JABATAN AKAUNTAN NEGARA MANUAL PROSEDUR KERJA …

1 MANUAL PROSEDUR KERJA 1 GFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MODUL LMS External Loan (LMS EL) KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017 KERAJAAN MALAYSIA LAMPIRAN KEPADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS LAMPIRAN KEPADA MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM) SENARAI ISI KANDUNGAN BIL. TAJUK DOKUMEN LAMPIRAN 1. BORANG PERGERAKAN DOKUMEN iGFMAS - PENYEDIAAN DOKUMEN ARAHAN PEMBAYARAN A 2. BORANG PERGERAKAN DOKUMEN iGFMAS - PENYEDIAAN WARAN PERJALANAN UDARA (WPUA) B 3.

2 BORANG PERGERAKAN DOKUMEN iGFMAS - PENYEDIAAN DOKUMEN PESANAN KERAJAAN C 4. BORANG PERGERAKAN DOKUMEN iGFMAS - PENYEDIAAN NOTA PENERIMAAN PESANAN (GRN) D 5. LAMPIRAN - SENARAI BUTIRAN YANG DIHANTAR KE SISTEM INVENTORI LUAR E 6. GARIS PANDUAN PENUTUPAN AKHIR TAHUN iGFMAS (MODUL MM) F 7. BORANG TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG G 8. SIJIL AP58(a) H 9. BORANG PERMOHONAN PEWUJUDAN PTJ INVENTORI I 10. BORANG PERMOHONAN CAPAIAN PENGGUNA DAN HAD KUASA PUSAT TANGGUNGJAWAB J LAMPIRAN A:MATERIAL MANAGEMENT (MM) - ARAHAN PEMBAYARAN:..(Sila nyatakan sub modul yang berkenaan)Penyediaan dokumen Arahan Pembayaran.

3 Tandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitanTandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitan10 Jadual Kadar28 Waran Udara yang telah diperakui11 Jaminan Bank29 Dokumen lain yang 6613 Kelulusan daripada agensi pusat/ Kementerian Kewangan14 Keputusan Lembaga Tender/Sebut Harga15 Nota Debit16 Nota Kredit17 Nota Terimaan / Nota Penghantaran18 Perakuan Pelarasan Jumlah Harga KontrakMaklumat - pegawai Perakuan 1 dan Perakuan 2 hendaklah dilakukakan oleh pegawai yang 1 Perakuan 2 ModulSub ModulSenarai Semak

4 TindakanNombor Rujukan DokumenPERGERAKAN DOKUMEN iGFMASP esanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (PO)Inden Kerajaan ( KERJA ) (WO)Waran Perjalanan Udara Bukan Pukal (WPUA)Tanggungan Kontrak Kerajaan KERJA (CW)Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (CO)1 PROSEDUR kewangan semasa telah dipatuhi19 Perjanjian Pemfaktoran / Ikatan Penyerahan Hak2 Akaun dipertanggungkan diakui sah20 Pesanan Tempatan yang telah diperakui3 Bayaran kepada Commerce Dot Com21 Sijil AP 58(a)4 Bon Pelaksanaan / Wang Jaminan Pelaksanaan22 Sijil Membaiki Kecacatan5 Butiran akaun bank yang sah23 Sijil Pendaftaran dengan Kem.

5 Kewangan6 Dokumen kontrak / Perjanjian yang sah24 Sijil Perlanjutan Tempoh7 Permohonan Inden Kerajaan25 Sijil Siap Kerja8 Insuran26 Surat Setuju Terima (SST)9 Invois yang telah diperakui27 Surat TawaranLAMPIRAN B:MATERIAL MANAGEMENT (MM) - WPUA:..(Sila nyatakan sub modul yang berkenaan)Penyediaan Waran Perjalanan Udara (WPUA):Tandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitanWaran Udara PukalWaran Udara Bukan PukalTandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitan1 PROSEDUR kewangan semasa telah dipatuhi2 Akaun dipertanggungkan diakui sah3 Nama Agensi - Penumpang - Kelayakan penumpang - Destinasi Perjalanan - Tarikh/Masa4 Sijil Pendaftaran dengan Kem.

