Instructivo Registro de Proveedores en SICOP P-PS-123-02 …

1 1 Instructivo Registro de Proveedores en SICOP P-PS-123-02 -2016 Actualizado en agosto 2018 2 Contenido Registro DE Proveedores EN SICOP .. 3 1. Registro DEL PROVEEDOR JUR DICO O F SICO .. 3 2. COMPLETAR FORMULARIO DE Registro DE Proveedores .. 8 3. Registro /SUSTITUCI N DE CERTIFICADO USUARIOS PROVEEDOR.. 19 3 Registro DE Proveedores EN SICOP Los Proveedores para participar en los procesos de compra de bienes y servicios a trav s del Sistema Integrado de Compras P blicas SICOP deben formar parte del Registro de Proveedores . Para registrarse en el mismo deben seguir el siguiente procedimiento. Consideraciones iniciales: Es importante considerar que hay dos tipos de Proveedores a registrar: Personas f sicas Personas jur dicas Tanto la persona f sica como jur dica deber realizar el Registro en SICOP completando los siguientes pasos de forma secuencial: 1.

2 Registro del proveedor en el Sistema Electr nico de Reconocimiento SER: antes de registrarse en SICOP los Proveedores deber n realizar un Registro en el sistema SER, el cual es un sistema paralelo a SICOP , para esto se deben seguir los pasos descritos en el Instructivo P-PS-124-02-2016 Instructivo de Registro de Usuario Proveedor en SER . 2. Registro del proveedor (sea f sica o jur dica) en SICOP : seguir los pasos descritos en el presente Instructivo . 3. Registro del Certificado de cada usuario que utilizar el sistema en SICOP : seguir los pasos descritos en el presente Instructivo , cap tulo 2. 1. Registro DEL PROVEEDOR JUR DICO O F SICO Registrarse en SICOP como persona jur dica o f sica es muy similar, reduciendo requisitos para la persona f sica.

3 En ambos casos deber n ingresar el n mero de c dula, la cual se validar en SER, en caso de personas jur dicas SICOP hace validaci n con el sistema SICERE (estado de morosidad con la ) y con el Registro Nacional de la Propiedad. Seguidamente deben de continuar con el Registro de la informaci n del formulario electr nico para cada uno. Para iniciar con el Registro de Proveedores en SICOP se deben seguir los pasos que se describen a continuaci n: Ingresar a la p gina principal de SICOP ( ) y oprimir la opci n Registro de Usuarios . 4 Oprimir la opci n de Usuario Proveedor Se muestran las siguientes opciones de Usuario de Proveedor para poder realizar el Registro seg n sea el caso: 1.

4 Persona Jur dica 5 a. Nacional: Toda empresa registrada ante el Registro Nacional de la Propiedad. b. Extranjera: Son empresas que tienen domicilio f sico en otro pa s, pero con un representante legal en Costa Rica. 2. Persona F sica a. Nacional: Toda persona f sica con c dula de identidad costarricense que venda bienes y/o servicios. b. Residente Extranjero con DIMEX: Toda persona f sica no costarricense que posea residencia e identificaci n DIMEX que venda sus bienes y/o servicios. Se debe elegir el tipo de persona correspondiente, seg n el Registro que se desea realizar 6 El sistema le solicitar el n mero de c dula f sica o el n mero de c dula jur dica seg n sea el caso y se oprime el bot n Validar.

5 Seguidamente el sistema mostrar un resultado en la siguiente secci n [Resultado de validaci n] donde de ser positivo la persona que est realizando el Registro deber elegir el tipo de c dula e ingresar el n mero de c dula de identidad (con un cero al inicio y sin guiones). Adem s, deber conectar la firma digital y oprimir el bot n Actualizar . 7 Una vez que se oprime el bot n Actualizar se solicita realizar el proceso de autenticaci n con la firma digital. Siempre deber elegir la opci n Tarjeta e ingresar la contrase a personal (pin de la firma digital) y oprimir el bot n Validar . Una vez realizada la autenticaci n el sistema muestra la siguiente ventana, en la cual se oprime el bot n de Confirmar.

