MANUAL DE AYUDA PARA LA GESTIÓN DE …

1 Plaza de Oriente 7, bajo MadridTel: 915 400 878 Fax: 915 419 n Luis VivesFundaci nLuis VivesMANUAL DE AYUDAPARA LA GESTI N DEENTIDADES NO LUCRATIVASMANUAL DE AYUDA PARA LA GESTI N DE ENTIDADES NO LUCRATIVASF undaci n Luis VivesAtenci n el lomo depender del grosorMANUAL DE AYUDA PARA LA GESTI N DE ENTIDADES NO LUCRATIVASA utoresAgust n de As s, Dominique Gross, Esther Lillo, Alfonso CaroManual_Nuevo 12/12/03 18:13 P gina 1 NDICEP resentaci n Obra Social Caja de p n Fundaci n Luis Vives .. p n .. p g. 11 CAP TULO 1: La importancia de la gesti n en las entidades no lucrativasLa globalizaci n de la p g. 14 Qu es gestionar? .. p g. 17La planificaci n estrat gica .. p g. 19La necesidad de un diagn stico .. p g. 21 Diagn stico no es lo mismo que auditor a .. p g. 23 Qui n ha de realizarlo? .. p g. 24La realizaci n del diagn stico. Sus p g. 25El informe final de diagn p g. 29 CAP TULO 2: Funci n t cnica (Proyectos)El departamento de p g.

2 32La pol tica del departamento .. p g. 34 reas de actuaci n .. p g. 34 Estructura del departamento .. p g. 35 Los programas de sensibilizaci p g. 39La estrategia del departamento de p g. 41 Medios y organizaci n .. p g. 44La coordinaci n de los medios del departamento .. p g. 50 Procedimientos de actuaci n .. p g. 50 Evaluaci n, auditoria de gesti n y control .. p g. 53 Autodiagn stico .. p g. 54 Manual_Nuevo 12/12/03 18:13 P gina 2 CAP TULO 5: Funci n de recursos humanosEl equipo humano .. p g. 118La coordinaci n de los recursos humanos .. p g. 119 Los medios de las entidades no lucrativas .. p g. 120 Pol ticas de recursos humanos .. p g. 127 Evaluaci n .. p g. 140 Promoci n .. p g. 142 Pol tica de informaci n al personal .. p g. 144 Gesti n interna del personal .. p g. 146 Autodiagn stico .. p g. 150 CAP TULO 6: Funci n de organizaci n y direcci nDirigir con profesionalidad.

3 P g. 152 Las principales caracter sticas de la funci n de direcci p g. 154 rea de direcci n y pol tica general de la entidad .. p g. 156La organizaci n de la entidad no lucrativa .. p g. 165 Las reuniones .. p g. 167 Sistemas y m todos de direcci n. El plan operativo .. p g. 168 Seguimiento .. p g. 170La evaluaci n .. p g. 172 Gesti n de crisis .. p g. 174 Participaci n y Delegaci n .. p g. 177 Autodiagn stico .. p g. 181 CAP TULO 3: Funci n de comunicaci nLa responsabilidad de la comunicaci n en las entidades .. p g. 56 Funciones del rea y del responsable de comunicaci n .. p g. 58 Estrategia global .. p g. 59 Los medios de la funci n de comunicaci n .. p g. 63El gabinete de prensa .. p g. 65 Comunicaci n interna .. p g. 68 Relaciones institucionales .. p g. 70 Coordinadoras, Agrupaciones y Federaciones .. p g. 71 Informaci n e investigaci n .. p g. 73 Autodiagn stico.

4 P g. 76 CAP TULO 4: Funci n de administraci n y finanzasIntroducci n .. p g. 78La estructura del departamento econ mico financiero .. p g. 80La informaci n financiera y econ mica .. p g. 87El control interno .. p g. 96La auditor a externa .. p g. 99An lisis patrimonial, financiero y econ p g. 101 poca de cambios .. p g. 110 Autodiagn stico .. p g. 111 Manual_Nuevo 12/12/03 18:13 P gina 4A lo largo de su historia, Obra Social Caja Madrid ha dado respuesta demanera permanente a las necesidades emergentes de la sociedad, en la b s-queda y anticipaci n constante a los problemas sociales que se , la acci n social en Espa a, no podr a entenderse sin la intervenci n dela sociedad civil organizada, las ONG, que adem s de complementar el tra-bajo que tradicionalmente vienen realizando las administraciones p blicasest n aportando un valor a adido invaluable en la construcci n del Estadosocial al que se refiere la Constituci n.

5 Desde esta perspectiva la Obra Socialconsidera fundamental la colaboraci n con las entidades del Tercer Sector,colaboraci n que se hace especialmente importante cuando se trata deactividades con gran efecto multiplicador como es la realizaci n del presen-te MANUAL de AYUDA para la Gesti MANUAL es el producto de un trabajo de campo realizado con doce ONGcon las que Obra Social Caja Madrid ha colaborado, a las que se ha anali-zado desde un punto de vista organizacional, realizando un diagn stico depuntos fuertes y d biles a partir de los que se han realizado una serie derecomendaciones t cnicas con el fin ltimo de apoyar, asesorar con humil-dad pero con demostrado inter s, la gesti n de los programas y proyectosque desarrollan y, por ende, colaborar en el fortalecimiento de las mismas. Consideramos que la experiencia ha sido muy positiva por lo que nos sen-timos especialmente satisfechos de esta colaboraci n con la Fundaci nLuis Mar a Mart nez.

