LE CONTRÔLE INTERNE : GUIDE DE PROCÉDURES

1 LE CONTR LE INTERNE : GUIDE DE PROC DURESLE CONTR LE INTERNEGUIDE DE PROC DURESD irection du d veloppement des entreprisesPr par par Jacques Villeneuve, en gestionPubli par la Direction des communications : janvier 1995R dit par la Direction des communications et des services la client le : avril 2003R vis : juillet 2004 Actualis : juillet 2004R imprim : mai 2001 Num ro de document : 1345 Toute reproduction de ce document est autoris e avec la mention de la sourceL emploi du genre masculin pour d signer des personnes, des titres et des fonctions se fait sansdiscrimination et n a pour but que de faciliter la lecture du gestion des ressources et des op rations est une t che complexe. L'entreprise doitconstamment ajuster ses m thodes de fonctionnement pour r pondre aux besoinsd'informations rapides, l'informatisation et la rotation du une concurrence de plus en plus efficace, l'apparition des nouvelles m thodesdiagnostiques, comme la r ing nierie des processus et le benchmarking, favorise lequestionnement : comment faire plus, mieux et moins cet environnement en constante volution, l'entreprise ne doit pas perdre de vuel'importance et la fiabilit de l'information financi re pour l'aider dans la prise de d cisions.

2 Cette fin, le contr le INTERNE joue un r le primordial : il contribue am liorer l'efficacit etl' conomie li es certains processus d cisionnels et permet de minimiser les risques denon-contr le et d'inexactitude sur les donn es financi document s'adresse particuli rement au chef d'entreprise et son quipe de directionpour les sensibiliser l'importance du contr le INTERNE comme outil de gestion. Il vise galement leur fournir des exemples de proc dures suivre pour atteindre les DES MATI RES1. G N RALIT .. INFORMATIS AU ET CR BOURS ET CR - PROPRI PROC DURES DE CONTR LE 5 -1. G N RALIT finitionLe syst me de contr le INTERNE est l'ensemble des lignes directrices, m canismesde contr le et structure administrative mis en place par la direction, en vued'assurer la conduite ordonn e et efficace des affaires de l' entreprise, peu importe sa taille, devrait mettre en place les m canismes luiassurant : le maintien de syst mes de contr le fiables : pour que l'information financi resoit utile la prise de d cisions, le syst me comptable doit produire desdonn es et des tats financiers fiables; la pr servation du patrimoine : un bon contr le pr voit divers m canismes dontnotamment des validations syst matiques et des biens comptabilis s avec lesbiens physiques, afin de pr venir les erreurs, la perte et le vol; l optimisation des ressources : la comp tence du personnel et la r partitionad quate des t ches augmentent l'efficacit et la qualit de l'information.

3 La pr vention et d tection des erreurs et fraudes : l'application de proc dures decontr le ad quates permet de r duire les risques au La direction a la responsabilit de sensibiliser les cadres l'importance d'une sainegestion des affaires et des biens de l' r partition des t ches est d'une importance capitale pour le contr le INTERNE :plus l'entreprise grossit, plus les responsabilit s et les autorisations serontattribu es des personnes diff rentes pour viter les influences et les 'une personne occupe une nouvelle fonction, la direction doit s'assurer de luicommuniquer les m thodes de travail inh rentes cette fonction : une bonnecompr hension assurera l'efficacit du processus, la fiabilit de l'information et lavalorisation de la t 6 -G N RALIT tationContrairement au syst me comptable qui saisit, enregistre et regroupe lesop rations pour en pr senter les r sultats dans les tats financiers, le syst me decontr le INTERNE comprend les m thodes et proc d s que l'entreprise ajoute ausyst me comptable pour acqu rir un degr raisonnable de certitude.

