INTA: Hacia la Gestión por Procesos con PECTRA …

1 1 INTA: Hacia la Gesti n por Procesos con PECTRA BPM Savia Resumen Pa s: Argentina Industria: Agropecuaria Perfil de la Organizaci n El INTA ( ) es un organismo dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganader a y Pesca de la Naci n, cuya funci n es el desarrollo de acciones de investigaci n e innovaci n tecnol gica para mejorar la competitividad y el desarrollo rural sustentable del pa s. Situaci n El proyecto de modernizaci n de la gesti n administrativa comprend a la implementaci n de un BPM paralelamente a la modificaci n de normativas internas y de la estructura con el fin de reducir la complejidad de los Procesos , manteniendo la seguridad jur dica y mejorando el sistema de informaci n. Soluci n El proyecto consiste en un Sistema Integrado de Gesti n, como soluci n de integraci n de Procesos y sistemas para la administraci n de tr mites internos, a trav s de la implementaci n de PECTRA BPM Savia.

2 Beneficios Reducci n de tiempos de tr mites de semanas horas o minutos. Reducci n de costos en tiempos de gesti n y uso de papeler a. Incremento en la productividad: Reubicaci n del personal Hacia tareas core de la organizaci n. Transparencia de gesti n y acceso a la informaci n. Claros objetivos Hacia la informatizaci n de la gesti n por Procesos llevaron al alineamiento de la estructura organizacional y a la creaci n de herramientas espec ficas que est n dando sus frutos. Estamos logrando sistematizar el trabajo y enfocarnos en una gesti n con calidad a largo plazo. PECTRA contribuye con el Sistema de Gesti n Integrado y nos provee los cimientos para posicionar los perfiles de una compleja estructura institucional vinculando mediante Procesos los diversos sistemas inform ticos de las unidades.

3 Ra l Kremer Gerente de Procesos y Calidad (INTA) El Instituto Nacional de Tecnolog a Agropecuaria optimiz su gesti n administrativa a trav s de la implementaci n de PECTRA BPM Savia para la automatizaci n de sus Procesos y la integraci n de sus sistemas de gesti n. 2 El coraz n del INTA son los proyectos. Alrededor de los proyectos se mueve la organizaci n. Cualquier actividad tiene impacto directo o indirecto en la gesti n de informaci n para el productor Juan Manuel Fernandez Arocena, DNA de Sistemas de Informaci n, Comunicaci n y Calidad (INTA) Contexto El Instituto Nacional de Tecnolog a Agropecuaria (INTA) es un organismo dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganader a, Pesca la Naci n. Sus principales funciones son generar, adaptar y transferir tecnolog as, conocimientos y Procesos de aprendizaje para el mbito agroindustrial, forestal y agropecuario.

4 El INTA genera informaci n y tecnolog as aplicadas a Procesos y productos, que luego son trasladadas a los productores. Con el objetivo de optimizar la gesti n institucional, se desarroll en el marco de la gesti n de Procesos y Calidad el proyecto de Modernizaci n de la gesti n administrativa que comprend a la implementaci n de un BPM paralelamente a la modificaci n de normativas internas y de la estructura con el fin de reducir la complejidad de los Procesos , manteniendo la seguridad jur dica y mejorando el sistema de informaci n. El coraz n del INTA son los proyectos. Alrededor de los proyectos se mueve la organizaci n. Cualquier actividad tiene impacto directo o indirecto en la gesti n de informaci n para el productor - afirma Juan Manuel Fernandez Arocena Director Nacional Asistente de Sistemas de Informaci n, Comunicaci n y Calidad (DNA SICyC -INTA).

5 Situaci n El INTA cuenta con m s de 9000 empleados y tiene presencia en las cinco ecorregiones de la Argentina (Noroeste, Noreste, Cuyo, Pampeana y Patagonia), a trav s de una estructura que comprende: una sede central, 15 centros regionales, 5 centros de investigaci n, 50 estaciones experimentales, 16 institutos y m s de 300 unidades de extensi n. Desde el rea de Procesos y Calidad, cuyo objetivo era modernizar la gesti n institucional, se detectaron serias dificultades en cuestiones de generaci n de informaci n derivados de la complejidad de la estructura organizacional. No se contaba con una infraestructura de red en los diversos puntos operativos del pa s, las gestiones de las distintas unidades estaban descoordinadas operando como departamentos estancos y los Procesos sol an derivar en una gesti n burocr tica y engorrosa.

