Le dossier administratif des agents de la fonction ...

1 1 SAFPT INFO SAFPT NATIONAL : 1041, Avenue de Draguignan - ZI Toulon Est 83130 La Garde - Adresse postale : BP 368 - 83085 Toulon C dex 9 SITE INTERNET : Le dossier administratif des agents de la f onction publique : composition proc dure de consultation gestion administrative .. Dans la fonction publique, l autorit administrative a l obligation de constituer un dossier administratif pour chaque agent titulaire. Cette disposition s applique de la m me mani re aux agents stagiaires et aux agents contractuels non titulaires. Le dossier administratif individuel est constitu d s la prise de fonction d un agent public et il est son unique source d informations aupr s de son administration sur les pi ces relatives sa situation tout au long de sa carri re.

2 En cas de mutation ou de changement d tablissement, le dossier administratif de l agent est transmis au nouvel tablissement. Dispositions l gislatives Les principales dispositions l gislatives ou r glementaires qui r gissent la composition et les conditions de consultation du dossier administratif des agents publics sont : - loi du 22 avril 1905 article 65 - portant fixation du budget des d penses et des recettes de l exercice 1905.. - Loi 78-753 du 17 juillet 1978 sur la libert d acc s aux documents administratifs .. - Lettre FP n 1430 du 5 octobre 1981 relative l application aux agents de l tat des dispositions de la loi 78-753 du 17 juillet 1978 relative la libert d acc s aux documents administratifs - Loi 83-634 du 13 juillet 1983 articles 18 et 19 portant droits et obligations des fonctionnaires - Circulaire B9/08 N 319 de la DGAFP du 8 juillet 2008 relative aux modalit s de communication des donn es caract re m dical d tenues par l administration concernant les agents de l tat - D cret 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et sa gestion sur support lectronique - Arr t du 21 d cembre 2012 relatif la composition du dossier individuel des agents publics g r sur support lectronique - Article L1111-7 du Code de la Sant

3 Publique relatif l acc s de tous aux donn es et l ensemble des informations concernant sa sant - Articles R1111-1 8 du Code de la Sant Publique sur la proc dure pour l acc s aux informations de sant caract re personnel 2 Les d cisions de la jurisprudence - Arr ts N 23276 et N 23277 du Conseil d tat du 16 juin 1982 indiquant que la mention faisant tat, sur un document qui doit tre vers au dossier de ces agents , de l existence de convictions personnelles est prohib e par l article 13 du statut g n ral des fonctionnaires - Arr t N 40680 du Conseil d tat du 19 mai 1983 pr cisant que le droit la communication des documents administratifs ne peut s exercer que dans la mesure o les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relatives l informatique, aux fichiers et aux libert s ne sont pas applicables - Arr t N 251833 du Conseil d tat du 25 juin 2003 indiquant qu un agent de la fonction publique peut demander au juge administratif de faire retirer de son dossier les pi ces ou l ments qui ne peuvent l galement y figurer.

4 - D cision N 09NT01205 de la Cour Administrative d Appel de Nantes du 25 mars 2010 pr cisant que les pi ces relatives une pr c dente proc dure disciplinaire engag e l encontre d un fonctionnaire et n ayant pas abouti, peuvent figurer au dossier de l int ress sans entacher d irr gularit une nouvelle proc dure disciplinaire - Arr t N 360899 du Conseil d tat du 25 juillet 2013 indiquant que les dispositions de l article 19 de la loi n 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires impliquent notamment qu il soit fait droit la demande de communication de son dossier l agent concern par une proc dure disciplinaire d s lors que cette demande est pr sent e avant que l autorit disposant du pouvoir de sanction se prononce - Avis N 20131540 de la CADA du 25 juillet 2013 pr cisant, au sujet du Centre hospitalier universitaire de Bordeaux.

5 Que l administration ne peut s opposer la communication et la transmission du dossier m dical d un patient par mail ou par voie lectronique - Arr t N 369718 du Conseil d tat du 31 janvier 2014 indiquant qu un fonctionnaire qui, ayant demand consulter son dossier administratif avant l adoption d une mesure prise en consid ration de sa personne, n a pas re u de r ponse sa demande de communication et n a ainsi pas pu prendre connaissance de son dossier avant l adoption de cette mesure, a t effectivement priv de la garantie pr vue par l article 65 de la loi du 22 avril 1905 - D cision N 11PA05306 de la Cour administrative d Appel de Paris du 2 avril 2014 indiquant que le dossier administratif d un agent de la fonction publique doit comporter toutes les pi ces int ressant la situation administrative de l int ress , enregistr es, num rot es et class es sans discontinuit - Arr t N 370242 du Conseil d tat du 2 avril 2015 indiquant que le droit la communication du dossier comporte pour l agent int ress celui d en prendre copie, moins que sa demande ne pr sente un caract re abusif.

