Kennzahlen im QM-System - tuev-media.de

1 Holger Matschulat Kennzahlen im QM-System - Leseprobe -ISBN 978-3-8249-1489-0 by T V Media GmbH, T V Rheinland Group, 2011 Gesamtherstellung: T V Media GmbH, K T V, TUEV und TUV sind eingetragene Marken der T V Rheinland Nutzung und Verwendung bedarf der vorherigen Zustimmung durch das : T V Media GmbH, K ln 2011 Die Inhalte dieses Werks wurden von Autor und Verlag nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitetund zusammengestellt. Eine rechtliche Gew hr f r die Richtigkeit der einzelnen Angaben kann jedochnicht bernommen werden. Gleiches gilt auch f r Websites, auf die ber Hyperlinks verwiesen wird. Eswird betont, dass wir keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Formulierungen der verlinkten Seiten habenund auch keine Verantwortung f r sie bernehmen. Grunds tzlich gelten die Wortlaute der Gesetzestexteund Richtlinien sowie die einschl gige , MSP , M_o_R , ITIL , P3O , P3M3 sind eingetragene Marken des Of-fice of Government Commerce (OGC), UK; COBIT ist eine eingetragene Marke der Infor-mation Systems Audit and Control Association (ISACA ); Automotive SPICE ist eine eingetragene Marke des Verband der Automobilindustrie (VDA); MISRA und MISRA C sind eingetragene Marken der MIRA Information der Deutschen NationalbibliothekDie Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen bibliografische Daten sind im Internet ber im QM-System T V Media GmbHSeite 1 Kennzahlen im QM-System vonHolger MatschulatWir versetzen Sie in die Lage, die Anforderungen der aktu-ellen DIN EN ISO 9001:2008 in Bezug auf Kennzahlen zuerkennen und umzusetzen.

2 Dar ber hinaus erhalten Sien tzliche Hinweise, um einerseits Ihre Gesch ftsf hrungvon der Notwendigkeit von Kennzahlen und andererseits ei-nen Auditor von der Angemessenheit und Wirksamkeit Ih-res Kennzahlensystems berzeugen zu k Rahmen des Qualit tsmanagements ist es Aufgabe desQualit tsbeauftragten, aktiv bei der Entwicklung, dem Ein-satz und der Verfeinerung einer Methode zur berwachungund Messung der Wirksamkeit des QM-Systems und derProzesse mitzuwirken. In der DIN EN ISO 9001:2008, Ab-schnitt , hei t es hierzu: Die Organisation muss ge-eignete Methoden zur berwachung und, falls zutreffend,Messung der Prozesse des Qualit tsmanagementsystemsanwenden. Wie diese Methoden auszusehen haben, dar -ber macht die Norm keine konkreten Angaben. An einigenStellen der Norm wird jedoch deutlich, was gemeint ist: Die Organisation muss geeignete Daten ermitteln, erfassenund analysieren, um die Eignung und Wirksamkeit des QM-Systems darzulegen und zu beurteilen.

3 ( Datenanaly-se). Um diese Forderungen erf llen zu k nnen, st tzen sich vie-le der in der Praxis eingesetzten Methoden auf Kennzahlenbzw. Kennzahlensysteme. Welche und wie viele Kennzah-len es sein sollen, richtet sich in erster Linie nach den je-weiligen Gegebenheiten des Unternehmens. ZielsetzungProblem-beschreibung- Leseprobe - Kennzahlen im QM-SystemSeite 2 T V Media GmbHDie Norm ist diesbez glich so zu interpretieren, dass Kenn-zahlen einen objektiven Nachweis dar ber liefern sollen,dass Ihr system in angemessener und geeigneter Weise,mit den erforderlichen (notwendigen)und wirksamenMethoden, zur Sicherstellung der geplanten Ergebnisse l sst einen relativ gro en Auslegungsspielraum, insbe-sondere in Bezug auf die Angemessenheit und die Eignungder Kennzahlen f r den jeweiligen Anwendungsfall. Hier informieren wir Sie ber die Arten von Kennzahlenund die Vorgehensweise zur Festlegung von Kennzahlenund liefern Ihnen zahlreiche Beispiele f r Kennzahlen inden Handlungsfeldern Gesch ftsergebnisse, Finanzen, Mittel, Lieferanten- und Kunden, Mitarbeiter und Prozesse DIN EN ISO 9001:2008 QM-Dokumentation Ihrer Organisation1 Kennzahlen und KennzahlensystemeDer folgende Abschnitt befasst sich mit Unternehmenszah-len, mit denen eine Bewertung von Ver nderungen und Ver-besserungen aller wesentlichen betrieblichen Gesch fts -prozesse und deren Beteiligten ber einen l ngeren Zeit-raum erm glicht allgemein lassen sich folgende Vorteile bei der Ver-wendung von Kennzahlen nennen.

