Le procès-verbal de séance et le registre des délibérations

1 conseil municipal Le proc s-verbal de s ance et le registre des d lib rationsLES FICHES TECHNIQUESDU JOURNAL DES f vrier 2013 Journal des Maires 45Le conseil municipal est seul ma tre de la r daction du proc s-verbal, dont lesmentions font foi jusqu inscription de faux. Par ailleurs, les d lib rations duconseil municipal et les d cisions du maire prises par d l gation doivent tre publi es au sein d un registre . LE PROC S-VERBAL : UN DOCUMENT IMPORTANT MAIS PEU CONTRAIGNANTA lors que le compte rendu de s ance ne fait que recenserle titre des affaires trait es et donner le r sultat du vote,le proc s-verbal de la s ance d crit pour sa part chaqueaffaire et rend compte plus ou moins succinctement desd bats 1. Sans v ritable disposition r gissant le contenudes proc s-verbaux, une grande marge d appr ciation estlaiss e aux conseils municipaux.

2 Si le proc s-verbal vise attester des conditions de d roulement de la s ance etdes d lib rations adopt es au cours de celle-ci, aucunemention sp cifique n est l galement obligatoire (lirepoint B). La r daction du proc s-verbal incombe au se-cr taire de s ance, d sign l ouverture de la r union etnon au maire, lequel ne peut pas rectifier ou modifierd ventuelles erreurs mat rielles. S il estime que cetter daction est incorrecte, le maire doit soumettre l affaireaux conseillers pr sents la s ance, appel s ult rieure-ment signer le texte des d lib rations sur le d lib rations adopt es par le conseil municipal nesont ex cutoires qu apr s accomplissement des formalit sde transmission au pr fet et de publicit prescrites par laloi (CGCT, art L. 2131-1). Le compte-rendu de la s ance,comportant les extraits des d lib rations adopt es, doit tre affich la porte de la mairie dans les huit jours suivant celle-ci.

3 Ces formalit s de publicit d clenchentle d lai de recours de deux mois. Une formalit de publi-cation des d lib rations dans le recueil des actes admi-nistratif de la commune est n cessaire dans les communesde 3 500 habitants et Un formalisme simplifi Le proc s-verbal de s ance n est pas une mesure de pu-blicit des d lib rations conditionnant leur entr e en vigueur. De plus, le d faut ou le retard des signatures oudes mentions des causes qui ont emp ch les membrespr sents de signer est sans effet sur l existence et la vali-dit des d lib proc s-verbal doit tre pr sent sous forme crite, tresign par le secr taire de s ance et conserv aux archivesde la mairie. Une pr sentation formelle particuli re n esttoutefois pas exig e. Le conseil municipal est libre de d terminer les r gles fixant les modalit s de r dactiondes proc s-verbaux de ses s ances.

4 Une telle d lib ration,qui constitue un l ment du r glement int rieur duconseil municipal , peut n anmoins faire l objet d un recoursen exc s de Des mentions recommand esLe proc s-verbal de s ance doit comporter a minima lesmentions suivantes : le jour et l heure de la s ance ; le nom du pr sident de s ance, du secr taire, desconseillers pr sents, des conseillers emp ch s ayant tabli des procurations ; l ordre du jour ; les affaires discut es ; la tenue des d bats pr alables l adoption des d lib -rations ; l essentiel des opinions exprim es notamment parl opposition ; les informations qui doivent obligatoirement tre four-nies aux conseillers municipaux concernant les ques-tions mises l ordre du jour ; les votes mis et les d lib rations dispositions d un r glement int rieur, autorisant lemaire faire dispara tre du proc s-verbal r dig les proposinjurieux ou diffamatoires et les d clarations de nature entra ner la responsabilit de la commune, ont t d -clar es ill gales (Conseil d Etat du 10 f vrier 1995, Com-mune de Coudekerque-Branche).

5 Cet arr t stipule par ail-leurs que le proc s-verbal de conseil municipal doit tresign et approuv par l ensemble des conseillers pr sents la s ance ou faire mention de la cause qui les a emp -ch s de signer (article L. 2121-23 du CGCT). LE registre DES D LIB RATIONSLa tenue du registre se trouve justifi e par la n cessit de pr server les actes dans des conditions de conservationcorrecte, mais aussi de garantir la transparence de l actionadministrative en le tenant la disposition des 45 58 FT Q_Mise en page 1 05/02/13 06:50 Page45 LES FICHES TECHNIQUESDU JOURNAL DES f vrier 2013 Journal des MairesLe proc s-verbal de s ance et le registre des d lib rations 46Le d cret n 2010-783 du 8 juillet 2010 et une circulairedu 14 d cembre 2010 ont contribu adapter le cadrejuridique applicable au contexte institutionnel ainsiqu aux techniques contemporaines d dition et de conser-vation des documents, y compris pour les tablissementspublics de coop ration intercommunale (EPCI).