4 Les registreset donn es comptables sont fiables et les actifs, prot g syst me de contr le INTERNE ad quat permettra par ailleurs l entreprise depr venir les risques suivants : des sanctions l gales, et non-respect des lois, r glements et normesgouvernementales; des co ts excessifs; l interruption des op rations ou d une activit importante pour l entreprise ; des pertes de revenus; la destruction ou la perte d actif; l insatisfaction des clients; la fraude, la malversation ou les conflits d int r ts; les mauvaises d cisions de informatis eL'utilisation des syst mes informatiques pour le traitement de l'informationcomptable ne change en rien la n cessit d'avoir un bon syst me de contr leinterne pour rencontrer les objectifs de l'entreprise. Certaines m thodes devronttoutefois tre adapt es et des t ches, redistribu responsabilit de la fiabilit des syst mes et des informations demeure toujourscelle de la direction. Cependant, si les dirigeants ont des connaissances assezlimit es en ce domaine, ils devront compenser par l' tablissement de proc dures decontr le INTERNE additionnelles et plus ad quates.

5 Exemples de proc dures decontr le INTERNE dans un environnement informatis : production et analyse de rapports d'exception ( carts); acc s au syst me informatique limit quelques personnes autoris es; examen des diagrammes pour s'assurer de la logique du cheminement del'information;- 7 -G N RALIT S autorisation des modifications aux logiciels; ex cution de tests sur l'entr e, le traitement et la sortie de l'informationcomptable; adoption d'un plan de rechange en cas d interruption des activit s; conservation de copies de s curit des informations importantes etpermanentes ainsi que de certaines donn es op rationnelles l ext rieur del entreprise; approbation par le v rificateur du choix du logiciel au lecteurLa liste des nonc s qui figurent dans les pages suivantes n'est pas compl te. Ilsne sont pas non plus inscrits par ordre d'importance. Cette liste est fourniesimplement titre indicatif du type de proc dures de contr le INTERNE utiles pouraugmenter la fiabilit de l'information.

6 Le choix et le nombre de proc dures ainsique la r partition des t ches d pendent de la direction, et doivent tre d termin sen fonction de l'importance relative de chacune des op thodologie Lire chaque nonc et en valuer l'importance pour l entreprise : OUI ou NON; si la r ponse est OUI , d terminer si la proc dure est appliqu e : FAIT ou FAIRE; si la r ponse est FAIRE , compl ter une feuille semblable celle que l'onretrouve l'annexe 8 -2. VENTESIMPORTANCEO uifaitOui Chaque commande est autoris e avant sa production; la commande du client est v rifi e : bon de commande , prix,donn es techniques, d lai de livraison, comparaison avec lasoumission fournie; l'autorisation de cr dit est obtenue avant la production; les bons de livraison sont pr num rot s, la s quencecontr l e et la comparaison avec les factures de vente esteffectu e; les factures de vente sont pr num rot es et la s quencecontr l e; une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) estautoris e et suit le m me cheminement qu'une venter guli re; le dossier d'une mauvaise cr ance est analys par unepersonne responsable; un contr le sur l'autorisation des taux de vente et des prix desproduits est exerc.

7 Tous les ch ques du courrier sont d pos s int gralementtous les jours; tous les ch ques sont endoss s pour d p t seulement ; la conciliation d taill e des comptes clients majeurs esteffectu et cr dits Tout escompte ou cr dit est autoris avant d' tre accord ; toute radiation de solde de compte est autoris e; toute demande d'ajustement de compte re u du client estautoris e; comptable La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec legrand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectu e par une personneind : R partition des t chesDans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diff rentes :autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, v rification de facture, envoid' tats de comptes, garde de l'argent, encaissement de d p 9 -3. ACHATSIMPORTANCEO uifaitOui La conciliation du bon de commande , du bon de r ception demarchandise et de la facture du fournisseur est faite; pour toute facture re ue, il y a un bon de commande autoris ; tous les achats, pour fins de production ou autre, sontpr alablement autoris s; les bons de commande sont pr num rot s et la s quencecontr l e; les bons de r ception sont dat s et sign s par un pr pos d ment qualifi ; la conciliation des factures avec l' tat de compte dufournisseur est effectu e; les achats de production sont tous distribu s dans lesproduits ou commande et inscrits l'inventaire; un budget d'exploitation est approuv et toute d pense nonbudg t e requiert une autorisation avant d'y donner bours s Tout paiement est appuy d'une facture originale et desautres pi ces justificatives.

