierges de documents Allez dans l'onglet Demander pour imprimer : mandat SEPA mandat de r siliation (Loi Hamon) mod le d'avenant Iconographie Vous trouverez ci-dessous la description des ic nes les plus couramment utilis es : Naviguer d une page l autre (ou sinon utilisez les onglets).

9 Ne pas utiliser page pr c dente et suivante de la page internet. Recherche de la marque ou du mod le du v hicule assurer lors d'un devis Devis / contrat en cours Devis en attente d'acceptation Devis / contrat sans suite Devis v rrouill * Avenant en attente de justificatif Avenant "rappel en gestion" en rappel car justificatif non re u Avenant recontr ler Avenant Affaire Nouvelle Taux de Commissions variable Frais Variables 13 La gestion des messages Information manquante sur un devis : Lorsque le champ est mal renseign une alerte vous informe de l erreur. Le curseur se positionne automatiquement sur la premi re erreur. Devis verrouill : Contactez-nous Message erreur de saisie : - si vous commettez une erreur de saisie un message appara t en rouge en haut de l cran - s'il s agit d une zone oubli e cette derni re est remplie en bleu 14