6 Previo a la implementaci n de PECTRA BPM Savia, las actividades se realizaban de forma manual y mediante documentos escritos, lo que redundaba en costos indirectos de seguimiento, validaci n y env o de la informaci n. Era muy complejo obtener visibilidad del status de un tr mite. Las gestiones o tr mites internos implicaban un extenso proceso de autorizaci n. Generalmente cada uno de estos tr mites era cargado en sistemas aislados y gestionado en papel, atravesando distintas instancias de aprobaci n en diversas oficinas en el pa s, demorando semanas en ser resueltos independientemente de la complejidad del mismo. Estas solicitudes sol an generar un enorme tr fico de e-mails y llamados de seguimiento. Exist an numerosos puestos administrativos por cada unidad abocados a estas gestiones, asistiendo a los autorizadores en la revisi n de la documentaci n.

7 Era necesario entonces contar con una herramienta que integre las aplicaciones y las bases de datos de los sistemas, y les permita desarrollar un sistema de gesti n integrado que involucre todas las actividades y sistemas, tanto los administrativos como los de proyectos. Grupo Prominente., empresa de servicios y soluciones de IT, es especialista en Automatizaci n de Procesos , con m s de 30 a os de experiencia en el mercado, y presencia en LATAM a trav s de su red de partners. 3 La misi n y prop sito era lograr que se trabaje bajo un sistema de normas que no implique una carga de trabajo innecesaria. La idea era que la gente pueda naturalizar la tecnolog a en el desempe o de sus actividades. Eso buscaba en PECTRA . Juan Manuel Fernandez Arocena, DNA de Sistemas de Informaci n, Comunicaci n y Calidad (INTA) Soluci n El objetivo general era naturalizar el relevamiento de informaci n, dibujar el mapa de creaci n de informaci n para cambiar la realidad del sujeto rural explica Juan Manuel Fernandez Arocena DNA SICyC (INTA) - La misi n y prop sito era lograr que se trabaje bajo un sistema de normas que no implique una carga de trabajo innecesaria.

8 Como estaban planteadas ciertas normas administrativas s lo lograban burocratizar. La idea era que la gente pueda naturalizar la tecnolog a en el desempe o de sus actividades. Eso buscaba en PECTRA . El proyecto permitir a integrar y digitalizar la informaci n proveniente de m ltiples aplicaciones y procedimientos manuales. Para lograrlo fue necesario abordar la complejidad estructural, realizar una profunda reingenier a de los Procesos , automatizaci n de las tareas, y contar con una herramienta que integre los sistemas y aplicaciones. Se realiz la implementaci n de PECTRA BPM Savia con el objetivo de reducir los tiempos y costos originados por el tr fico de mails y llamados en instancias de aprobaci n y por la burocracia caracter stica de los Procesos administrativos.

9 Inicialmente se conform un equipo interdisciplinario compuesto por profesionales de diversas reas: Procesos y Calidad, Direcci n General de Administraci n, RRHH y Sistemas (TI). El primer paso fue elaborar un listado de Procesos automatizables a relevar y la fijaci n de objetivos a corto y largo plazo. Se dio de alta a m s de 9000 usuarios al sistema, ya que todos los empleados tienen acceso al mismo, y se definieron rangos o niveles de perfiles del sistema para los Procesos . La arquitectura SOA de PECTRA BPM permite que el ingreso de las solicitudes se realice desde distintos puntos de acceso, ya sea desde el portal de SharePoint y la intranet corporativa, en una secci n dedicada a los tr mites administrativos. El grupo interdisciplinario encargado del proyecto necesit generar gran cantidad de instructivos, utilizando para esto recursos como videos de capacitaci n y manuales on line, dada la complejidad y volumen de la estructura que el organismo necesita para funcionar.

10 Asimismo, puesto que la arquitectura de PECTRA BPM Savia permite interactuar con los Procesos desde dispositivos m viles, los especialistas desarrollaron aplicaciones para que los usuarios puedan participar de los Procesos sin necesidad de ingresar al portal, ya que a partir de las alertas configuradas es posible realizar aprobaciones y otras gestiones por celular. Tambi n fue posible desarrollar un generador de formularios acorde a las necesidades y a la estructura de Procesos de la organizaci n a partir de la posibilidad de integraci n del producto. En la etapa de dise o ya se logr mejorar los Procesos puesto que se detectaron y eliminaron actividades que no agregaban valor y gracias a la automatizaci n se simplific la participaci n de usuarios y en algunos casos reas completas, que interven an innecesariamente en los Procesos , en algunos casos s lo con fines estrictamente informativos (para obtener datos que cargaban posteriormente en sus registros).