LA NOTE ADMINISTRATIVE - Intendance03

1 CAFA DE NANTES - CAFA DE POITIERSLA NOTE ADMINISTRATIVE diteur: Minist re de l' ducation nationale, de l'ensei-gnementsup rieur, et de la rechercheCentre de Formation de l'AdministrationDirecteur de la publication : Dominique ANTOINE,directeur de l'administration et du personnelR dacteur en chef : Guy DERBEZ, responsable duCentre de Formation de l'AdministrationR daction : Xavier CROCHU, CAFA de NantesDidier GILLET, CAFA de PoitiersJean-Yves LAINE, CAFA de PoitiersMise en page : Magali Planque, CDFAR alisation : Imprimerie Bialec n 45666Ce document s'adresse aux personnels soucieux d'apprendre r diger des lettres administrati-ves courantes ou de se pr senter des concours ou des examens 2 CONSEILS M THODOLOGIQUES3 NATURE DE L' PREUVE3 LES DIFF RENTS TYPES DE NOTES ADMINISTRATIVES3M THODOLOGIE DE LA NOTE ADMINISTRATIVE6 LES QUALIT S DE LA NOTE ADMINISTRATIVE15 QUELQUES CONSEILS172 INTRODUCTIONLa quasi-totalit des concours administratifs, de cat gorie A ou B, comporte une preuve der daction ADMINISTRATIVE , partir de l' tude d'un d finition la plus courante de cette preuve est la suivante : "R daction d'une note adminis-trative partir de l' tude d'un dossier remis aux candidats et permettant d'appr cier leurs qua-lit s d'analyse et de r daction".

2 Ce type d' preuve n'est pas destin appr cierles connaissances des candidats, mais leursqualit s d'analyse, de synth se, de m thode, de r daction en m me temps que leur aptitude l'objectif de la r daction ADMINISTRATIVE sembleclair, sa pratique est parfois plus difficile, etl'exp rience des jurys montre qu'elle se r v le tre une preuve particuli rement s lective, quim rite une pr paration et un entra nement M THODOLOGIQUESNATURE DE L' PREUVEElle se pr sente sous la forme d'un dossier comportant un sujet et constitu d'un certain nom-bre de nombre et la longueur de ces documents peuvent varier suivant le concours concern et lechoix du jury. (Entre 10 et 15 pages).Les documents peuvent tre galement d'origines diverses :- Textes l gislatifs et r glementaires (lois, d crets, arr t s, circulaires).- Correspondances chang es entre administrations ou provenant d'usagers duservice Articles de presse sp cialis DIFF RENTS TYPESDE NOTES ADMINISTRATIVESLa note ADMINISTRATIVE r pond un objectif et une utilit pr cis.

3 C'est un document interne l'administration, un l ment du processus de d cision ; elle n'est ni une dissertation de cultureg n rale, ni une dissertation constitue un l ment de la proc dure de prise de d doit tre claire, simple, et doit fournir l'autorit hi rarchique, le cas ch ant, l'ensemble des l ments qui vont luipermettre de faire le point sur une question et pr parer, en cas de besoin, sa d peut avoir diff rents destinataires :- un sup rieur hi rarchique,- un service ou un ensemble de services,- les usagers du service public. A B4 Suivant son (ou ses) destinataire, et donc sa finalit , la note ADMINISTRATIVE peut prendre plu-sieurs formes. Destin e un sup rieur hi rarchique, elle a pour objectif de permettre sondestinataire de prendre connaissance d'un dossier sans avoir consulter et tudier l'ensemble des documents le a alors pour but :- soit d'informer le destinataire en faisant le point sur une r glementation ousur un dossier,- soit de proposer au destinataire une (ou des) solution un probl me admi-nistratif.

