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LES FICHES « OUTILS DE COMMUNICATION

LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 1 PR SENTATION Pour obtenir l adh sion des copropri taires un projet de r novation, il ne suffit pas de construire un argumentaire. Entreprendre un projet de r novation dans sa copropri t , c est bien plus que r ussir convaincre les copropri taires. C est cr er de nouvelles relations au sein de la copropri t , instaurer un climat de confiance et impulser une nouvelle dynamique collective pour transformer le rapport des copropri taires leur immeuble. Pour cela, il est essentiel que le conseil syndical mette en place, toute l ann e, des actions r guli res de COMMUNICATION avec l ensemble des copropri taires et des r sidents.

LES ATOUTS DE L’AFFICHAGE Lorsqu’elle suffisamment visible et bien placée, un affiche permet de toucher et d’informer rapidement les résidents de la copropriété en captant leur attention lorsqu’ils passent devant. Elle peut même créer …

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1 LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 1 PR SENTATION Pour obtenir l adh sion des copropri taires un projet de r novation, il ne suffit pas de construire un argumentaire. Entreprendre un projet de r novation dans sa copropri t , c est bien plus que r ussir convaincre les copropri taires. C est cr er de nouvelles relations au sein de la copropri t , instaurer un climat de confiance et impulser une nouvelle dynamique collective pour transformer le rapport des copropri taires leur immeuble. Pour cela, il est essentiel que le conseil syndical mette en place, toute l ann e, des actions r guli res de COMMUNICATION avec l ensemble des copropri taires et des r sidents.

2 Pour aider les conseils syndicaux, l association Plan te Copropri t a cr 21 FICHES OUTILS de COMMUNICATION qui pr sentent des exemples concrets d actions mettre en place dans une copropri t avec des conseils suivre et les erreurs viter. CINQ OBJECTIFS Mais attention, communiquer ce n est pas seulement informer les copropri taires des d cisions que l on a prises pour eux et qu on leur demande simplement de valider ! Les actions de COMMUNICATION doivent tre diversifi es pour r pondre cinq objectifs : Objectif 1 : Informer ; Objectif 2 : Consulter, tre l coute pour recueillir les attentes et les avis des copropri taires ; Objectif 3 : Concerter, d battre pour changer et dialoguer en direct ; Objectif 4 : Animer, dynamiser en cr ant des v nements conviviaux tels que la f te des voisins pour cr er du lien et faciliter les relations ; Objectif 5 : Pr parer les d cisions en mettant en place les actions n cessaire pour rendre les assembl es g n rales efficaces.

3 Retrouvez ci-apr s la liste compl te des FICHES OUTILS de COMMUNICATION pour atteindre chacun de ces cinq objectifs. LE RESULTAT D UN PROJET DE RECHERCHE-ACTION _____ Ces FICHES pratiques ont t labor es partir d exemples r els de copropri t qui sont parvenues mettre en place une d marche de r novation et d am lioration nerg tique. Elles ont t r alis es dans le cadre d un programme de recherche-action sur l am lioration nerg tique des copropri t s lanc par le Plan Urbanisme Construction Architecture (Minist re de l Ecologie, du D veloppement durable et de l Energie Minist re du Logement et de l Egalit des Territoires) et l ANAH (Agence Nationale de l Habitat). Cette recherche-action a impliqu l Agence Locale de L Energie et du Climat MVE , Habitat et D veloppement Ile-de-France et l Association des Responsables de Copropri t (ARC) qui a coordonn le projet.

4 LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 2 OBJECTIF 1 : INFORMER Les actions d information visent mettre au courant les copropri taires et les locataires des v nements particuliers (intervention d une entreprise, ) et des d marches faites par le conseil syndical pendant son mandat. Informer consister aussi donner des consignes (sur l usage des quipements par exemple, le ramassage des ) et communiquer toutes les analyses r alis es par le conseil syndical et les professionnels (diagnostic du b ti, estimation des consommations d nergie, analyse des charges, pr conisations de travaux, analyse des ). C est le niveau basique de la COMMUNICATION (mais il est d j souvent n glig e en copropri t !). Pour qui ? Co t* Travail demand ** Adapt aux grandes ou petites copropri t s Type d informations 1A L affichage - Propri taires occupants - Locataires Petite copropri t Grande copropri t Informations ponctuelles, courtes.

5 Visuelles 1B Les envois postaux - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs Petite copropri t Grande copropri t Informations d taill es et/ou conserver 1C La diffusion dans les boites aux lettres - Propri taires occupants - Locataires Petite copropri t Grande copropri t Informations d taill es et/ou conserver 1D La COMMUNICATION par e-mail ceux qui consultent r guli rement Internet et communiquent leur adresse e- mail Adresses collecter et tenir jour Petite copropri t Grande copropri t Tout type d information 1E Le site Internet - Tous ceux qui ont acc s Internet - CS/syndic - Personnes ext rieures Selon la prestation choisie Petite copropri t Grande copropri t Stockage et partage des documents de la copropri t 1F Le rapport annuel du conseil syndical - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs (- Locataires) Obligatoire Obligatoire Petite copropri t Grande copropri t Bilan des actions men es par le conseil syndical pendant l ann e coul e 1G La newsletter - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs - Locataires Selon le canal de diffusion (email, papier courrier) Grande copropri t Actualit s sur la vie de l immeuble Informations concises 1H Le livret d accueil - Propri taires occupants - bailleurs - Locataires Selon le canal de diffusion (email, papier courrier) Grande copropri t Informations pratiques sur la vie dans l immeuble LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 3 OBJECTIF 2 : CONSULTER, ETRE A L ECOUTE Les actions de consultation visent recueillir les attentes et les besoins des copropri taires ainsi que leur avis sur les d marches en cours et les solutions propos es.