6 Director Obra Social Caja de Madrid. 7 Manual_Nuevo 12/12/03 18:13 P gina 69El desarrollo experimentado por el Tercer Sector en los ltimos a os hunde susra ces en la mayor sensibilizaci n de la poblaci n espa ola ante los temas socia-les y en el creciente protagonismo de los ciudadanos en todos los mbitos de lavida p blica. Estos factores han contribuido a potenciar la vertebraci n social quese manifiesta a trav s de las Organizaciones No la Fundaci n Luis Vives, entidad cuyo objetivo es apoyar a las organiza-ciones sin nimo de lucro facilitando as el cumplimiento de los fines sociales paralas que fueron creadas, nos planteamos, en colaboraci n con Obra Social CajaMadrid, desarrollar un estudio diagn stico de doce entidades de acci n social enel que se detectaran las principales fortalezas y debilidades en diferentes mbi-tos organizativos y se formularan algunas recomendaciones t cnicas que sirvie-ran para la mejora de las que la propia naturaleza de la Fundaci n Luis Vives ha sido una forta-leza m s en este sentido, ya que su propio proceso de desarrollo le confiere unconocimiento que ha ido m s all del que un asesor externo pudiera manifestar.

7 Al haber tenido que adquirir unos mecanismos y procedimientos comunes a losde las entidades que han sido objeto del estudio, superando as el papel de unmero control externo y aportando un importante valor a adido a la investigaci n. Aprovechando la informaci n derivada de los diagn sticos naci la idea de escri-bir este MANUAL de AYUDA para la Gesti n de Entidades no Lucrativas que recogelas principales conclusiones del trabajo realizado, poniendo al servicio del colec-tivo los resultados obtenidos con la intenci n de que pueda servir para conoceraquellos puntos com nmente m s d biles de las organizaciones y posiblesopciones para agradecer a las doce entidades que se han prestado a colaborar conel equipo de la Fundaci n Luis Vives la buena disposici n mostrada en todomomento. Tambi n queremos agradecer muy especialmente a Obra Social CajaMadrid el apoyo prestado para la realizaci n de esta actividad con la que desea-mos haber colaborando, siquiera modestamente, en el fortalecimiento y profesio-nalizaci n del sector de acci n social en nuestro pa todos muchas Alzaga VillaamilPresidente del Patronato Fundaci n Luis Vives.

8 Manual_Nuevo 12/12/03 18:13 P gina 8 PRESENTACI NEste MANUAL de AYUDA para la Gesti n de Entidades No Lucrativas es frutode la colaboraci n iniciada hace unos a os entre la Obra Social Caja Madridy la Fundaci n Luis Vives, para fortalecer la encomiable labor de las enti-dades que trabajan con los colectivos m s necesitados, tanto en Espa acomo en los llamados Pa ses en V as de Desarrollo. En dicho marco naci el Programa de Diagn stico de Entidades No Lucrativas cuyo objetivo ltimo es el de mejorar la gesti n de estas entidades para lograr una mayoreficacia y eficiencia en el desempe o de sus actividades y garantizar as elcumplimiento del fin social para el que fueron , se seleccion una docena de instituciones de entre las nume-rosas que mostraron inter s por participar en esta iniciativa. A lo largo de2002, un equipo multidisciplinar de la Fundaci n Luis Vives, expertos en eltercer sector, realiz los diagn sticos de dichas uno de estos diagn sticos se dividi en tres grandes reas (jur dica,fiscal y organizativa) que fueron analizadas para identificar las principalesfortalezas y debilidades de las instituciones y poder as hacer sugerenciasy recomendaciones encaminadas a conseguir su lo que respecta al diagn stico organizativo, se bas en el an lisis inter-no de las diferentes funciones de la Entidad, entendiendo por funci n todo rgano de ejecuci n de determinadas acciones que se realizan dentro deun sistema organizado para alcanzar un resultado.

9 Las funciones conside-radas fueron las siguientes: Funci n T cnica. Funci n de Comunicaci n. Funci n de Administraci n y Finanzas. Funci n de Recursos Humanos. Funci n de Direcci 12/12/03 18:13 P gina 10El MANUAL se estructura en base al esquema utilizado en los diagn sticosorganizativos de las entidades no lucrativas. As , se inicia con una breveexposici n de la importancia de este tipo de entidades que llev , en losa os noventa, a acu ar un nuevo t rmino como es el del Tercer Sector paradiferenciar su labor de la realizada por las entidades p blicas y las privadascon nimo de lucro. A continuaci n se da una definici n de organizaci npara entrar, posteriormente, en su gesti n. Este primer cap tulo terminadestacando la importancia de la planificaci n estrat gica y mostrando eldiagn stico como una herramienta para la mejora de la gesti n de este tipode cap tulos que siguen presentan cada una de las funciones b sicas detoda organizaci n: t cnica o proyectos, comunicaci n, administraci n yfinanzas, recursos humanos y materiales, direcci n y organizaci n.

10 Al finalde cada una de ellas se ha a adido un cuestionario de autodiagn stico paraque el lector pueda conocer la situaci n de su entidad en lo que se refierea la funci n queremos concluir esta presentaci n sin agradecer a nuestros compa- eros de la Fundaci n Luis Vives que nos han prestado un apoyo impres-cindible para la realizaci n de los diferentes diagn parti de la realizaci n de un An lisis Econ mico y Financiero basado enlos estados financieros de la entidad para identificar, en base a su reflejoecon mico, las distintas cargas por reas, la din mica de cada uno de losproyectos y los flujos resultados arrojados en este estudio plantearon una serie de preguntasa las que se daba respuesta posteriormente con los diagn sticos indivi-dualizados de cada una de las metodolog a utilizada se bas en la combinaci n de m todos simplifica-dos (observaci n directa, entrevistas con informantes clave y encuestasb sicas) con m todos formales (encuestas estructuradas, observaci n par-ticipante y revisi n documental).