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Indemnités pour frais de séjour et déplacement …

FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 1 de 9 Mise jour : 07/07/2018 Parc scientifique Einstein - Rue du Bosquet 8A - B-1348 Louvain-La-Neuve T l phone : +32 (0)10/811 147 Fax +32 (0)10 - Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s Question r currente : Comment indemniser un travailleur salari ou un dirigeant d entreprise pour ses d placement professionnels ? d placements pour compte de l entreprise qui l occupe. Quels montants ? Quel r gime fiscal pour l entreprise ou le travailleur ? Voici un d but de r ponse. Sommaire : A) Pr ambule ; B) Voiture personnelle utilis e pour des d placements professionnels ; C) Voyages de service en Belgique ; D) Voyages de service l tranger ; E) R gime fiscal des indemnit s ; F) Services des d cisions anticip es ; conclusions.

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1 FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 1 de 9 Mise jour : 07/07/2018 Parc scientifique Einstein - Rue du Bosquet 8A - B-1348 Louvain-La-Neuve T l phone : +32 (0)10/811 147 Fax +32 (0)10 - Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s Question r currente : Comment indemniser un travailleur salari ou un dirigeant d entreprise pour ses d placement professionnels ? d placements pour compte de l entreprise qui l occupe. Quels montants ? Quel r gime fiscal pour l entreprise ou le travailleur ? Voici un d but de r ponse. Sommaire : A) Pr ambule ; B) Voiture personnelle utilis e pour des d placements professionnels ; C) Voyages de service en Belgique ; D) Voyages de service l tranger ; E) R gime fiscal des indemnit s ; F) Services des d cisions anticip es ; conclusions.

2 A) Pr ambule : Tr s fr quemment, les entreprises belges sont confront es au mode d indemnisation des membres de leur personnel appel s se d placer, en Belgique comme l tranger, dans un cadre professionnel. A partir de quand peut-elle les indemniser ? Quel montant octroyer ? Que recouvrent ces indemnit s ? Quel est le r gime fiscal pour l entreprise comme pour le b n ficiaire ? Quelles sont les formalit s suivre ? Comment viter un litige avec l administration fiscale ? Pr cisons d embl e qu il est tout fait possible d indemniser la personne concern e sur base des frais r els encourus, mais il faut alors que celle-ci obtienne une pi ce justificative suffisamment document e, ce qui pose de nombreux probl mes dans certains cas (commerces ne d livrant pas de re u, parkings, appels t l phoniques, voyages en train/tram/bus, boissons & nourritures vendues par le biais d appareils automatiques, ) FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 2 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s L administration fiscale accepte donc le versement d indemnit s forfaitaires, dans un cadre strict, que nous d velopperons ci-apr s.

3 Bien entendu, celles-ci ne doivent pas faire double emploi avec la prise en charge directement par la soci t (nous pensons ici l utilisation d une carte de cr dit au nom de la soci t , le remboursement des notes de restaurant, des frais d h tel, ) B) Voiture personnelle utilis e pour des d placements professionnels : Les travailleurs du secteur priv , qui utilisent leur v hicule personnel, peuvent tre indemnis s sur la base utilis e par les membres de la fonction publique f d rale, pour un maximum de kilom tres/an. Au-del , il convient de calculer le co t de revient r el par km du v hicule utilis .par le travailleur. Les entreprises peuvent rembourser des sommes plus lev es que celles pratiqu es par les services publics, condition qu elles apportent la preuve que les frais r els ont t s calcul s sur base d une norme s rieuse (il faut galement calculer le prix de revient au km).

4 Le montant de cette indemnit , pour la p riode allant du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019 est fix 0,3573 par kilom tre. Il tait de pour la p riode du 01/07/2017 au 30/06/2018. La personne indemnis e veillera d tailler dans un document crit, le lieu visit et les kilom tres parcourus pour chaque d placement. A noter : les d placements entre le domicile et le lieu de travail ne sont jamais consid r s comme des d placements professionnels qui peuvent tre indemnis s comme ci-avant. Pour les salari s, l intervention de l employeur pour ces trajets n entre pas dans cette notion. Il s agit d une intervention sur base du prix d un abonnement des transports publics. Cette somme est en principe taxable. Les contribuables qui n optent pas pour leur frais r els lorsqu ils remplissent leur d claration fiscale peuvent exon rer 380 euros (limit la somme obtenue si inf rieure) ou toute l indemnit si ils utilisent les transports en commun.

5 R gle des 40 jours : l administration consid re que le travailleur qui est amen se d placer vers diff rentes destinations autre que le si ge de son entreprise (filiales, clients,..) et qui y est pr sent au moins 40 jours sur l ann e (sans que ces jours se suivent n cessairement) effectue un d placement domicile/lieu de travail, non indemnisable selon les montants repris ci-avant. Dans ce cas, Il lui est bien entendu possible, pour le calcul de son imp t personnel, de revendiquer les frais professionnels r els d s lors que ceux-ci sont plus lev s que les charges professionnelles forfaitaires (voir notre article Imp t des personnes physiques dans la partie FISCO+ de notre site). C) Voyages de service en Belgique : Les indemnit s forfaitaires allou es par l'employeur en remboursement de frais de s jour expos s par un travailleur l'occasion de ses d placements professionnels en Belgique ne sont pas imposables si leur montant est tabli en tenant compte du nombre de d placements effectifs et si leur montant ne d passe pas le montant des indemnit s analogues que l'Etat alloue ses fonctionnaires.