6 Esto quiere decir que las validaciones fueron correctas, de lo contrario si usted no es el representante legal de la empresa, para los casos de personas jur dicas, no podr continuar o para cualquier usuario que no se encuentre registrado en SER tampoco podr continuar. 8 Si la validaci n con la CCSS no es correcta, ya sea por morosidad o no estar inscrito, podr continuar siempre con el Registro , sin embargo, la aprobaci n no ser autom tica, sino que los administradores del sistema SICOP en forma manual deber n revisarlo y darle el visto bueno. Para ello debe comunicarse con el Call Center (1311 opci n 10; 800-00 SICOP o ) y solicitar la aprobaci n del Registro .

7 2. COMPLETAR FORMULARIO DE Registro DE Proveedores Continuando con el Registro del proveedor se debe completar los campos del formulario de Registro seg n la informaci n que se solicita. Esta informaci n podr ser modificada, una vez completo el Registro en caso de necesitar actualizar o cambiar alg n dato. 9 Si es un proveedor f sico la informaci n requerida en el formulario es menor y ciertos campos ser n desactivados. Nota: Importante recordar que los campos con un asterisco de color rojo (*) son espacios obligatorios para que el Registro se pueda completar y guardar la informaci n proporcionada. Inicio de formulario proveedor jur dico Inicio de formulario proveedor f sico 10 De esta manera se completar n los campos en cada secci n donde se requiera y de la forma que considere correcto.

8 Solo en caso de que la validaci n con la CCSS no sea correcta y deba continuar completando el Registro del proveedor, al inicio del formulario y como primer campo a completar se mostrar N mero de Documento donde solamente deber completar el n mero de identificaci n de su persona f sica o jur dica para efectos de control interno. A continuaci n, una breve descripci n de lo que debe revisar en las siguientes secciones, si le corresponde completarlas: La cuenta cliente que debe registrarse es una cuenta en colones o d lares y a nombre de la empresa o persona que se est registrando. En caso de que no aparezca este campo, es porque est completando el formulario sin la validaci n de la CCSS, por lo 11 tanto, el Registro de la cuenta cliente deber ser posterior a la confirmaci n de su Registro aprobado.

9 Notas importantes relacionadas a la cuenta cliente: La cuenta cliente se requiere domiciliar para hacer pagos de timbres de las ofertas y garant as de participaci n o cumplimiento en efectivo por medio del sistema. El Sistema SICOP en este proceso de domiciliaci n act a como un intermediario, siendo total competencia del banco emisor de la cuenta cliente el autorizar o no la domiciliaci n. La comisi n por domiciliaci n de una cuenta cliente, es un cobro autom tico realizado directamente por SINPE. En la secci n [Informaci n del Representante legal] deber incluir el n mero de c dula del mismo, registrado en SER y oprimir el bot n Verificaci n . Si el resultado es positivo podr continuar. Esto no aplica para personas f sicas.

10 12 Una vez que se oprime el bot n de Confirmar , el sistema importar el nombre que se encuentra registrado en SER, debe completar los otros campos: Tipo de Poder, N mero de celular, Correo electr nico y Limite de Monto (Unidad ). Cuando se completa la informaci n requerida oprimir el bot n Agregar . En la secci n [Informaci n de Planta] completar los espacios de acuerdo a lo solicitado y oprimir el bot n Agregar . Los datos se muestran de la siguiente manera. Si no tiene Planta u oficinas no se debe ingresar la informaci n queda en blanco. 13 Se deber relacionar o incluir a nivel general al menos un c digo de clasificaci n del cat logo de bienes y servicios de SICOP , sobre aquellos productos que son objeto de su comercio o negocio.