Manual de normas generales de control interno para la ...

1 Manual de normas generales de control interno para la Contralor a General de la Rep blica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizaci n M-1-2002-CO-DDI Publicado en La Gaceta N 107 del 5 de junio, 2002 (Incluye las modificaciones publicadas en La Gaceta N 248 del 24 de diciembre, 2003) NDICE PRESENTACI N .. PRE MBULO CAP TULO I. normas generales RELATIVAS AL CONCEPTO DE control interno Definici n del control interno Objetivos del control interno Componentes del control interno Responsabilidad por el control interno CAP TULO II. normas generales RELATIVAS AL AMBIENTE DE control Ambiente propicio para el control Actitud de apoyo superior al control interno Valores de integridad y tica Administraci n eficaz del potencial humano Estructura organizativa Delegaci n Coordinaci n de acciones organizacionales Participaci n del personal en el control interno Adhesi n a las pol ticas institucionales Atm sfera de confianza Auditor a Interna CAP TULO III.

2 normas generales RELATIVAS A LA VALORACI N DEL RIESGO Identificaci n y evaluaci n de riesgos Planificaci n .. Indicadores de desempe o mensurables Divulgaci n de los planes Definici n y comunicaci n de pol ticas de apoyo a los objetivos Revisi n de los objetivos Cuestionamiento peri dico de los supuestos de planificaci n CAP TULO IV. normas generales RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE control Pr cticas y medidas de control control integrado An lisis de costo/beneficio Responsabilidad delimitada Instrucciones por escrito Separaci n de funciones incompatibles Autorizaci n y aprobaci n de transacciones y operaciones Documentaci n de procesos y transacciones Supervisi n constante Registro oportuno Sistema contable y presupuestario Acceso a activos y registros Revisiones de control Conciliaci n peri dica de registros Inventarios peri dicos Arqueos independientes Formularios uniformes Rotaci n de labores Disfrute oportuno de vacaciones Garant as a favor de la instituci n Dispositivos de control y seguridad CAP TULO V.

3 normas generales RELATIVAS A SISTEMAS DE INFORMACI N Obtenci n y comunicaci n de informaci n efectivas Calidad y suficiencia de la informaci n Sistemas de informaci n Controles sobre sistemas de informaci n Canales de comunicaci n abiertos Archivo institucional CAP TULO VI. normas generales RELATIVAS AL SEGUIMIENTO Seguimiento del control interno en operaci n Seguimiento de las actividades Seguimiento constante del ambiente Evaluaci n del desempe o institucional Rendici n de cuentas Reporte de deficiencias Toma de acciones correctivas Asesor a externa para seguimiento del control interno Acatamiento de la normativa en auditor as externos GLOSARIO ANEXOS Resumen ejecutivo para establecer y mantener un control interno efectivo Lista de control CONTRALOR A GENERAL DE LA REP BLICA. Despacho del Contralor General, a las 8 horas del veintisiete de mayo de dos mil dos. CONSIDERANDO 1. Que los art culos 183 y 184 de la Constituci n Pol tica de la Rep blica de Costa Rica establecen a la Contralor a General de la Rep blica como instituci n auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda P bli-ca, y que el art culo 12 de la Ley No.

4 7428 la designa como rgano rector del Sistema de control y Fiscalizaci n superiores de la Hacienda P blica. 2. Que en virtud de tal condici n, los art culos 12 y 24 de la Ley N . 7428, y los art culos 3, 4 y 20 de la Ley Gene-ral de control interno , N 8292, publicada en La Gaceta N 169 del 4 de setiembre de 2002, confieren a la Con-tralor a General facultades para emitir disposiciones, normas , pol ticas y directrices que coadyuven con la Adminis-traci n P blica en el logro del objetivo del Sistema en cuesti n, establecido en el art culo 11 de la Ley Nro. 7428 como garantizar la legalidad y eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos p blicos. 3. Que de conformidad con los art culos 2 y 10 de la Ley N 8292, el jerarca y los titulares subordinados de las insti-tuciones componentes del Sistema son responsables de establecer, mantener y perfeccionar los sistemas de con-trol interno correspondientes. 4.