6 FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 3 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s Info importante : le f d ral a revu le syst me de calcul des indemnit s pour ses fonctionnaires cela pourrait impacter br ve ch ance le syst me des indemnit s journali res (d placements en Belgique). Tableau des indemnit s partir du 1er janvier 2013 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 3,82 19,22 Tableau des indemnit s partir du 1er juillet 2016 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 19,60 44,65 23,50 Tableau des indemnit s partir du 1er juillet 2017 : D placement par journ e calendrier Suppl ment pour la nuit (1) Plus de 5 heures moins de 8 heures 8 heures et plus Logement aux frais du membre du personnel (2) Logement gratuit (3) Montant index 3,98 19,99 45,54 23,97 A noter.

7 Les d placements de plus de 5 heures et de moins de 8 heures couvrant la p riode entre midi et 14 heures donnent lieu l'octroi de l'indemnit pr vue pour les d placements de 8 heures au moins. (1) Les frais de logement repr sentent les remboursements des frais de repas du soir, de logement proprement dit et de petit d jeuner. (2) le logement non rembours par l'employeur. (3) Lorsque le travailleur loge dans la famille, chez des amis, des connaissances, des coll gues, pour lequel aucun paiement n'est demand . Il ne s'agit donc pas d'une nuit pass e l'h tel et enti rement rembours e par l'employeur. L indemnit n est pas cumulable avec l octroi de titres-repas. Dans ce cas, l indemnit obtenue devra tre diminu e concurrence de l intervention patronale dans le titre-repas octroy pour le jour concern . Comme pr cis en pr ambule, pas question de faire double emploi avec des frais directement pris en charge par l entreprise.

8 La r gle des 40 jours (voir le point B en infra) s applique galement depuis une pr cision r cente du Ministre. (r ponse une question parlementaire n 290 de Mr Tommelein du 09 f vrier 2009) FILO-FISC indemnit s frais de s jour, d placement page 4 de 9 Indemnit s pour frais de s jour et d placement octroy es aux dirigeants/salari s D) Voyages de service l tranger : Comme pour les d placements en Belgique, il est possible de verser des indemnit s forfaitaires journali res de s jour (appel es parfois Per diem ) au membre du personnel qui doit se rendre l tranger. Elles sont calqu es sur celles attribu es aux fonctionnaires relevant de l'Administration centrale du SPF Affaires trang res, Commerce ext rieur et Coop ration au D veloppement. Le montant qui peut tre octroy varie suivant le pays visit . Il existe des r gles qui pr cisent le mode de calcul. Jusqu' la circulaire du 10/10/2013 (lien en annexe), la dur e des voyages concern s ne pouvait exc der 30 jours (circulaire du 11/05/2006), pass ce d lai, seuls les frais r els, sur base de pi ces justificatives, taient accept s sur l ensemble du voyage et pas seulement sur les jours qui exc daient la limite, (Le nombre de jours de voyages l tranger par an n tait pas, lui, limit , la limite de 30 jours ne visait que la dur e d un seul s jour).

9 La nouvelle circulaire admet maintenant une dur e sup rieure 30 jours par voyage, mais pr cise toutefois que : - l attribution ou le paiement de ces indemnit s forfaitaires pour une m me mission est limit un maximum de 24 mois; - l attribution ou le paiement cesse en cas d tablissement d finitif l tranger du travailleur ou du dirigeant d entreprise concern . Il existe deux cat gories dans la liste publi e : (liens en fin d article) La cat gorie 1 peut s appliquer aux s jours de courte dur e (30 jours maximum), La cat gorie 2 aux autres s jours (entre 1 et 24 mois) : Le Moniteur belge du 15/09/2017a publi une nouvelle liste des indemnit s : ces montants sont en vigueur au Des modifications sont intervenues par pays . Cette liste a encore t revue (publication au Moniteur du 22/11/2017) Que couvrent ces indemnit s ? Elles couvrent : les frais de repas et les menues d penses (transport sur place dans le pays de destination train / tram/ bus / taxi, boissons, en-cas, pourboires, communications t l phoniques) Elles ne couvrent pas : les nuit es l h tel, les frais de d placement de la Belgique vers le pays de destination.

10 Ces frais seront donc pris en charge directement par la soci t ou rembours s int gralement au travailleur. Lorsque les frais de logement sont rembours s ou pris en charge par l'employeur ou la soci t et qu'ils comprennent galement certains repas ou certaines menues d penses, les montants qui peuvent tre pris en consid ration comme des frais propres l'employeur - ou la soci t - non imposables, doivent, selon le cas, tre diminu s de : 15 % de l'indemnit forfaitaire journali re pour le petit d jeuner (attention si d j repris dans la note de l h tel); 35 % de l'indemnit forfaitaire journali re pour le repas de midi; 45 % de l'indemnit forfaitaire journali re pour le repas du soir; 5 % de l'indemnit forfaitaire journali re pour les menues d penses. Comme pr cis , le montant de l indemnit est fonction du pays de destination. Les montants sont r guli rement index s Vous trouverez en annexe les derniers montants tels qu actualis s par la derni re publication au Moniteur.


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