4 Destin e un service ou un ensemble de services,C'est alors une note de service qui a pour but de transmettre des instructions /informations. Destin e au public,C'est alors une note d'information ; elle peut alors prendre la forme d'une lettre :lettre ADMINISTRATIVE ou lettre en forme est important le jour du concours, et dans la pr paration, de se poser la question de savoirquel type de note ADMINISTRATIVE il convient de r diger, la r ponse cette question comportantdes cons quences sur la formulation de la D'UNE NOTE ADMINISTRATIVETIMBRE Lieu et dateNote l'attention deObjet :R f rence :INTRODUCTIOND VELOPPEMENTNOTE FAISANT TAT D'UNE R GLEMENTATIONNOTE COMPORTANT LE CHOIX DE SOLUTIONS1 re Partie : Phrase titre de cette partieCourte introduction annon ant les sous-partiesA) Sous-partieD veloppementsB) Sous-partieD veloppementsPhrase de transition amenant la seconde par-tieI - Les donn es du probl meCourte introduction annon ant les sous-partiesA) Sous-partieD veloppementsB) Sous-partieD veloppementsPhrase de transition2 me Partie.

5 Phrase titre de cette partieCourte introduction annon ant les sous-partiesA) Sous-partieD veloppementsB) Sous-partieD veloppementsPas de conclusion en g n ral, except si lesujet l'indique express mentIl - La recherche des solutionsCourte introduction annon ant les sous-partiesA) Sous-partieD veloppementsB) Sous-partieD veloppementsConclusionSIGNATURE6M THODOLOGIE DE LA NOTEADMINISTRATIVEIl faut tout d'abord rappeler que, dans les conditions d'un concours, les "laur ats" seront ceuxqui auront produit les meilleures notes administratives dans un laps de temps impos . Savoirg rer son temps est une des conditions de la r convient donc de se pr parer soigneusement cette situation, en se donnant une v ritablem thode de m thode peut passer par le respect chronologique de diff rentes tapes :1. Lecture du sujet,2. D couverte du dossier. Compr hension des orientations g n rales du dossier,3.

6 Analyse m thodique du dossier,4. R daction soign e des passages cl s de la note,5. R daction de l'ensemble des l ments de la note,6. un sch ma indicatif pour une preuve d'une dur e de 2 heures 30 :1. Lecture du sujet .. 2 ou 3 mn2. D couverte du dossier compr hension g n rale .. 15 mn3. Analyse m thodique .. 35 mn4. R daction partielle soign e ..20 mn5. R daction g n 70 mn6. 10 mnIl est entendu que ce d coupage n'a qu'un caract re indicatif : chacun l'adaptera ses qualit spropres, mais la r partition globale doit tre respect r partition proportionnelle des diff rentes tapes devra tre assur e dans tous les cas, enl'adaptant la dur e r elle de chaque preuve. aLECTURE DU SUJETIl est important de lire attentivement l' nonc du sujet,- Quel est le th me du dossier traiter ?- Quels sont les mots importants ?

7 - Quelles sont les consignes donn es dans le sujet ?- Qu'attend-on du candidat ? C7 Cette recommandation peut sembler banale, voire incongrue. En fait, de son respect peut d -pendre le succ s ou l' chec. Nombre d'erreurs grossi res r sultent d'une lecture incompl te ouerron ' preuve place le candidat fictivement dans une situation ADMINISTRATIVE . Il faut absolument entenir compte. Celle-ci peut avoir des cons quences importantes sur le fond et sur la forme de mise en situation s'appuie sur trois l place dans la hi rarchieCet l ment n'est pas en lui-m me d terminant pour l' tude du dossier soumis. Il r sulte sim-plement du type de concours pr sent .Le service administratif concern Cet l ment est plus important dans la mesure o il peut avoir des r percussions sur les moda-lit s d'approche d'un dossier et sur l'orientation g n rale de l' tude et de la r jour du concours, il convient donc de faire attention au service dans lequel vous tes fictive-ment affect pour les besoins de l' destinataire de la noteCet l ment est d terminant ; selon la qualit du destinataire, l'approche d'un m me dossiersera videmment diff erreur dans la d termination du destinataire est, par ailleurs, une faute lourdement sanc-tionn e par les jurys.

