Ma fiche ‘’ordre de mission’’ - UNSA

1 OUTIL Ma fiche ordre de mission L ordre de mission est un document labor conjointement par l agent ou le salari et son responsable hi rarchique direct puis valid . Il d crit les missions et activit s qui lui incombent en situation professionnelle dans une structure et en un lieu donn , ainsi que les conditions mat rielles.. Parmi les structures, sont concern es les collectivit s pour la Fonction Publique Territoriale, les associations et les soci t s pour le secteur priv Ce document ordre de mission est destin surtout aux salari s du priv ou sous statut mixte ; il est rarement tabli malgr sa n cessit . Vous pr parez l laboration d un ordre de mission dans votre collectivit ou votre entreprise. Ce guide a pour objet de vous aider. Il r pond aux questions suivantes : x A quoi sert un ordre de mission ? x Que contient-il ? x Comment l labore-t-on ? Vous trouverez galement : x un mod le d ordre de mission x un exemple de demande de remboursement Pour vous accompagner dans cette d marche, vous pouvez contacter : FEDERATION UNSA SPORT 3S 21, rue Jules FERRY 93177 Bagnolet cedex JFUNSASPORT3S2012 L'ORDRE DE MISSION A QUOI SERT-IL ?

2 A S ABSENTER DE SA STRUCTURE POUR ACCOMPLIR UNE MISSION QUE VOTRE EMPLOYEUR VOUS IMPOSE (un simple d placement ext rieur votre structure est une mission) L'ordre de mission, qu'il soit avec ou sans frais, est un document primordial tabli dans l'int r t du missionn . Il pr sente avant tout l int r t d tre un document contractuel pour l agent ou le salari Tout d placement sans ordre de mission pr alable est un d placement priv . Seul l'ordre de mission permet d'effectuer un d placement sur le temps de service et de b n ficier du r gime protecteur des accidents du travail. Un ordre de mission permanent (pour une ann e ou une saison seulement) peut tre tabli pour les misions de proximit , r p titives (hebdomadaire ou quotidienne), ou entrant dans un cadre cyclique (intervention scolaire, ). Il doit tre tabli avant le d but des activit s. QUE CONTIENT-IL ? Ce document doit tre tabli et sign par l'ordonnateur avant le d but de la mission, C'est une pi ce comptable qui comprend 2 volets: Le premier volet pr cise : 1.

3 L'objet de l'invitation ou de la mission 2. Le lieu de d part 3. Le lieu d'arriv e 4. La date des d placements 5. La dur e de la mission 6. Les moyens de transport autoris s 7. La r sidence administrative et la r sidence personnelle de l'int ress 8. Les horaires pr visibles de d part et de retour Le deuxi me volet de l'ordre de mission est appel ESTIMATION DE FRAIS . Il indique une estimation des frais rembourser au vu des renseignements connus la date de l' tablissement de l'ordre de mission. (L'estimation des frais g n re un engagement r server sur le budget des cr dits, permettant le remboursement des indemnit s et frais. L' tat de frais C'est un document comptable post rieur ( la suite) de la mission, synth tisant les montants exacts rembourser au missionn et le co t final du transport. Il doit tre sign par l'ordonnateur, ainsi que par le missionn . Il doit pr ciser : 1. Les horaires exacts et effectifs de d part et de retour 2. Le montant des indemnit s dues au missionn 3.)

4 Le montant des frais engag s par l'int ress et ceux pris en charge par l' tablissement 4. Le montant total rembourser au missionn . Il doit tre accompagn de toutes les pi ces justificatives des frais engag s. Si le missionn est pris en charge int gralement par l'organisme ext rieur et qu'aucun frais ne lui sera rembours par la structure, un ordre de mission sans frais sera tabli valant attestation de non-paiement COMMENT L ELABORE T ON ? RASSEMBLER LES INFOS RECEUILLIR LES DONNEES A Il est remis par le responsable l agent et remplie individuellement par l agent B Il est rempli conjointement par l agent et son responsable au cours d un entretien C Il est rempli par le responsable au cours d un entretien collectif avec plusieurs agents ou salari s concern s par la mission. REDIGER: Le responsable : x R dige l ordre, au vu des r gles tablies ou r glement int rieur de la structure, en utilisant le mod le. Il est n cessaire de r diger le document le plus simplement possible, en utilisant un vocabulaire commun.

5 Les missions et activit s doivent tre d crites par des verbes d action, (verbes qui doivent permettre d appr hender le niveau de ma trise de l agent, les t ches demand es ..avec pr cisions, pas d ambig it ), en s aidant au besoin de la liste apparaissant sur notre fiche DE poste . x Pr sente l ordre de mission r dig l agent. L agent ou le salari : x relit l ordre de mission, x apporte toutes les pr cisions, suggestions, compl ments et modifications qui lui semblent utiles. VALIDER: Le responsable fait valider la fiche de poste par sa hi rarchie et informe l agent lorsque la fiche est valid e Dans tous les cas Cas pa rticuliers Pour permettre le remboursement des frais de d placement et de s jour, un dossier doit comporter : x L'invitation ou la convocation x Un RIB/RIP du missionn x L'ordre de mission sign par l'ordonnateur et le missionn x L' tat de frais sign par l'ordonnateur et le missionn si utilisation du v hicule personnel.

