LA CONDUITE D'UNE MISSION D'AUDIT INTERNE

1 Notes pr par es par Mr Abderrazek Souei 1 IMAC audit & Conseil LA CONDUITE D UNE MISSION D audit INTERNELA CONDUITE D UNE MISSION D audit INTERNELA CONDUITE D UNE MISSION D audit INTERNELA CONDUITE D UNE MISSION D audit INTERNE Toute MISSION d audit est r alis e en trois tapes essentielles: 1 re tape : La pr paration de la MISSION 2 me tape : La r alisation de la MISSION 3 me tape : La conclusion de la MISSION 1/ LA PREPARATION DE LA MISSION Pendant cette tape l Auditeur r alise tous les travaux pr paratoires avant de passer l action. Il s agit d tablir un ordre de MISSION , proc der la prise de connaissance de l unit auditer identifier les points de contr les et les risques associ s 1-1- L ordre de MISSION C est le mandat donn par la direction G n rale l Auditeur pour la r alisation d une MISSION d audit .

2 L ordre de MISSION doit tre court et pr cis. EXEMPLE D ORDRE DE MISSION A Monsieur le directeur De l audit INTERNE Objet : audit de la Gestion Ressources Humaines Copie pour information : Le Directeur des Ressources Humaines Le pr sident Directeur G n ral autorise le Directeur de l audit INTERNE r aliser une MISSION d audit de la fonction Ressources Humaines, et ce partir du 9 D cembre 1998. La MISSION concernera non seulement la Direction des Ressources Humaines mais galement tous les services susceptibles d tre int ress s par la fonction Le directeur des Ressources Humaines portera l ordre de MISSION la connaissance de tous les responsables concern s Le Pr sident Directeur G n ral Notes pr par es par Mr Abderrazek Souei 2 IMAC audit & Conseil 1-2-La prise de connaissance La prise de connaissance de l unit audit e suppose l examen de trois l ments essentiels : L organisation de l unit.

3 Examen du manuel des proc dures (organigramme, proc ) La r paration des taches Le budget, les r Les rapports des audits ant rieurs Les objectifs de la fonction auditer Les techniques de travail utilis es : Essayer de comprendre toutes les m thodes permettant l unit de fonctionner et notamment les proc dures de contr le existants COMMENT REUSSIR UNE BONNE PRISE DE CONNAISANCE ? Outre les documents relatifs l unit audit e (manuel des proc dures, ), Les moyens les plus utilis s pour prendre connaissance de la fonction auditer sont le questionnaire et l interview * Le questionnaire de prise de connaissances Ce questionnaire est indispensable l auditeur pour qu il comprenne convenablement la fonction valuer d une part, et contribue l laboration du questionnaire de contr le INTERNE d autre part.

4 EXEMPLE : Lors d une MISSION d audit de la paie l auditeur construit un questionnaire de prise de connaissance comprenant ( titre indicatif) les informations suivantes: * Donn es quantitatives Montant des frais de personnel de l ann e; R paration par cat gorie de personnel; Nombre d employ s r mun r s; Nombre de bulletin de paye; Les banques concern es; Les nombres de centre de paiement; Salaires pay s : * en esp ce * par ch que * par type de virement * Information R glementaires Dispositions des statuts et r glement int rieur R gles et proc dures * fixation des niveaux de r mun ration * pr ts et avances * autorisation de paiements ou virements * r gime des heures suppl mentaires * Proc dures * Proc dure de pr paration de la paie * Proc dure de calcul * Proc dure de paiement Notes pr par es par Mr Abderrazek Souei 3 IMAC audit & Conseil * Organisation Organisation du service ordonnancement de la paie Noms des personnes concern es Toutes informations sur l environnement Toutes ces questions

5 Appellent des investigations de la part de l auditeur INTERNE * LES INTERVIEWS L interview est une technique de recueil d information qui aide l explication et le commentaire du sujet auditer. Il permet de comprendre en profondeur certains l ments ne pouvant tre divulgu s par un questionnaire. La r ussite d une interview est tributaire de la qualit de communication de l auditeur COMMENT SE PREPARE UNE INTERVIEW ? Il est recommand 1/ D finir l interview: objectif, th mes abord s, plan de l interview 2/ Bien choisir les interview s ( viter les participants inutiles) 3/ Contacter l interview et prendre rendez-vous (en respectant la hi rarchie) 4/ Aller chez l interview 5/ Pr parer l interview informations n cessaires liste de points aborder liste de documents demander L ordre des questions est important PENDANT L INTERVIEW ?

