L’organisation interne et la gestion des ressources humaines

1 L'organisation interne et la gestion des ressources humaines Un outil d'aide la structuration Sommaire 1 L'organisation interne de l'association 2. Clarifier les r les et missions de chacun 2. Planifier les actions et les t ches 3. Optimiser et capitaliser diff rents temps de rencontre 4. D finir les modes de communication interne 4. 2 La gestion des ressources humaines 6. G rer les ressources humaines : mobiliser les comp tences et mobiliser les acteurs 6. L'administration des ressources humaines : faciliter la fonction employeur 10. L'organisation interne et la gestion des ressources humaines | 1. 1. L'organisation interne de l'association La mise en uvre du projet associatif, point central du processus de d veloppement, n cessite une organisation efficace de l'association. Cette structuration de l'association ne peut tre utile et op rante que s'il existe : - un positionnement clair des acteurs, - des proc dures de fonctionnement simples, - une communication fluide, - une planification adapt e.

2 Clarifier les r les et missions de chacun L'association repose sur une gouvernance particuli re pouvant associer diff rents types d'acteurs : le capital humain (dirigeants b n voles, b n voles non dirigeants ou occasionnels, salari s ). L'articulation de ces diff rents statuts d'acteurs n'est pas ais e et implique parfois d' tre clarifi e afin que chacun puisse trouver sa place et conna tre les missions qui lui sont confi es. L'organisation des ressources humaines est essentielle dans le fonctionnement et le d veloppement des associations. Elle permet une meilleure r partition des r les mais galement d' tre un support et un pr requis fondamental, pour la gestion des ressources humaines (b n voles et/ou salari s) (cf. partie 2). Outils cl s L'organigramme Les fiches de poste Les lettres de mission Les acteurs ressources Les CROS, CDOS et CTOS.

3 Les CRIB (Centre de ressources et d'Informations pour les B n voles). Le Dispositif Local d'Accompagnement L'organisation interne de l'association | 2. 1. L'organisation interne de l'association Planifier les actions et les t ches C'est savoir programmer les actions et les t ches dans le but d'optimiser son temps et r aliser au mieux son projet. La planification des actions et des t ches permet de donner des rep res de progression pour la r alisation du projet et des actions mais galement de conserver une ligne directrice coh rente. Pour les planifier, il convient d'abord de les prioriser en fonction de leur degr d'urgence et cette mesure peut s' tablir en fonction de diff rents crit res dont, par exemple : - la temporalit ou l' ch ance, - l'importance d'un projet par rapport un autre, - etc.

4 Outils cl s La fiche Planifier les actions et les t ches du cabinet Comportence Le plan d'actions La fiche action Le guide du d veloppeur de la F d ration Fran aise de Handball POINT M thodE : COMMENT FAIRE ? Voici un outil simple permettant de d finir un ordre de priorit des t ches et actions traiter . IMPORTANT. T CHES. OUI NON. OUI Faire imm diatement d l guer ou sous-traiter URGENT. Ne pas faire pour le moment ;. NON faire ; c'est le c ur de m tier en attente L'organisation interne de l'association | 3. 1. L'organisation interne de l'association Optimiser et capitaliser diff rents temps de rencontre Les r unions occupent une tr s large place dans le temps des dirigeants sportifs. Le temps de ces derniers tant limit . et pr cieux, il appara t n cessaire de les optimiser afin de conduire de mani re efficace le projet associatif et les actions qui en d coulent.

5 Cette am lioration d pend en grande partie de la qualit de la pr paration et de l'animation de la r union. Par ailleurs, la capitalisation des informations et d cisions prises lors de ces temps d' changes est importante. Il s'agit d'une part, de conserver un historique des volutions de l'association et, d'autre part, de faciliter le management et la communication des actions men es en ayant connaissance des d cisions prises, par qui et quand. Quelques l ments cl s pour la r ussite d'une animation de r union : - la r alisation d'un conducteur , c'est- -dire un pense-b te r capitulant l'ensemble des points de la r union avec les diff rents l ments dispenser, - l' coute objective et la prise en compte des remarques des participants, - recentrer les d bats pour ne pas perdre de vue les objectifs de la r union, - etc.