8 Une personne responsable fait le suivi des ententesparticuli res avec des fournisseurs : date de paiement,escompte de volume, mode de paiement; tout paiement est pr alablement autoris et le ch que sign par une personne responsable; les ch ques sont pr num rot s et la s quence contr l et cr dits Une marchandise retourn e est contr l e jusqu' la r ceptiond'une note de cr dit du fournisseur; les conditions et les inscriptions des escomptes sur achatssont v rifi comptable La conciliation des tats de compte des fournisseurs avec legrand-livre auxiliaire est r alis e; la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec legrand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectu e par une personneind : R partition des t chesDans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diff rentes :autorisation des achats, r ception de marchandise, conciliation de facture, paiement, 10 -4. SALAIRESIMPORTANCEO uifaitOui Toute modification sur les donn es de base des employ sest autoris e; tout changement de salaire brut ou taux horaire est autoris ; la conciliation des heures travaill es et pay es est faite; les dossiers du personnel sont jour; la corroboration entre les ch ques de paye, les dossiers dupersonnel et les endossements des ch ques est r alis e; il existe un compte de banque distinct pour les salaires detous les employ s; la distribution des ch ques de paye est assur e par unepersonne responsable et un contr le particulier est exerc pour les ch ques des employ s absents; le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employ sontautoris s avant d' tre int gr s au syst me; les heures suppl mentaires et autres r glements sp ciauxsont autoris s avant d' tre pay s; il y a conformit entre la paye nette et le total des ch quesindividuels; les ch ques sont pr num rot s et la s quence contr l e.

9 Les d ductions la source sont en conformit avec lesr gimes gouvernementaux et les avantages sociaux del'entreprise; les autres formes de r mun ration (commissions, bonis) sontcontr l es en fonction des politiques internes autoris es; si la paye est produite l'ext rieur, un contr le rigoureux descommunications ainsi qu'une conciliation des r sultats sontr alis s sous la surveillance d'une personne comptable La conciliation du compte de banque-salaires est faite; la conciliation des records de gains individuels avec postesde salaires au grand-livre est ex cut : R partition des t chesDans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diff rentes :calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heuressuppl mentaires, comptabilisation, distribution des ch ques de 11 -5. STOCKSIMPORTANCEO uifaitOui Les marchandises sont remis es dans des endroitsconvenables, s curitaires et contr l es; la couverture d'assurances feu et vol est suffisante; des marchandises en consignation chez un tiers, ouappartenant un tiers, sont contr l es s par ment; le d compte physique se fait p riodiquement, mais au moinsannuellement; une comparaison entre l'inventaire physique et le registrepermanent est faite; les ajustements provenant d' carts sont accept s par unepersonne responsable, avant d' tre inscrits; un inventaire physique est tabli par une personne diff rentedu magasinier; les entr es de stocks suivies d'un bon de r ception et lessorties de stocks suivies d'un bon de r quisition identifiant ladate, la commande , le lot, le projet sont faites; il y a conformit (type, quantit , dimension, tat mat riel)entre la r ception de la marchandise et son inscription auregistre.

10 Les marchandises et produits majeurs sont concili s souvententre l'inventaire physique et le registre permanent; la fiabilit du syst me d'imputation de la main-d'oeuvredirecte aux produits en cours est d montr e; une comparaison de la main-d'oeuvre directe estim e oustandard avec la main-d'oeuvre directe r elle est tablie; un rapport sur les rebuts est r dig avant l'autorisationd'ali nation; la pertinence des principes comptables utilis s pourl' valuation des stocks est constat comptable L'inventaire physique est d ment compil , valu etenregistr au grand-livre; la conciliation de l'inventaire physique avec le registreauxiliaire des stocks et la r partition entre mati re premi re,produits en cours, produits finis est effectu : R partition des t chesDans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes diff rentes :prise d inventaire physique, volution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements d carts,politique d valuation, entr e et sortie des 12 -6.