LES OUTILS DE PILOTAGE INTERNE pilotage par projets ...

1 OUTILS DE PILOTAGE INTERNE PILOTAGE par projets , PILOTAGE par objectifs, contr le de gestionVendredi 7 octobre 2016 Service Conseil et d de cet atelier Pourquoi piloter ? Les concepts associ s aux OUTILS de PILOTAGE INTERNE Comment concevoir des tableaux de bord de PILOTAGE ? Quels pr requis pour le PILOTAGE ? Cas roul de l atelier : 3h Propos introductifs : 15 min Temps d change en sous groupes : 35 min Apports th oriques et m thodologiques : 1h Cas pratiques : 1h Conclusion de l atelier : 10 min participatif Installation de 7 groupes de 6/7 personnes en fonction de vos tiquettes Vous devez r pondre une question : qu est ce que vous tes venus chercher cet atelier aujourd hui ? ; Temps de r flexion tr s court : 6 min Le rapporteur de chaque groupe est un agent du CDG Restitution au groupe et mise en commun des piloter une collectivit ou un tablissement public ?

2 Les nouvelles donn es territoriales contraintes budg taires mutations de l action publique attentes des lus, des habitants /des usagers toujours plusexigeants et mieux inform s Influence directe de ces volutions sur lefonctionnement des collectivit s Du paradigme du contr le au paradigme du pilotageOutils budg taires et r glementaires Mettre en regard la consommation des ressources et le service piloter une collectivit ou un tablissement public ? Recherche de rationalisation, de gains deproductivit Le service ou la prestation que la collectivit offre est-il adapt aux besoins ? est-il efficient compte tenu des comp tences obligatoires, facultatives et du co t de production ? Peut-il tre externalis voire abandonn ? piloter une collectivit ou un tablissement public ?

3 Dans quel objectif ou cadre ? la qualit des services publics locaux l'allocation des moyens humains, financiers et techniques aux politiques publiques l'impact des politiques publiques locales sur le territoire la maitrise des d penses publiques le respect de la r glementation=> Le manager public se trouve confront ces exigences sans toujours avoir pu r fl chiren amont aux OUTILS n cessaires pour yr piloter une collectivit ou un tablissement public ? Se donner les moyens de mesurer : conna tresa situation De comprendre: pour ma triser les moyens d actions De piloter vers l atteinte des cibles vis es : en fonction des objectifs piloter une collectivit ou un tablissement public ? Ces ajustements n cessitent de l information sous forme de : Pr visions => o devons-nous aller, de quel financement disposonsnous ?

4 > Objectifs, traduction chiffr e de l objectif et moyens pour l atteindre D informations historiques => o en sommes nous, combien avons-nous consomm ?> R sultats atteints, r f rentiels de l ann e pr c dente. L information n cessaire existe le plus souvent mais parfois non rep r e, non organis e, non structur e et donc non analys retenirSavoir o je dois aller (objectifs)- Tableaux de bord externes- Analyse strat gique- Contrats d objectifs- Tableaux de bord ex cutif /Direction g n raleDECIDER / AGIR Savoir o je suis- Tableaux de bord d activit - Tableaux de bord mensuels- Fiche de compte rendu concepts associ s aux OUTILS de PILOTAGE INTERNE Le tableau de bord, un outil de d cision permettantl articulationPilotagestrat gique/Pilotageop rationnel Dans quel(s)objectif(s)?

5 Indicateurs, faire le bon choix=> La simplicit et la convivialit pour plusd efficacit quoi sert un tableau de bord ? comme dans une voiture : quelles informationsfournit il ? L allure laquelle vous roulez permet de savoir si vous respectezbien les limitations de vitesse Votre consommation d essence. En fonction de la distance qui vousreste parcourir, vous savez si vous devez vous arr ter unestation service ou si cela n est pas n cessaire. Quand le voyant d huile s allume, vous savez qu il faut en remettrerapidement sous peine de serrer le quoi sert un tableau de bord ?14Je suis aux commandes Je consulte montableau de bordJ agis sur des commandesJe m informe sur : le fonctionnement du v hicule le d roulement du plan de trajet le degr d approche de l objectif l environnement ext est-ce qu un tableau de bord ?

6 Est un ensembled OUTILS synth tiqueset rapidespermettant d embrasser d un coup d il une s rie dedonn es strat giques Offre au pilote une vision claire de l impact de sesactions Offre la possibilit de faire remonter des informations surl impact des politiques entreprises et d engager lesactionscorrectricesqui s imposent Privil giel anticipation, la compr hension des causes,l orientation vers l action Est un outil d aide lad cisionOBJECTIF ECART gledes au responsable d valuerune situation, dans la perspective de d ciderUtilisableExtraire facilement l information exploitable travers un support synth tiqueUtilis Faciliter le management de la collectivit travers la dimension d animationQu est-ce qu un tableau de bord ?

