LE GUIDE PRATIQUE HELIOS - modularis.fr

1 MODULARiS informatique et Services Logiciels pour collectivit s - Mat riels et p riph riques 4 rue des Eglantiers T lephone 02 33 820 820 T l copie 02 33 820 83072130 GESNES LE GANDELIN Site internet SARL au Capital de 7622 euros RCS MAMERS B 422 656 694 BULLETIN n 55-2007 Mis jour le 28 Novembre 2007LE GUIDE PRATIQUE HELIOSVERIFIEZ VOS PARAMETRES DU DOSSIER EN COMPTABILITEDans le menu Application Param tres du dossier :-v rifiez qu il y ait bien une encoche autoriser la num rotation d ordre pour les pi ces imputation multiple -v rifiez que l option Utilise t-elle H lios est coch e sur oui -indiquez le Code R gie de Recettes si votre collectivit en est dot e. Sinon pour les pi ces concern es, vous indiquerez le code r gie de recettes au moment de g n rer la DES DEBITEURS ET FOURNISSEURS Votre tr sorerie vous demande de transmettre vos fichiers avec des caract res alphab tiques en majuscule, sans accent ni caract re particulier (pas de tiret, ni d accent, ni de point) : pas la peine de reprendre vos fichiers fournisseurs et d biteurs un par un.

2 Votre logiciel transforme les minuscules en majuscules et supprime les caract res ind sirables lors de la g n ration de vos pour les logiciels de facturation : les disquettes DDPAC g n r es sont conformes ces dispositions. Il sera n cessaire, conform ment aux indications de la tr sorerie, de normaliser la pr sentation des coordonn es des d biteurs et des fournisseurs. Certaines indications nous ont t fournies, voici quelques exemples suivre (sauf si bien s r votre tr sorerie vous demande de proc der diff remment) :EXEMPLE DE NORMALISATION DE SAISIE DES COORDONNEES DES DEBITEURSP ersonnes physiquesMMMEMLLEG endarmerieGENDARMERIEP ersonnes morales de droit priv MODULARIS SARLCNASEACNASEAA ssociationsASSOC xxxxxxLa PosteLA POSTEP ersonnes morales de droit publicDDE, DDAF, DSV, DSF, DDETFPINSPECTION ACADEMIQUETC xxxxEDFEDFR gionCONSEIL REGIONAL xxxGDFGDFD partementCONSEIL GENERAL xxxFrance T l comFRANCE TELECOMD irection de la solidarit DS xxCaisse d allocations familialesCAFC ommunaut de communesCC xxxxURSSAF, ASSEDIC xxxxASSEDIC d agglom rationCA xxxxMSAMSA xxxCommunesMAIRIE xxxxMutuellesMUTUELLE xxxxCCASCCAS xxBanquesBNP PARIBAS, SOCIETE GENERALECREDIT AGRICOLE, CREDIT MUTUELCAISSE D EPARGNE.

3 CREDIT intercommunauxSIAEP xxxSIVU xxxSIEG xxxAssociations syndicalesASAD xxxAFR xxxASI xxxCentre hospitalierCH xxxxH pitalHOPITAL xxxxMaison de RetraiteMDR xxxxFoyer logementFOYER LOGEMENT xxxxCentre de gestionCDG xxInstallation, formation, maintenance, imprim s, fournitures et consommables1 MODULARiS informatique et Services Logiciels pour collectivit s - Mat riels et p riph riques 4 rue des Eglantiers T lephone 02 33 820 820 T l copie 02 33 820 83072130 GESNES LE GANDELIN Site internet SARL au Capital de 7622 euros RCS MAMERS B 422 656 694 BULLETIN n 55-2007 Mise jour du 28 Novembre 2007 LES RELEV S D IDENTIT BANCAIRES Les fournisseurs faisant l objet d un virement interne doivent avoir les zones Banque code Agence code Guichet N de Compte Cl vides.

4 Le mode de virement doit tre plac sur 44 Divers .Les fournisseurs faisant l objet d un pr l vement sur compte bancaire devront avoir les zones de domiciliation bancaire remplies, le mode de virement doit tre plac sur 22 bancaire .TRANSFERT VERS LA TRESORERIE PAR DISQUETTEV eillez n utiliser que des disquettes format es, donc vides de tout autre fichier. Dans le cas o votre disquette contiendrait un l ment ind sirable , elle serait refus e par le logiciel H parez-vous un jeu de disquette sp cifique pour les mandats, un autre sp cifique pour les titres. Ne transf rez pas un mandat sur une disquette ayant contenu des titres (et inversement) sauf si vous la formatez avant. Dans le cas o vous avez un doute sur le contenu de votre disquette, le plus simple est de la vider.

5 Passez par le Poste de travail mettez le pointeur de votre souris sur disquette 3 1/2 puis cliquez avec le bouton droit de la souris pour choisir formater . Choisissez un formatage rapide puis cliquez ensuite sur d marrer SAISIE DES D PENSES AVEC H LIOSLa nature des pi ces de d penses et recettes est une donn e obligatoire pour la prise en charge des donn es aupr s de la tr sorerie. Quelques pr cisions s imposent sur la nature des pi ces que vous allez devoir renseigner lors de la saisie des mandats et titres. SAISIE DES D PENSES : zone nature du mandat - 01mandat ordinaire : utiliser pour toute d pense dont la collectivit est l origine du paiement- 03mandat collectif : utiliser pour le paiement d une d pense concernant plusieurs cr anciers sur une m me pi ce (ex.)