4 Arbeitsmittelf r die Pro-bleml sungL sung/L sungswegVorteile vonKennzahlen- Leseprobe - keine Vermutungen, Orientierung an Fakten, Erkennen von Trends, Auswirkungen von Ma nahmen bez glich des Prozessesdeutlicher erkennbar, rasche Reaktionsm glichkeit und potenzielles Benchmarking mit r die Gestaltung eines betrieblichen Kennzahlensystemsist der Gesamtzusammenhang im Unternehmen ma ge-bend. Um dies zu gew hrleisten, muss ein Kennzahlensys -tem folgende allgemeine Anforderungen erf llen:1. Ber cksichtigung verschiedener Handlungsfelder2. Verbindung zu Vision, Erfolgsfaktoren und Strategien3. Konzentration auf wenige Kennzahlen4. Durchg ngigkeit des KennzahlensystemsKennzahlen lassen sich aus dem Zahlenmaterial folgenderUnternehmensbereiche gewinnen: Rechnungswesen, Controlling, Finanzressort, Personalbereich, Produktion, Materialwirtschaft und Marketing und Ber cksichtigung verschiedener HandlungsfelderEin betriebliches Kennzahlensystem hat die Aufgabe, ver-schiedene Handlungsfelder der Organisation transparent zumachen.

5 Handlungsfelder, zu denen Kennzahlen geschaffenwerden sollten, sind z. ein Kenn-zahlensystem T V Media GmbHSeite 3 Kennzahlen im QM-System - Leseprobe - Gesch ftsergebnisse, Finanzen und Mittel, Lieferanten und Kunden, Mitarbeiter und Prozesse Kennzahlen sollen in erster Linie den Gesamterfolg einer Or-ganisation widerspiegeln. So sollten nicht nur die Bilanz- Kennzahlen bei der Auswertung von Jahresabschl ssenBer cksichtigung finden, sondern auch andere Faktoren, et-wa die Effektivit t einzelner Funktionen oder Abl ufe, soll-ten mit Hilfe von Kennzahlen messbar gemacht werden. Kennzahlen k nnen sich beziehen auf die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse, z. B. Cashflow, betriebliche Abl ufe bzw. Prozesse, z. B. Durchlaufzeit, die Qualit t der Produkte, z. B. Anzahl der Reklamatio-nen, die Lieferanten, z. B. P nktlichkeit der Lieferungen, die Mitarbeiter, z. B. Fluktuation, und die Kunden, z. B. auch verlorene Verbindung zu Vision, Erfolgsfaktoren und StrategienIn einem ersten Schritt werden die Vision und die Missionder Organisation vom Top-Management in strategische Zie-le und Kennzahlen bersetzt.

6 Dabei werden entsprechendder Unternehmensstrategie finanzielle Ziele (z. B. Umsatz-rendite, Marktwachstum, Cashflow) und kundenorientierteZiele (z. B. Kunden- und Marktsegment) end werden die Prozesse identifiziert, die f r denMarkterfolg am kritischsten sind. Dabei werden sowohl be-stehende als auch zuk nftige Prozesse betrachtet. In einemNicht nurBilanzkenn-zahlen!Seite 4 T V Media GmbHKennzahlen im QM-System - Leseprobe -letzten Schritt werden strategische Ziele und Kennzahlenf r die Umsetzung dieser Prozesse im Bereich der Mitarbei-ter festgeschrieben. Diese vierte Perspektive Mitarbeiter umfasst Investitionen in Personalentwicklung, Informati-onstechnologie und gesamten Prozess werden die wenigen, wichtigen strate-gischen Ziele in bereinstimmung mit der Unternehmens-vision und -mission Einf hrung eines Kennzahlensystems ist immer abh n-gig von der Ausrichtung bzw. Zielsetzung der , die von einer Organisation verfolgt werden, m ssenauch gemessen werden, um festzustellen, ob die getroffenenMa nahmen zum gew nschten Ergebnis f hren.