7 Un outil de contr le, d aide la d rents types de tableaux de bord OUTILS de suivi : Tableau de gestion des activit s (absent isme,.. Tableau de suivi des co ts Tableaux de r f rentiels, de comparaisons OUTILS de PILOTAGE synth tiques : dialogue de gestion identifier pour chaque activit , les co ts internes de fonctionnement en termes de moyens humains, mat riels, infrastructures utilis es, volume d activit , nombre de dossiers trait => notion de co t OUTILS OUTILS de suivi : Rh / suivi absent isme OUTILS de PILOTAGE : Gestion espaces verts Planification de dimension strat gique Traduire des missions en activit s mesurables Prendre appui sur des documents strat giques : projet demandat, projet de service, lettre de cadrage, fiche Traiter en priorit les activit s les plus consommatrices deressources ou fort enjeu politique Partir de donn es disponibles afin de les fiabiliser D finir un langage commun fixer des objectifs S inscrire dans une d marche de conduite du changement tablir des contrats d objectifs formalis s entrel ex cutif, la direction g n rale et les services Organiser une concertation en INTERNE sur les priorit DE MANDATBILANS D ACTIVITE DES SERVICESTABLEAUX DE BORD DES SERVICESPROJET DE MANDATPROJET D ADMINISTRATIONPROJET DE SERVICEPROGRAMMES ET BUDGETS ANNUELS / DIMENSION STRATEGIQUE DU PILOTAGE DES fixation des objectifs Point de d part.)

8 Programme lectoral D clinaison en termes op rationnels : lesobjectifs doivent tre chiffr s et hi rarchis management par objectifs Le d ploiement d objectifs nous pousse clarifier ce que l on veut et permetl appropriationdes buts et des objectifspoursuivis Il favorise la coh rence des initiatives et laconvergence des efforts ; il aide concentrerl nergie sur ce qui est important et faire desarbitrages Il participe une culture de responsabilisation et de r sultat Il permet d objectiver l appr ciation desactions des management par objectifsTECHNIQUE SMARTD finition: moyen mn motechnique pour se souvenir des caract ristiques quedoit poss der un objectif pour permettre sa r alisation ( smart signifie fut en anglais) finition d objectifsC est l nonc d un r sultat atteindre dans un d lai d termin L objectif d crit un r sultat et non une activit Il est formul de fa on claire et pr cise Il est mesurable (degr de r alisation), comporte unedate d ch ance Il est r alisable (prise en compte des contraintesorganisationnelles, environnementales.)

9 Il est contr lable Il est r des indicateurs Un indicateur est une information chiffr e visant mesurerune variable. Un indicateurdoit remplir les crit res : Comptable / Informatif/ Pertinent /Fid le /Constant/ Juste /Pr cis. Les premi res questions se poser sont : Est-ce que l information existe d j ? Des indicateurs : pour quoi faire ? par rapport quoi ? Comment s en servir ? D finir lesacteurs Qui le met en place? Qui assure son suivi ? D finirle p rim tre d un indicateur Que cherche t-on mesurer? Quelle est la population concern e? Quelle est la dur e de l observation ? familles d indicateurs Indicateurs d activit (achats, production, RH, ) Indicateurs financiers (co ts, ..) Indicateurs de productivit (hommes, quipements et ) Indicateurs de qualit (satisfaction, d lais, ) Indicateurs de s curit (accidents du travail, arr ts de ) Indicateurs de climat social (absent isme, rotation du ) indicateursLES INDICATEURS DE RESULTATS efficacit efficience LES INDICATEURS DE MOYENS qualit coh rence pertinenceLES INDICATEURS DE SATISFACTION usagers partenaires internes / externes - indicateursEFFICIENCE ressources utilis esr sultats obtenusEFFICACITE objectifs fix sr sultats obtenusCOHERENCE objectifs fix sactions men esPERTINENCECoh rence des r ponsesBesoins de l : ouverture d une salle polyvalente au 1er oct 2017 Objectif : ouverture de la salle dans 1 an Moyens humains d di s.

10 Pr visionnel de 2 agents des ST mobilis s temps plein pendant 6 mois (fev juill 2017) volution du chantier : d lais plus longs pour les autorisations d urbanisme entra nant un retard de 3 mois d intervention des ST Ajustement : mobilisation de 2 agents suppl mentaires sur la p riode de mai le de gestion Le contr le de gestion r sulte d une d marcheessentiellement INTERNE visant assurer unemeilleure ma trise des moyens humains,financiers et mat riels des services au regard deleurs missions. Le contr le de gestion est la relation entreobjectifs, moyens et r contr le de gestion Une stabilit de l organigramme: une fois implant , lecontr le de gestion doit tre cependant adaptable et sourced adaptation La segmentation analytique(d coupage de l organigramme enactivit s) est le point de d part dans la r ussite du dans son ensemble est trop complexe g rer.