6 1/ Commencer par se pr senter et rappeler les objectifs de la MISSION et les th mes aborder 2/ Veiller l atteinte de l objectif fix 3/ viter les interrogatoires 4/ Suivre une seule id e la fois 5/ couter et laisser l interview s exprimer 6/ viter les jugements 7/ Essayer de comprendre parfaitement chaque point soulev en posant des questions pertinentes et encha n es 8/ Recouper les d clarations obtenues (questions pi ge, recoupement avec une information d j connue) 9/ Faire preuve de diplomatie et de patience 10/ Essayer d avoir certaines confidences de l audit 11/ Adapter son comportement pour obtenir une meilleure collaboration 12/ Prendre le maximum de notes APRES L INTERVIEW ?

7 1/ tablir le compte rendu le plut t possible 2/ Analyser les informations obtenues en affectant des recoupements et retenir les points d terminants. Notes pr par es par Mr Abderrazek Souei 4 IMAC audit & Conseil Lors de l interview de prise de connaissance, l auditeur doit commencer par pr senter l audit INTERNE , sa MISSION et son r le et doit aussi insister sur la vocation d assistance de l audit . L AUDITEUR peut donc : Pr senter les principes d audit INTERNE (l audit INTERNE est une fonction universelle qui peut s adapter tous les domaines) Rappeler que les auditeurs internes sont l pour collaborer en vue d am liorer et non enqu ter pour punir Citer des exemples d audit ou les audit s ont b n fici d une assistance et d une am lioration de leurs moyens et les outils de travail Inviter l audit exprimer ses souhaits pour l examen de certains points 1-3-D termination des points de contr le et les risques associ s Afin de mieux identifier les risques, il est recommand de proc der un d coupage de la fonction audit e pour cerner les zones qui pr sentent des risques.

8 Pour chaque rubrique on identifie les points de contr le INTERNE sans faire de tests ni v rifications. On observe si les proc dures de contr le sont bien document es, et ne pr sentent aucune faiblesse apparente, si non il s agit d un risque potentiel tudier. L AUDITEUR v rifie donc si: Les proc dures sont claires et explicites Les proc dures sont toutes utiles pour contribuer l accomplissement de la MISSION de l unit Les activit s o il existe des doubles emplois ou des fonctions incompatibles identifi es la premi re vue La coordination et la collaboration entre les diff rents services sont tablies L information communique Le tableau d identification des Risques ( )

9 Les premiers constats de l auditeur peuvent tre pr sent s dans un tableau qui aide l identification de certains points de contr le Notes pr par es par Mr Abderrazek Souei 5 IMAC audit & Conseil 2/la r alisation de la MISSION La r alisation d une MISSION d audit suppose le suivi de trois tapes essentielles: La r union d ouverture Le programme d audit Et le travail sur le terrain 2-1-La r union d ouverture : C est la rencontre entre auditeurs et audit s (chez l audit ) qui permet de donner le coup d envoi effectif de la MISSION L ordre du jour de cette r union doit comporter cinq points: 2-1-1-La pr sentation de l quipe d audit Pr sentation des comp tences sp cifiques de chaque auditeur et ses relations hi rarchiques dans la MISSION 2-1-2-Les points de contr les: Les auditeurs font savoir les diff rents points de contr le qu ils souhaitent examiner (ces points sont d gag par le ); et les audit s ont l occasion de proposer l limination, de certains points ou solliciter l examen d autres l ments.

10 2-2- Le programme d audit C est le planning de travail qui d termine les taches de chaque auditeur et leurs d lais de r alisation Il doit contenir les l ments suivants : La r partition des taches et d lais de r alisation (selon un d coupage des fonctions) L indication des travaux pr liminaires accomplir (Inventaire, rassemblement de document, Edition de fichier ..) L identification des questions cl s ne pas omettre dans le questionnaire de Contr le INTERNE Et l indication des outils d appr ciation de contr le INTERNE Le programme d audit a les objectifs suivants: 2-1/ C est un document qui concr tise la r alisation de la MISSION ; 2-2/ C est un document de travail permettant une r partition pr cise des taches de tous les auditeurs afin que personne ne se hasarde d vier des objectifs fix s ; 2-3/ Il sert de guide pour une meilleure CONDUITE de la MISSION ; 2-4/ C est un document qui d termine tous les points de contr le examiner selon le degr des risques d j identifi s.