6 Outils cl s La fiche Comment mener une r union ? . La fiche Le compte rendu de r union . Bon savoir Il n'existe aucune disposition l gislative ou r glementaire qui impose d' tablir un compte rendu ou un proc s-verbal de l'assembl e g n rale, du conseil d'administration ou du bureau. Toutefois, il est fortement recommand d' tablir un proc s-verbal et de le conserver car ce dernier constituera la preuve des d lib rations adopt es, de leur r gularit et de leur conformit par rapport aux dispositions statutaires ventuelles. D finir les modes de communication interne La communication au sein de l'association permet de regrouper, classifier et diffuser l'information. Le choix des diff rents modes de communication est fondamental car il conditionne la circulation et la distribution de chaque information en temps utile et aux bons interlocuteurs.

7 Il s'agit de s'interroger sur : Pourquoi communiquer ? Vers qui ? Comment ? Quand ? Bon savoir L'utilisation de moyens informatiques, lectroniques et de t l communication permet d'automatiser et de d mat rialiser les op rations. Toutefois, la sauvegarde des informations est essentielle. Pour les informations les plus importantes, rien ne vaut les traditionnels crits papier Par ailleurs, la priorit accord e l'humain par rapport la technique influe souvent sur la fluidit des changes, sur l'authenticit et par voie de cons quence sur la qualit de la communication . L'organisation interne de l'association | 4. 1. L'organisation interne de l'association En bref La r alisation d'un document r pertoriant l'ensemble des proc dures d'ex cution, sous quelque forme que ce soit (manuel, guide, r glement int rieur, etc.)

8 Permet de mod liser les diff rentes d marches. Il s'agit d'une part, de pr venir les risques, en cadrant les proc dures et, d'autre part, de faciliter la prise de fonction des prochaines quipes dirigeantes en fixant un cadre de fonctionnement. POINT DE M THODE : COMMENT FAIRE ? Exemple de plan pour un guide de fonctionnement : I. L'organisation g n rale 1. Qui fait quoi ? (organigramme ). 2. Les partenaires de l'association 3. Les droits et devoirs des salari s II. Le fonctionnement administratif et financier 1. Les proc dures administratives (recensement des licences, convocation, PV ). 2. Le budget 3. La communication (externe, interne ). L'organisation interne de l'association | 5. 2 La gestion des ressources humaines La gestion du capital humain (b n vole et/ou salari ) repr sente un ensemble de pratiques de management visant mobiliser et/ou d velopper les ressources humaines pour une plus grande efficacit dans la mise en uvre du projet de l'association.

9 Le management des ressources humaines se partage en deux domaines d'activit : qq La gestion de ces ressources humaines par la gestion des comp tences, le recrutement, la formation . qq L'administration des ressources humaines par la gestion administr e de l'emploi, le respect des obligations l gales, r glementaires et conventionnelles (le droit du travail, les contrats de travail, la Convention Collective Nationale du Sport) . G rer les ressources humaines : mobiliser les comp tences et les acteurs Identifier les comp tences li es la mise en place du projet C'est rep rer les comp tences n cessaires pour la mise en uvre de son projet. POINT DE M THOdE : COMMENT FAIRE ? Ce calibrage de besoin en ressources humaines doit prendre en compte trois l ments principaux : l'identification des missions confi es aux acteurs de l'association (b n voles ou salari s).

10 Pour mettre en uvre les actions ;. les comp tences n cessaires ces acteurs pour mener bien leurs missions ;. le volume d'activit n cessaire pour que les actions soient r alis es dans les conditions souhait es. Vad m cum de la cr ation d'emploi, Cnar Sport, 2008. La gestion des ressources humaines | 6. 2. LA gestion des ressources humaines Prendre en compte les ressources existantes et optimiser leur combinaison C'est savoir identifier les comp tences disponibles au sein de l'association et savoir les mobiliser bon escient. Bon savoir POINT M THODE : COMMENT FAIRE ? Les b n voles uvrant dans l'association ne mettent pas 1. Dresser un tat des lieux des comp tences disponibles toujours en avant leurs comp tences. Or, leurs exp riences (discussions informelles, appel au peuple ..). professionnelles sont souvent potentiellement transf rables dans le cadre de la structure.