Manual Compras y Contrataciones UNSAM vigente

1 Manual DE PROCEDIMIENTOS DE Compras Y Contrataciones DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN INTRODUCCI N: El presente Manual satisface lo establecido por la Ley y su reglamentaci n, el Decreto Delegado 1023/01 y el Decreto 436/00, con relaci n al mantenimiento de sistemas de control interno e instrumentos de control previo y posterior incorporados en las reglamentaciones correspondientes. Los procedimientos que se describen responden a las actividades que corresponden a la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN. Los Procedimientos est n agrupados de acuerdo con los procesos b sicos que se realizan en la Universidad seg n la conformaci n de la RED PROGRAMATICA de la UNSAM .

2 OBJETIVOS: Los objetivos del Manual de Procedimientos son los siguientes: 1. Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de Compras y Contrataciones . 2. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo contable relacionado con la gesti n de Compras y Contrataciones . 3. Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el desempe o de los agentes y funcionarios, frente a situaciones equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre s y se incremente la transparencia de la Administraci n institucional. 4. Implementar el mecanismo de Decisi n de compra a cargo de las unidades requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariables y de insumos y materiales especializados.

3 Asimismo, en la medida que la adecuaci n de los soportes inform ticos lo permitan, la gesti n de compra y la ejecuci n presupuestaria de este tipo de bienes y servicios, tender a su descentralizaci n. 5. Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa. 6. Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes. 7. Detectar desv os en la actividad y consolidar el ambiente de control. 8. Disponer de un instrumento de capacitaci n de nuevos usuarios y de una gu a para la utilizaci n de los servicios de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MART N. POL TICAS DE OPERACI N: Es decisi n de las autoridades de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN implementar el redise o de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos.

4 Como consecuencia del redise o se delegan en las reas previstas en la Red Program tica UNSAM , funciones antes concentradas en la Administraci n Central, y se establecen instrumentos de ejecuci n y control previo, concomitante y posterior, para facilitar la realizaci n de sistemas operacionales y la capacitaci n de nuevos clientes y usuarios. Las rutinas de trabajo incluidas en el presente Manual son de estricta aplicaci n para los usuarios y las unidades involucradas. Los procedimientos descriptos en este texto, corresponden a la primera versi n susceptible de modificaciones con el transcurso del tiempo, dando origen a las subsiguientes versiones seg n requiera la actualizaci n de los procesos y procedimientos.

5 Cualquier situaci n o conflicto cuya resoluci n no se encuentre en el presente Manual de Procedimientos, se resuelve de conformidad con el esp ritu de la normativa de aplicable. La UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN, en el desarrollo de los procesos, subprocesos, actividades y proyectos, tender a reemplazar el concepto del expediente f sico para el registro de las distintas operaciones financieras y lo reemplazar por el soporte electr nico u ptico indeleble, salvo aquellos documentos que, por imperativo legal, deban emitirse en papel o formularios especiales. Asimismo, la Universidad tender a incorporar la firma electr nica para la oficializaci n de documentos administrativos Es por ello que en los procedimientos administrativos, se observan estrictamente las previsiones de la legislaci n que en el mbito nacional se refiere a la utilizaci n de la firma electr nica (Ley , Decreto N 2628/02 y Decreto N 409/05).

6 PROCESO: Compras Y Contrataciones PROCEDIMIENTO: ETAPAS Y ACTIVIDADES NECESARIAS PARA ADQUIRIR NUEVOS BIENES, CONTRATAR SERVICIOS REALIZAR Y MANTENER OBRAS. Todos los contratos relativos a la adquisici n de bienes, servicios, locaciones, consultor as, alquileres con opci n a compra , concesiones de uso, como as tambi n los contratos de obra p blica y concesiones de obra y servicios p blicos, quedan comprendidos en los procedimientos que se formulan en este Manual . S lo las Compras menores de mil pesos ($ ,-) quedan exceptuadas del r gimen de adquisiciones establecido por los decretos 1023/01 y 436/00, debiendo ser realizadas sin las formalidades de la reglamentaci n vigente y afrontadas con el r gimen de Caja Chica.

7 Independientemente, es importante tener en cuenta que seg n la normativa vigente , aprobada a partir de la presente,;las adquisiciones de hasta $ podr n realizarse mediante contrataci n directa, con la metodolog a del tr mite simplificado. En el caso particular de insumos con caracter sticas de uso intensivo y recurrente, ser la Departamento de Compras y Contrataciones quien realizar un requerimiento autom tico que de manera peri dica, a trav s de los procedimientos que se describen a continuaci n, garantizar n la normal provisi n en tiempo y forma de los bienes y servicios que cumplan las caracter sticas antedichas y est n previstos en el Plan anual de Compras . PEDIDO DE ADQUISICI N La unidad requirente o usuaria, equivalente a una unidad perteneciente a la Estructura Org nica Funcional e incluida en la red program tica con capacidad de decisi n, verifica si el bien o servicio que se requiere, est incluido en el cat logo contenido en el Sistema de Identificaci n de Bienes y Servicios de Utilizaci n Com n ( - Precios de Referencia ) y, en caso negativo, solicita su alta a la Oficina Nacional de Contrataciones , en el caso de no haberlo hecho el Departamento de Compras y Contrataciones en la instancia de la formulaci n del Plan Anual de Compras .

8 Completa pedido de adquisici n, mediante el empleo de una Solicitud de gastos, de acuerdo con el formulario correspondiente El pedido de adquisici n contiene: N mero de identificaci n y caracter sticas de los bienes y servicios a contratar, en el que constan las pautas de calidad, condici n del bien y tolerancias admitidas. Precio estimado de la prestaci n. Determinaci n de los t rminos o condiciones de comercializaci n. Fundamento y finalidad, en su caso, de las razones de urgencia que motivan el gasto. Firma por el funcionario responsable. Remisi n del formulario a Departamento de Compras y Contrataciones . RECEPCI N Y AN LISIS DE PEDIDO DE ADQUISICIONES Y OBRAS Departamento de Compras y Contrataciones : Eval a y controla la solicitud, en un plazo de 3 (tres) d as.

9 Verifica el cumplimiento de los requisitos anteriores y su inclusi n en el Plan Anual de Compras . Es requisito ineludible tal condici n y la misma surge de las previsiones que realizan las unidades program ticas, en el marco de la formulaci n anual del presupuesto por programa, con la coordinaci n y asistencia de la unidad de suministros, teniendo en cuenta a os anteriores y suficiencia presupuestaria. Si el pedido se halla incompleto, lo rechaza y devuelve al rea solicitante con las indicaciones correspondientes. Prev posibles casos de desdoblamiento, agrupando solicitudes para que sean procuradas mediante una gesti n nica. Seg n la especificidad de lo requerido, solicita a la unidad requirente o usuaria que emita un informe t cnico econ mico sobre las ofertas requeridas.

10 Solicita a la Mesa General de Entradas y Salidas que registre el pedido asign ndole un n mero de expediente. Si los requisitos exigidos para la emisi n del pedido de adquisici n se encuentran completos, lo remite a la Oficina de Presupuesto. EVALUACI N PRESUPUESTARIA PREVENTIVA Oficina de Presupuesto: Verifica la existencia de cr ditos y cuota presupuestaria en la partida correspondiente a la unidad requirente o usuaria y efect a la reserva. En caso contrario, suspende el tr mite con la observaci n negativa a la unidad usuaria salvo que, por razones debidamente fundadas, se eval e positivamente la reprogramaci n presupuestaria. En este ltimo caso, la reprogramaci n debe estar avalada por el Rector o el Secretario General o en quienes ellos deleguen dicha responsabilidad.