6 A. Mentions requisesDoivent figurer dans le registre , en original, les d lib ra-tions du conseil municipal et les d cisions du maire prisespar d l gation du conseil (ainsi que, le cas ch ant, cellesdes adjoints et conseillers municipaux prises par sub-d l gation ). Ces d cisions sont fond es d une part surl article L. 2122-22 du Code g n ral des collectivit s ter-ritoriales (CGCT), d autre part sur la d lib ration par la-quelle le conseil a d l gu ses comp tences au maire. Leregroupement des d lib rations et des d cisions s appuiesur le fait que ces derni res sont soumises aux m mesr gles que celles applicables aux d lib rations portantsur les m mes les communes et les EPCI (articles L. 2121-7 L. 2121-28 du CGCT), toute convocation doit tre faite par le maire ou la personne en ayantd l gation. Elle doit indiquer les questions port es l ordredu jour et tre mentionn e au registre des d lib rations.

7 Laconvocation doit tre affich e ou publi e, et imp rativementadress e aux conseillers municipaux par crit et g n ralementenvoy e au Contenu et forme du registreLes affaires en d lib ration au cours d une s ance poss -dent un num ro d ordre. Chaque feuillet cl turant unes ance rappelle ces num ros d ordre. Les feuillets portentmention du nom de la commune et de la date de la s portent en plus la nature de ces actes. Tous les feuilletssont num rot s, le cas ch ant de fa on manuscrite, l angle sup rieur droit du recto ( l angle sup rieur gauchesi le verso est utilis ; sinon le verso est barr d un traitoblique). Le registre doit tre cot et paraph par le maire,voire un agent communal par d l tenue du registre peut galement tre orga-nis e sur support num rique, mais exclusivement titre compl mentaire. Cet exemplaire fait officede copie.

8 Le registre est obligatoirement reli au plus tard enfin d ann e (au minimum tous les cinq ans dans les communesde moins de 1 000 habitants). CONSERVATION DES D LIB RATIONSS elon l instruction pour le tri et la conservation des ar-chives communales de la Direction des archives de Francedu minist re de la Culture, il convient de prendre encompte la notion de dur e d utilit administrative pourd terminer la dur e de conservation des d lib p riode retenir est celle pendant laquelle un dossierest utile l administration. Les registres des d lib rations du conseil municipal , ma-nuscrits ou dactylographi s, doivent tre paraph s. Lesd lib rations huis clos doivent faire l objet d une trans-cription et d un affichage par extrait et tre conserv esde fa on d finitive. Les dossiers des s ances du conseilmunicipal, mentionn s dans la loi n 92-125 du 6 f vrier1992, relative l administration territoriale de la R pu-blique, comme les notes de synth se sur les affaires sou-mises la d lib ration, remises avec la convocation auxmembres du conseil municipal , doivent tre conserv sde fa on d finitive.

9 Les extraits de d lib ration int gr sdans une collection chronologique sont estim s valablespendant six ans. Il est recommand de les garder titrede double s curit jusqu au r colement des registres. En-suite, ils peuvent tre limin s. Les convocations, les ordres du jour et les proc s-verbaux des votes et descomptes rendus des sessions du conseil municipal doivent tre conserv s de fa on d finitive. Bruno Cohen-BacrieNOTE Conseil d Etat admet toutefois que la transcription des d li-b rations peut tre r alis e sur un document unique, commu-nicable toute personne en vertu de l article L. 2121-26 duCGCT. Il n y aurait donc pas, en l tat du droit et de la jurispru-dence, d ill galit ce qu un m me texte fasse office la foisde compte rendu et de proc s-verbal, CE 5 d c. 2007, n NOTERA NOTERR F RENCES JURIDIQUES Proc s-verbal : Code g n ral des collectivit s territoriales (CGCT), articles L.

10 2121-25, L. 2121-26 et R. 2121-11. registre : Code g n ral des collectivit s territoriales (CGCT), articles R. 2121-9, R. 2122-7-1 et R. 2122-8. Circulaire n IOCB1032174C du 14 d cembre 2010. Conservation des d lib rations : Loi n 92-125 du 6 f vrier 1992 ; Instruction pour le tri et la conservation aux archivescommunales des documents post rieurs 1982 produits par les services et tablissements publics, Direction des archivesde France, 1993. Loi n 70-1200 du 21 d cembre 45 58 FT Q_Mise en page 1 05/02/13 06:50 Page46