LE CONTRÔLE INTERNE : GUIDE DE PROCÉDURES

1 LE CONTR LE INTERNE : GUIDE DE PROC DURESLE CONTR LE INTERNEGUIDE DE PROC DURESD irection du d veloppement des entreprisesPr par par Jacques Villeneuve, en gestionPubli par la Direction des communications : janvier 1995R dit par la Direction des communications et des services la client le : avril 2003R vis : juillet 2004 Actualis : juillet 2004R imprim : mai 2001 Num ro de document : 1345 Toute reproduction de ce document est autoris e avec la mention de la sourceL emploi du genre masculin pour d signer des personnes, des titres et des fonctions se fait sansdiscrimination et n a pour but que de faciliter la lecture du gestion des ressources et des op rations est une t che complexe.

2 L'entreprise doitconstamment ajuster ses m thodes de fonctionnement pour r pondre aux besoinsd'informations rapides, l'informatisation et la rotation du une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles m thodesdiagnostiques, comme la r ing nierie des processus et le benchmarking, favorise lequestionnement : comment faire plus, mieux et moins cet environnement en constante volution, l'entreprise ne doit pas perdre de vuel'importance et la fiabilit de l'information financi re pour l'aider dans la prise de d cisions. cette fin, le contr le INTERNE joue un r le primordial : il contribue am liorer l'efficacit etl' conomie li es certains processus d cisionnels et permet de minimiser les risques denon-contr le et d'inexactitude sur les donn es financi document s'adresse particuli rement au chef d'entreprise et son quipe de directionpour les sensibiliser l'importance du contr le INTERNE comme outil de gestion.

3 Il vise galement leur fournir des exemples de proc dures suivre pour atteindre les DES MATI RES1. G N RALIT .. INFORMATIS AU ET CR BOURS ET CR - PROPRI PROC DURES DE CONTR LE 5 -1. G N RALIT finitionLe syst me de contr le INTERNE est l'ensemble des lignes directrices, m canismesde contr le et structure administrative mis en place par la direction, en vued'assurer la conduite ordonn e et efficace des affaires de l' entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les m canismes luiassurant : le maintien de syst mes de contr le fiables : pour que l'information financi resoit utile la prise de d cisions, le syst me comptable doit produire desdonn es et des tats financiers fiables.

4 La pr servation du patrimoine : un bon contr le pr voit divers m canismes dontnotamment des validations syst matiques et des biens comptabilis s avec lesbiens physiques, afin de pr venir les erreurs, la perte et le vol; l optimisation des ressources : la comp tence du personnel et la r partitionad quate des t ches augmentent l'efficacit et la qualit de l'information; la pr vention et d tection des erreurs et fraudes : l'application de proc dures decontr le ad quates permet de r duire les risques au La direction a la responsabilit de sensibiliser les cadres l'importance d'une sainegestion des affaires et des biens de l' r partition des t ches est d'une importance capitale pour le contr le INTERNE .

5 Plus l'entreprise grossit, plus les responsabilit s et les autorisations serontattribu es des personnes diff rentes pour viter les influences et les 'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de luicommuniquer les m thodes de travail inh rentes cette fonction : une bonnecompr hension assurera l'efficacit du processus, la fiabilit de l'information et lavalorisation de la t 6 -G N RALIT tationContrairement au syst me comptable qui saisit, enregistre et regroupe lesop rations pour en pr senter les r sultats dans les tats financiers, le syst me decontr le INTERNE comprend les m thodes et proc d s que l'entreprise ajoute ausyst me comptable pour acqu rir un degr raisonnable de certitude.

6 Les registreset donn es comptables sont fiables et les actifs, prot g syst me de contr le INTERNE ad quat permettra par ailleurs l entreprise depr venir les risques suivants : des sanctions l gales, et non-respect des lois, r glements et normesgouvernementales; des co ts excessifs; l interruption des op rations ou d une activit importante pour l entreprise ; des pertes de revenus; la destruction ou la perte d actif; l insatisfaction des clients; la fraude, la malversation ou les conflits d int r ts; les mauvaises d cisions de informatis eL'utilisation des syst mes informatiques pour le traitement de l'informationcomptable ne change en rien la n cessit d'avoir un bon syst me de contr leinterne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise.

7 Certaines m thodes devronttoutefois tre adapt es et des t ches, redistribu responsabilit de la fiabilit des syst mes et des informations demeure toujourscelle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assezlimit es en ce domaine, ils devront compenser par l' tablissement de proc dures decontr le INTERNE additionnelles et plus ad quates. Exemples de proc dures decontr le INTERNE dans un environnement informatis : production et analyse de rapports d'exception ( carts); acc s au syst me informatique limit quelques personnes autoris es; examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement del'information;- 7 -G N RALIT S autorisation des modifications aux logiciels; ex cution de tests sur l'entr e, le traitement et la sortie de l'informationcomptable; adoption d'un plan de rechange en cas d interruption des activit s.

8 Conservation de copies de s curit des informations importantes etpermanentes ainsi que de certaines donn es op rationnelles l ext rieur del entreprise; approbation par le v rificateur du choix du logiciel au lecteurLa liste des nonc s qui figurent dans les pages suivantes n'est pas compl te. Ilsne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fourniesimplement titre indicatif du type de proc dures de contr le INTERNE utiles pouraugmenter la fiabilit de l'information. Le choix et le nombre de proc dures ainsique la r partition des t ches d pendent de la direction, et doivent tre d termin sen fonction de l'importance relative de chacune des op thodologie Lire chaque nonc et en valuer l'importance pour l entreprise : OUI ou NON; si la r ponse est OUI , d terminer si la proc dure est appliqu e : FAIT ou FAIRE; si la r ponse est FAIRE , compl ter une feuille semblable celle que l'onretrouve l'annexe 8 -2.

9 VENTESIMPORTANCEO uifaitOui Chaque commande est autoris e avant sa production; la commande du client est v rifi e : bon de commande, prix,donn es techniques, d lai de livraison, comparaison avec lasoumission fournie; l'autorisation de cr dit est obtenue avant la production; les bons de livraison sont pr num rot s, la s quencecontr l e et la comparaison avec les factures de vente esteffectu e; les factures de vente sont pr num rot es et la s quencecontr l e; une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) estautoris e et suit le m me cheminement qu'une venter guli re; le dossier d'une mauvaise cr ance est analys par unepersonne responsable; un contr le sur l'autorisation des taux de vente et des prix desproduits est exerc.

10 Tous les ch ques du courrier sont d pos s int gralementtous les jours; tous les ch ques sont endoss s pour d p t seulement ; la conciliation d taill e des comptes clients majeurs esteffectu et cr dits Tout escompte ou cr dit est autoris avant d' tre accord ; toute radiation de solde de compte est autoris e; toute demande d'ajustement de compte re u du client estautoris e; comptable La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec legrand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectu e par une personneind : R partition des t chesDans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diff rentes :autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, v rification de facture, envoid' tats de comptes, garde de l'argent, encaissement de d p 9 -3.