7 Mit anderenWorten: Qualit ts-Politik, Qualit ts-Ziele, Qualit ts-Pro-gramm und Qualit ts-Erreichung dienen als strategischesMessmodell, wie die Abbildung 1 zeigt. T V Media GmbHSeite 5 Kennzahlen im QM-SystemErfolgsfaktorenMission, Vision, WerteVorgaben/ZieleStrategienKennzahlenA bb. 1: Strategisches MessmodellVI eseprobeIVEine Vision z. B. bezeichnet ein langfristiges, konkretesZiel, das in den n chsten f nf bis zehn Jahren erreicht wer-den und zu einer deutlichen St rkung der Wettbewerbsposi-tion der Organisation f hren soll. Somit werden Visionenauch getragen von dem Gedanken, Werte f r die Kunden(Kundenzufriedenheit) und f r die Eigent mer zu Ziel einer Vision kann zwar hoch gesteckt sein, sollteaber den Bezug zur Wirklichkeit nicht Konzentration auf wenige KennzahlenStudien belegen, dass kein Mensch in der Lage ist, mehr als15 20 Messgr en in einem Arbeitsgang st ndig zu ber-wachen und zu Erfolg eines Kennzahlensystems besteht darin, die Da-tenbest nde auf wenige wichtige Variablen zu gilt, die vorhandenen Daten entsprechend ihrer Bedeu-tung herauszuheben und ggf.

8 Zu Indizes zu Durchg ngigkeit des KennzahlensystemsEinige Organisationen besitzen einen Katalog von ausge-wogenen Kennzahlen zur Bewertung ihrer Gesch ftsbereiche oder Abteilungen erfassen je-doch oft Kennzahlen , die in keinerlei Zusammenhang mitden Kennzahlen der Unternehmenszentrale stehen. Zuerstm ssen die Kennzahlen der obersten Ebene definiert wer-den, daraufhin Kennzahlen , die in Bezug zu den Kennzah-len der obersten Ebene stehen und einen Beitrag zu diesenliefern. Dar ber hinaus k nnen spezifische Variablen defi-niert werden, die die Bed rfnisse der Abteilung KennzahlartenKennzahlen lassen sich grunds tzlich in folgende Kenn-zahlarten gliedern:VisionWenigerist mehr!SystemfremdeKennzahlenvermeiden!Sei te 6 T V Media GmbHKennzahlen im QM-System - Leseprobe -a. Kennzahlen bezogen auf Vergangenheit, Gegenwart undZukunftb. Indexkennzahlenc. Fr h- und Sp tindikatorend. tempor re, problembezogene Kennzahlena.

9 Kennzahlen bezogen auf Vergangenheit, Gegenwartund ZukunftZu einem strukturierten Konzept f r ein Kennzahlensys temgeh ren drei Arten von Informationen, wie sie in der Abbil-dung 2 zu sehen sind: historische Daten (wie haben wir im letzten Abrech-nungszeitraum abgeschnitten?), aktuelle Daten (wie schneiden wir jetzt und heute ab?), zuk nftige Daten (wie werden wir in den n chsten paarMonaten oder Jahren abschneiden?). Kennzahlen -arten T V Media GmbHSeite 7 Kennzahlen im QM-SystemAbb. 2: ZeitkennzahlenKennzahlen bezogen auf ..VergangenheitZukunftGegenwart Gewinn Umsatz Ausschuss Abfallmenge etc. t glicher Umsatz w chentlich eingegangene Auftr -ge Rohmaterialverbrauch zuk nftige Auslastung Anzahl offener Angebo-te Leseprobe -Die meisten Messwerte beziehen sich auf die Vergangen-heit. F r vergangene und gegenw rtige Messgr en sinddie erforderlichen Daten h ufig vorhanden und direkt greif-bar. Zuk nftige Messgr en geben Aufschluss ber diem gliche Entwicklung oder den Erfolg im f r zukunftsorientierte Kennzahlen stellen z.

10 B. fol-gende Messgr en dar: die Auftragsvolumen in abgegebenen Angeboten, abernoch nicht erhaltener Auftr ge, zuk nftige Auslastung von Mitarbeitern und Umsatz, der mit neuen Produkten erzielt lndexkennzahlenViele Organisationen ben tigen eine Menge von Einzelkenn-zahlen, um Detailfragen zu berwachen und vor allem nach-zuweisen. Die Verfolgung aller Einzelkennzahlen gestaltetsich jedoch schwierig. Die Konzentration auf einige wenigeKennzahlen zur Unternehmenssteuerung kann durch die Bil-dung von Indexkennzahlen verwirklicht Indexkennzahlen wird der absolute Wert eines bestimm-ten Zeitpunktes bzw. ein typisches Jahr (das Basisjahr)gleich 100 gesetzt, z. B. wird die Zahl der Besch ftigten aufeinen bestimmten Stichtag, gleich Basis 100, bezogen. Allesp teren oder fr heren Zeitpunkte zeigen dann die prozen-tualen Abweichungen bezogen auf diesen der Einf hrung eines Intranets wurden Auftr ge und de-ren Begleitpapiere, z.