6 X une autorisation tablie sign e par le Pr sident de la structure x une autorisation d'absence x Copie de la carte grise pour remboursements kilom triques x Copie de l'attestation d'assurance x Contr le technique jour x Permis de conduire valide x Tous les justificatifs des frais Si des modifications sont apport es par la hi rarchie, le responsable fait relire la fiche de poste l agent ou au salari pour arriver un consensus L'ordre de mission devra tre transmis par l'ordonnateur 10 jours avant le d but d'une mission en France et 4 semaines avant le d but d'une mission l' tranger. Avec l accord du salari , ce d lai pourra tre r duit de moiti . Pour vous aider pr parer votre d placement, procurez-vous sur notre site ma fiche de mission qui vous guidera pour tablir un ordre de mission complet. NB : C'est la personne en charge de l' tablissement de l'ordre de mission qui s'occupera de commander vos billets de transport.

7 Pour plus de pr cisions sur les moyens de transport, voir ci apr s. Dans tous les cas, un double de l'autorisation d'absence doit tre conserv par l'ordonnateur. Avant le d part en mission 1 Faites tablir dans la structure un ordre de mission et, s'il y a lieu, une estimation de frais. Cet ordre de mission est obligatoire et il doit n cessairement tre tabli avant le d but de la mission. L'ordre de mission ne peut tre tabli qu'en pr sence d'une autorisation d'absence rev tue d'un avis favorable de l'autorit comp tente. Dans tous les cas, l'autorisation d'absence doit tre conserv e par l'ordonnateur. L'ordre de mission et l'estimation des frais devront obligatoirement tre sign s par l'ordonnateur ainsi que par le missionn . SI VOUS ETES RESPONSABLE DE LA STRUCTURE : Pour que ce document puisse tre tabli, vous devez fournir la personne en charge de l' tablissement de l'ordre de mission : 9 une invitation, une convocation ou un programme pr cisant l'objet, le lieu et la date de votre d placement.

8 9 un planning de votre d placement pr cisant: x le moyen de transport qui sera utilis x les horaires approximatifs de d part et de retour x Conditions et contraintes d exercice (isol , horaires d cal ) x un montant estimatif des frais que vous supporterez lors de votre d placement. Attention: voyez ci apr s les conditions de remboursement des frais qui sont souvent limit s des montants forfaitaires N'oubliez pas de mentionner les ventuels frais de colloques en cas de d placement pour ce genre d v nement. Lorsque vous tes en mission Conservez les billets de transport (cartes d'embarquement, billets SNCF .. ) Conservez tous les originaux des justificatifs de frais engag s (h bergement, restauration, taxi ) Consultez votre hi rarchie en cas de modifications importantes par rapport l ordre de mission initial. Au retour de votre mission Fournissez votre correspondant tous les originaux des justificatifs pour qu'il puisse proc der au remboursement des frais engag s (garder une copie de tous les justificatifs).

9 A partir des pi ces fournies, il ditera l' tat de frais . Cet tat devra tre sign par l'ordonnateur et par vous-m me. REMBOURSEMENTS DE FRAIS D HEBERGEMENT ET DE RESTAURATION Si le repas ou le logement est fourni gratuitement, aucune indemnit de repas ou de nuit e n'est due. NB : Cette information est obligatoirement pr ciser sur l' tat de frais. SINON : Montant des indemnit s forfaitaires ( compter du .., _____ euros pour les nuit es Montant des indemnit s forfaitaires ( compter du .., _____ euros pour les repas Le montant de l'indemnit de repas est r duite de moiti (soit ..euros) lorsque vous vous tes rendu dans un restaurant administratif ou assimil ). Si vous ne pouvez produire de factures, tablissez une attestation sur l'honneur que vous avez pris un repas en pr cisant le type de restaurant (restaurant administratif ou autre). Ces pi ces devront tre conserv es par l'ordonnateur (non transmises l'agent comptable) pendant un d lai de 5 ans.)

10 En ce qui concerne l'h bergement, une facture ou toute autre pi ce justifiant d'un h bergement titre on reux devra tre communiqu e l'ordonnateur afin de constater l'effectivit de la d pense. INDEMNITES FORFAITAIRES DE GRAND DEPLACEMENT (URSSAF) Le grand d placement est caract ris par l impossibilit pour un salari de regagner chaque jour sa r sidence du fait de ses conditions de travail. L emp chement est pr sum lorsque 2 conditions sont simultan ment r unies : - La distance lieu de r sidence - lieu de travail est sup rieure ou gale 50 km (trajet aller), - les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inf rieur 1h30 (trajet aller). Lorsque ces conditions ne sont pas r unies, l employeur doit d montrer que le salari est effectivement emp ch de regagner le domicile en fonction des circonstances de fait (horaires de travail, modes de transports, etc.) L'indemnit de grand d placement est destin e couvrir les d penses suppl mentaires de nourriture et de logement du salari en d placement professionnel.