6 Kewangan5 Surat kelulusan perjalanan6 Dokumen lain yang - pegawai Penyedia dan Pelulus hendaklah dilakukakan oleh pegawai yang Rujukan DokumenModulSub ModulSenarai Semak PERGERAKAN DOKUMEN iGFMASLAMPIRAN C:MATERIAL MANAGEMENT (MM) - PESANAN KERAJAAN:..(Sila nyatakan sub modul yang berkenaan)Penyediaan dokumen Pesanan Kerajaan:Tandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitanTandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitan1 PROSEDUR kewangan semasa telah dipatuhi2 Akaun dipertanggungkan diakui sah - Kod Pejabat Perakaunan - Kod Urusniga3 Bon Pelaksanaan / Wang Jaminan Pelaksanaan4 Dokumen kontrak / Perjanjian yang sah10 Keputusan Lembaga Tender/Sebut Harga11 Kod JABATAN , PTJ membayar/memohon12 Nota Debit13 Nota Kredit14 Permohonan daripada bahagian /unit15 Sebut Harga Pembekal16 Sijil AP 58(a)17 Sijil Pendaftaran dengan agensi pusat/ Kem.

7 Kewangan/ PPK18 Surat Setuju Terima (SST)19 Dokumen lain yang - pegawai Penyedia dan Pelulus hendaklah dilakukakan oleh pegawai yang Rujukan DokumenKuiriTindakanPenyediaPelulusSenar ai Semak ModulSub ModulTarikhPERGERAKAN DOKUMEN iGFMASB ekalan dan Perkhidmatan (PO)Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (CO)Inden Kerajaan ( KERJA ) (WO)Tanggungan Kontrak Kerajaan KERJA (CW)5 Permohonan Inden Kerajaan6 Insuran7 Jadual Kadar8 Kelulusan daripada agensi pusat/ Kementerian Kewangan9 Kelulusan pegawai PengawalLAMPIRAN D:MATERIAL MANAGEMENT (MM) - GRN.

8 (Sila nyatakan sub modul yang berkenaan)Penyediaan Nota Penerimaan Pesanan (GRN):Tandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitanPesanan Kerajaan (PO)Tanggungan Kontrak Kerajaan (CO)Tandakan ( ) pada kotak bagi dokumen yang berkaitan1 PROSEDUR kewangan semasa telah dipatuhi2 Nota Terimaan / Nota Penghantaran3 Pesanan Tempatan yang telah diperakui4 Dokumen lain yang - pegawai Perakuan 1 dan Perakuan 2 hendaklah dilakukakan oleh pegawai yang 1 Perakuan 2 TindakanTarikhNombor Rujukan DokumenModulSub ModulSenarai Semak PERGERAKAN DOKUMEN iGFMASLAMPIRAN E LAMPIRAN - SENARAI BUTIRAN YANG DIHANTAR KE SISTEM

9 INVENTORI LUAR MEDAN PERIHAL ACTION CODE Akan menunjukkan ia adalah GRN created atau GRN yang dibatalkan. FRN POSTING DATE Tarikh Post GRN ACTUAL RECEIVED DATE Tarikh sebenar terima RECEIVING OFFICER NAME Nama Peraku I RECEIVING OFFICER DESIGNATION Jawatan Peraku I FRN ACKNOWLEDGEMENT DATE Tarikh Peraku I APPROVER NAME Nama Peraku II APPROVER DESIGNATION Jawatan Peraku II FRN APPROVAL DATE Tarikh Peraku II PO/CO NUMBER No. Pesanan Kerajaan/ Tanggungan Kontrak Kerajaan SAP PO/CO NUMBER No. Dokumen SAP bagi PO/CO FULLFILLMENT RECEIVING NOTE/GRN No.

10 Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan eP DO NUMBER No. Nota Penghantaran eP SUPPLIER DO NUMBER No. Nota Penghantaran Pembekal SUPPLIER DO DATE Tarikh Nota Penghantaran Pembekal KUMPULAN PTJ PEMBAYAR Kod Kumpulan PTJ Pembayar PTJ PEMBAYAR Kod PTJ Pembayar RECORD NUMBER Bilangan cajline FRN/GRN LINE ITEM Baris ke berapa dalam dokumen NPB PO LINE ITEM Baris ke berapa dalam dokumen PO/CO KOD KUMPULAN PTJ DIPERTANGGUNG Kod Kumpulan PTJ Dipertanggung PTJ DIPERTANGGUNG Kod PTJ Dipertanggung VOT Maklumat Vot DANA Maklumat Dana PROGRAM / AKTIVITI Maklumat Program/Aktiviti VOT/PROJECT/ SETIA/SUBSETIA/CP Maklumat Projek/ Setia/Subsetia/CP GL ACCOUNTS Kod