6 Salaires dans le cas o il n y a pas un mandat nominatif par agent)- 04 mandat pour d pense des r gisseurs d avance : pour r gulariser des d penses pay es par la tr sorerie (pour les collectivit s disposant d une r gie de recettes)- 06mandat d annulation/de r duction : comme son nom l indique, utiliser pour les annulations et r ductions- 08mandat d op. d ordre budg taire : pour les mandats li s des op rations d ordres pr vues au Budget Primitif en quilibre, hors cession- 15mandat de rattachement des ICNE- 17mandat d op. d ordre semi-budg taire : d penses li es des op rations d ordre non pr vues au BP, en quilibre- 18mandat li une op ration de cession : utiliser lors de la cession d un bien de l actif.

7 Utilisez le module ex cution cession d un bien : les mandats seront g n r s automatiquement avec le code nature 18 sans que vous ayez besoin de les DE TIERS Indiquez les compte de tiers suivants dans le logiciel des salaires (menu fichier organismes )- 4311 URSSAF- 4312 URSSAF CSG - 4313 URSSAF RDS - 4318 URSSAF TAXE DE PREVOYANCE- 437 CNRACL-IRCANTEC-ASSEDIC-RAFP - 447 CENTRE DE GESTION ET CNFPT Le logiciel codifiera automatiquement les comptes 421 pour le personnel et 4671 pour les indemnit s des lus. Vous param trerez galement ces comptes de tiers dans le logiciel de comptabilit menu Tiers Fournisseurs zone compte de tiers .Installation, formation, maintenance, imprim s, fournitures et consommables2 MODULARiS informatique et Services Logiciels pour collectivit s - Mat riels et p riph riques 4 rue des Eglantiers T lephone 02 33 820 820 T l copie 02 33 820 83072130 GESNES LE GANDELIN Site internet SARL au Capital de 7622 euros RCS MAMERS B 422 656 694 BULLETIN n 55-2007 Mise jour du 28 Novembre 2007 SAISIE DES RECETTES AVEC H LIOS SAISIE DES RECETTES : zone nature du titre - 00titre ordinaire : utiliser pour toute recette dont la collectivit est l origine de l mission- 03titre collectif : utiliser pour toute facturation par r le (li e l utilisation d un logiciel de facturation)- 04 P503 ordinaire.

8 Utiliser en g n ral pour les dotations de l tat, Conformez vous aux indications de la tr sorerie qui peut choisir le code nature 4 ou 5 selon le cas- 05 Recettes per ues avant mission du titre : utiliser pour les collectivit s dot es d'une r gie de recettes, concerne les encaissement avant mission de titres : loyers, locations 06titre de r duction/annulation : comme son nom l indique, utiliser pour les annulations et r ductions- 08titre d op. d ordre budg taire : idem d penses- 16titre de rattachement des ICNE- 17titre d op. d ordre semi-budg taire : idem d penses- 18titre d op rations de cession : utiliser lors de la cession d un bien de l actif. Utilisez le module ex cution cession d un bien : les titres seront g n r s automatiquement avec le code nature 18 sans que vous ayez besoin de les DES P503 Le Tr sor Public ne fournit plus les P503 sur disquette.

9 Les bordereaux vous seront envoy s sur support papier. Deux types de documents peuvent vous tre transmis :-les P503 concernant les dotations de l tat, les qui appara tront sur un bordereau part. -les P503 li s aux r gies de recettes : loyers, locations de qui feront l objet d un autre utiliserez la nature du titre 04 P503 ordinaire ou 05 Recettes per ues avant mission du titre selon les indications not es sur le bordereau par la tr sorerie (colonne nature de la recette ou r f rence des pi ces). Une r f rence compos e de 9 chiffres figure sur le document papier. Il est indispensable de la saisir dans la zone r f rences virement CODE PRODUIT Votre tr sorerie vous demande de faire appara tre un code produit sur vos titres de recettes : le protocole Indigo actuellement utilis ne permet pas de renseigner cette valeur, vous devrez donc la rajouter dans l objet de la recette.

10 Exemple : Location de salle code produit XX. Vous utiliserez cette m thode uniquement si vous ne disposez pas d un logiciel de facturation g n rant un fichier rolmre et que vous saisissez vos factures recouvrer directement dans la comptabilit .COMPTES DE TIERS Indiquez les compte de tiers suivants dans le logiciel de comptabilit menu Tiers D biteurs zone compte de tiers :-4111 pour les redevables divers-4141 pour les locationsInstallation, formation, maintenance, imprim s, fournitures et consommables3 MODULARiS informatique et Services Logiciels pour collectivit s - Mat riels et p riph riques 4 rue des Eglantiers T lephone 02 33 820 820 T l copie 02 33 820 83072130 GESNES LE GANDELIN Site internet SARL au Capital de 7622 euros RCS MAMERS B 422 656 694 BULLETIN n 55-2007 Mise jour du 28 Novembre 2007 MANDATEMENT DE EMPRUNTSDans le menu Autres fichiers Dettes/emprunts Fichiers/tableaux 2 nouvelles zones sont compl ter :-zone le mandat sera mis suite un pr l vement d office.