6 Pour qui ? Co t* Travail demand ** Adapt aux grandes ou petites copropri t s 2A La boite aux lettres du conseil syndical - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs - Locataires Grande copropri t 2B Les permanences du conseil syndical - Propri taires occupants - Locataires Grande copropri t 2C Le questionnaire Selon le canal de diffusion (email, papier, courrier) Selon le canal de diffusion (email, papier, courrier) Petite copropri t Grande copropri t A LIRE POUR ALLER PLUS LOIN _____ Pour tout savoir sur la fa on dont mobiliser les copropri taires dans une dynamique de projet de r novation, vous pouvez vous procurer le guide complet publi par l Association des Responsables de Copropri t (ARC) : R novation en copropri t , comment mobiliser les copropri taires ?, ditions ARC/Vuibert, 2014, 160 p. LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 4 OBJECTIF 3 : CONCERTER, DEBATTRE Les actions de concertation et de d bat visent changer et dialoguer en direct sur les diff rents aspects de la gestion de la copropri t et les projets de travaux propos s.

7 Se concerter et d battre est indispensable avant de soumettre des d cisions importantes. La concertation permet d viter que les probl mes ne soient discut s uniquement en assembl e g n rale (bataille assur e) ou qu ils ne soient tranch s par une minorit et constituent ensuite un caillou permanent dans la chaussure de la copropri t . Il faut savoir que les gens ne r clament jamais autant de consultations que quand elles n ont pas lieu. Par contre, lorsqu ils sont consult s, ils ne r pondent pas toujours, ce qui peut utilement leur tre rappel Pour qui ? Co t* Travail demand ** Adapt aux grandes ou petites copropri t s 3A La r union d information-d bat - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs (si se d placent) - Locataires (si invit s) Petite copropri t Grande copropri t 3B La pr sentation Powerpoint - Propri taires occupants - Propri taires bailleurs (si se d placent) - Locataires (si invit s) Petite copropri t Grande copropri t 3C Les discussions informelles - Propri taires occupants - Locataires Petite copropri t Grande copropri t 3D Le forum Internet Ceux qui consultent tr s r guli rement Internet et qui ont le go t des forums L acc s d pend aussi de la s curisation du forum Grande copropri t LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 5 OBJECTIF 4.

8 ANIMER, DYNAMISER Il est plus facile pour un conseil syndical de communiquer et d impulser une dynamique de projet collectif s il existe des relations sociales vivantes au sein de la copropri t . Et cela passe par l organisation d actions conviviales. Pour qui ? Co t* Travail demand ** Adapt aux grandes ou petites copropri t s 4A La f te des voisins - Propri taires occupants - Locataires (- Propri taires bailleurs) Petites copropri t Grande copropri t 4B Les v nements conviviaux - Propri taires occupants - Locataires (- Propri taires bailleurs) Petite copropri t Grande copropri t 4C Les chantiers participatifs - Propri taires occupants - Locataires (- Propri taires bailleurs) Petite copropri t Grande copropri t LES FICHES OUTILS DE COMMUNICATION 6 OBJECTIF 5 : PREPARER LES DECISIONS Pour permettre que les Assembl es G n rales soient efficaces, il est n cessaire de bien travailler leur pr paration et leur d roulement.

9 Pour cela, il faut pour cela tre attentif : L laboration de l ordre du jour de l assembl e g n rale (Fiche 5A) La pr paration des documents joints la convocation d assembl e g n rale (Fiche 5B) La participation des copropri taires l assembl e g n rale (Fiche 5C) L animation de l assembl e g n rale (Fiche 5D) Informer 1A - L AFFICHAGE 1 La mise en place de panneaux d affichage dans chaque hall d entr e de la copropri t permet d informer efficacement les propri taires occupants et les locataires de la copropri t . IL EXISTE DEUX TYPES D AFFICHAGE : L affichage ponctuel : informe sur des actions ou v nements ponctuels (dates de r unions, intervention d une entreprise, r sultats d un ) L affichage permanent : informations utiles couramment (coordonn es du conseil syndical, utilisation des services collectifs, consignes du tri s ) LES ATOUTS DE L AFFICHAGE Lorsqu elle suffisamment visible et bien plac e, un affiche permet de toucher et d informer rapidement les r sidents de la copropri t en captant leur attention lorsqu ils passent devant.

10 Elle peut m me cr er un premier change entre voisins sur le sujet abord . L affichage peut tre utilis pour toute information concernant les occupants des logements. Il doit tre compl t par des courriers aux propri taires bailleurs pour les informations touchant l ensemble des copropri taires. NOUVEAUT LOI ALUR _____ La loi ALUR a introduit dans l article 18 de la loi de 1965 une nouvelle obligation pour le syndic : celle d assurer l information des occupants de chaque immeuble de la copropri t des d cisions prises par l assembl e g n rale . Cette obligation d information touche donc les locataires. Toutefois, cette disposition n entre pas imm diatement en vigueur, il faudra attendre la publication d un d cret qui d finira les modalit s concr tes de son application. Pour qui ? Co t Travail demand Type d informations Exemples - Propri taires occupants - Locataires Informations ponctuelles, courtes, visuelles - Annonce d une r union - Intervention ou visite d un prestataire - Consommations d nergie Informer 1A - L AFFICHAGE 2 O FIXER LES AFFICHES ?


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