8 BD COUVERTE DU DOSSIER, COMPR HENSION DES ORIENTATIONS G N RALESIl s'agit, dans cette phase, de prendre connaissance des documents constituant le ne s'agit pas de les lire dans le d tail, mais de les r pertorier, d'en appr hender le contenug n ral, d' tudier l'ordre dans lequel ils sont pr sent ordre peut tre th matique, hi rarchique, et ne pas correspondre l'en-cha nement le plus logique pour traiter le dossier. Dans ce cas, il convient de r organiser lecontenu du dossier en fonction de l'approche retenue pour l' premi re lecture globale du dossier doit permettre de se familiariser avec son contenu, dele jauger, de commencer en prendre la fin de cette phase, l'appropriation du dossier doit permettre de r pondre aux questionssuivantes :- Pour qui doit-on crire ?- Qu'attend le destinataire ?- De quels l ments dispose-t-on pour laborer la r ponse ?

9 8L'efficacit de cette phase d'appropriation est capitale pour la bonne suite du suppose :- une culture juridique et ADMINISTRATIVE l mentaire,- une certaine familiarit avec les textes administratifs,- un bon esprit d'analyse. c ANALYSE M THODIQUE DU DOSSIERC'est bien entendu une phase importante de l' tude : il faut analyser pr cis ment les docu-ments du dossier, en faire ressortir toutes les informations utiles, classer et ordonner ces infor-mations selon leur th me et leur probl mes se posent :La composition du dossierTrois cat gories de documents peuvent se pr senter :- Les textes juridiques: Lois, d crets, arr t s, faut en conna tre la forme et la structure habituelle afin de pouvoir engager une lecture effi-cace, sans omettre d'examiner les l ments tels que dates, titres, visas, r gle de lecture essentielle est ici l'ordre hi rarchique des textes, sans oublier que lorsquedes dispositions sont modifi es par un texte de m me niveau, c'est le texte le plus r cent quidoit tre DE LA HI RARCHIEDES TEXTES supra-I gislatives- la Constitution- les trait s- les accords internationauxNormes l gislatives~- la loi et les ordonnancesNormes infra-I gislatives- les d crets- les arr t s- les d cisions jurisprudentielles (arr ts du Conseil d'Etat par exemple )- les Les textes administratifsOutre les textes de droit, le dossier peut comporter d'autres documents.

10 - documents parlementaires,- rapports ou extraits de rapports,- comptes-rendus, proc s-verbaux, Les autres documents- analyse de textes,- commentaires doctrinaux,- ouvrages et articles de tout lire?La r ponse est d licate car elle varie en fonction de chaque faut n anmoins privil gier une lecture s lective, par exemple en se posant cette question :"Compte tenu du probl me traiter, en quoi ce document peut-il m'aider ?"Un des objectifs de cette phase est de proc der un premier tri : ne pas h siter rejeter destextes ou des parties de textes qui s'av reraientinutiles, sans se laisser "effrayer" par la lon-gueur et la densit du dossier propos .Comment tudier les documents?Il n'existe pas forcement de m thode universelle et infaillible permettant de r pondre 'important reste toutefois de travailler avec m thode, avecUNE m quelques propositions :Lecture "mat rialis e"Cette m thode consiste lire le dossier en mat rialisant (en soulignant, en surlignant) les l -ments importants : passages jug s importants, mots- cl m thode est tout fait envisageable condition de l'utiliser avec pr 'erreur viter consiste tout souligner, ce qui conduit au r sultat inverse de celui recherch :trop d' l ments tant rep r s, l'essentiel ne se distingue plus de l' activeLa d marche consiste tablir une fiche descriptive pour chaque document.