6 Toutefois, les dispositions pr voyant l obligation pour l administration, dans le cadre d une proc dure disciplinaire, d informer l int ress de son droit communication du dossier n imposent pas l administration d informer l agent de son droit prendre copie de son dossier . 3 La composition du dossier administratif Les dispositions l gislatives et r glementaires pr voient que le dossier administratif de l agent doit comporter l ensemble des l ments en lien avec sa situation administrative. Les pi ces figurant au dossier administratif sont enregistr es, num rot es et class es sans discontinuit . Le dossier administratif doit offrir une garantie de ne pas pouvoir tre modifi par l autorit administrative l insu de l agent. Ainsi, l administration ne doit pas retirer, ajouter ou modifier les l ments figurant dans le dossier administratif d un agent.

7 Ainsi, la num rotation des documents du dossier administratif au crayon papier doit tre proscrite. Les principaux documents figurant au dossier administratif sont : - les dipl mes, les documents li s l tat civil du fonctionnaire, les extraits de liste d aptitude la suite de la r ussite un concours - les arr t s de nomination, de titularisation, de reclassement, d cisions d affectation, notation et appr ciations de l agent, d cisions infligeant une sanction disciplinaire, arr t s de promotion et de position (mise en disponibilit , d ), - les actes li s la formation professionnelle : attestations et contenu de stage, formation de DIF, bilan de comp tence,.. - les l ments li es la r mun ration : double de la fiche de paie, pi ces justificatives en vue d un remboursement, les demandes de frais de d placement, les prestations sociales, montant de la GIPA.

8 Lors de la cessation de fonction d un agent, son dossier administratif doit tre archiv , et nul ne peut y avoir acc s, part lui-m me et les personnes habilit es. La gestion du dossier individuel sur support lectronique Depuis 2011, le dossier individuel des agent peut tre cr et g r , en tout ou partie, sur support lectronique, soit partir de documents tablis sur support papier et num ris s, soit partir de documents produits directement sous forme lectronique. En cas de coexistence des supports lectronique et papier, toute pi ce vers e au dossier ne peut tre conserv e que sur l un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l administration. Les garanties respecter : libert individuelle vie priv e secret m dical La composition du dossier administratif d un agent ne doit pas comporter de documents ayant un lien avec la libert individuelle ou d opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activit s en relation avec elles.

9 Ainsi, aucun l ment ne doit figurer sur des actions de gr ve des agents . Le respect de la vie priv e est une libert fondamentale et le dossier administratif ne doit pas comporter des l ments en lien avec la vie personnelle de l agent, sauf si celles-ci sont constat es dans l exercice des fonctions ou de nature compromette le bon fonctionnement du service. Ainsi, aucune disposition l gislative ne permet une administration d obliger les agents fournir un num ro de t l phone personnel, t l phone portable, adresse mail lectronique. Toutefois, certains l ments devront tre fournis ( adresse, nombre d enfants, coordonn es bancaires, attestation de PACS ) pour permettre de remplir des formalit s administratives, telle le versement de la paie et l attribution du suppl ment familial de traitement, autorisation d absence pour enfant malade.

10 4 Le secret m dical impose que le dossier administratif ne doit pas comporter des l ments m dicaux en lien avec l tat de sant de l agent. Le dossier administratif ne peut comporter que les conclusions et les cons quences administratives de la situation m dicale de l agent. Le dossier m dical de l agent est sous l unique responsabilit du m decin du travail, qui ne peut le communiquer aux personnes trang res son service ou une autre administration. Ces pi ces sont couvertes par le secret m dical. La proc dure de consultation du dossier administratif L article 65 de la loi du 22 avril 1905 indique que : Tous les fonctionnaires [..] ont droit la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signal tiques et tous autres documents composant leur dossier soit avant d tre l objet de mesure disciplinaire ou d un d placement d office, soit avant d tre retard s dans leur avancement l anciennet.