5 Que la evoluci n en materia de control , en los recursos tecnol gicos y en diversas reas del conocimiento han generado un entorno que requiere de las instituciones, sus jerarcas y sus titulares subordinados, el dise o y el es-tablecimiento de sistemas de control interno modernos que contribuyan a desarrollo de una gesti n efectiva en pro del logro de objetivos institucionales y el del Sistema de marras, as como una rendici n de cuentas congruente con las responsabilidades que les son inherentes. POR TANTO, RESUELVE 1. Emitir el siguiente: Manual de normas generales de control interno para la Contralor a General de la Rep blica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizaci n PRESENTACI N El control visto seg n quien lo ejerce Desde la perspectiva de quien lo ejerce, el control se ha clasificado en dos, el externo y el interno . A nivel mundial, en el sector p blico el control externo incluye desde la acci n de los rganos Superiores de control hasta la de la socie-dad civil, que exigen transparencia, eficiencia y eficacia en el uso de los fondos p blicos, y el control interno incluye la acci n de la Administraci n Activa como la principal responsable de la idoneidad de ese control interno y de su aplica-ci n, y la de las Auditor as Internas como un mecanismo m s de control , que desempe a una funci n asesora y de servicio que agrega valor a la gesti n institucional y debe proporcionar una garant a razonable de que la actuaci n del jerarca y del resto del personal se ejecuta de conformidad con sanas pr cticas y el marco legal vigente.

6 En materia de control interno , el apoyo de los rganos Superiores de control a la Administraci n Activa, sujeto pasivo de su competencia, se materializa mediante la emisi n y actualizaci n de normativa, labores de asesoramiento e in-formes con instrucciones que propicien mejoras y fortalecimiento en los sistemas de control interno que dise a, aplica y mantiene esa Administraci n. Nuevos enfoques de control interno El crecimiento de los mercados, los cambios tecnol gicos, la necesidad de seleccionar la informaci n m s til de entre grandes cantidades, la promulgaci n de leyes y otros instrumentos jur dicos con mayores exigencias de control , la aparici n de nuevas formas de abuso de los bienes p blicos y el creciente reclamo a los administradores p blicos de rendir cuentas por su gesti n, son condiciones que requieren la toma de acciones concretas por parte de la Adminis-traci n Activa para mejorar sus sistemas de control interno , a fin de que stos se conviertan en herramientas efectivas para conducir a las instituciones hacia el logro de su cometido, aprovechar al m ximo los recursos disponibles y pre-venir el desperdicio y el uso inadecuado o il cito de esos recursos.

7 Como respuesta a esos cambios, se han desarrollado m todos que permiten tener una visi n global y estrat gica de las organizaciones y de su entorno, como punto de partida para el xito en la gesti n. Estos esfuerzos han dado como resultado diversos enfoques de control interno que actualmente configuran una concepci n m s novedosa e integral del papel que el control debe cumplir como parte de los sistemas administrativos y por ende, de un sistema de rendi-ci n de cuentas. El reto de la Administraci n P blica ante los cambios Lo anterior, que es una tendencia mundial de la cual no se escapa nuestro pa s, al combinarse con nuestra cultura social, econ mica, jur dica, tica y moral, propicia que se est evolucionando hacia una mayor exigencia en materia de control interno para con los jerarcas y los dem s servidores de la Administraci n P blica, quienes deben caracterizar-se, en su gesti n, por un alto contenido de integridad personal y profesional y por la capacidad de comprender la im-portancia de dise ar, aplicar y mantener controles internos razonables que les permitan garantizar a la ciudadan a una gesti n transparente y oportuna, respecto de la protecci n del patrimonio p blico y el cumplimiento de los objetivos y cometidos institucionales.

8 Considerando, entre otras, la obligaci n legal que sobre el control interno dictan los art culos 2 y 10 de la Ley General de control interno , N 8292 y el 18 de la Ley de Administraci n Financiera de la Rep blica y Presupuestos P blicos, N 8131 publicada en La Gaceta N 198 del 16 de octubre de 2001, es claro que la Administraci n P blica no solo es responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y ejecutar todas las operaciones necesarias para proteger el patrimonio y cumplir con sus fines, sino que debe ser igualmente presta para con el tambi n principio administrativo de control , que visto desde la ptica de control interno se concreta como una herramienta que brinda las bases para un sistema de rendici n de cuentas en el sector p blico. Acci n de la Contralor a General De conformidad con lo comentado, y a la luz de las potestades constitucionales y legales conferidas a la Contralor a General, con el af n de contribuir al mejoramiento de los sistemas de control interno institucionales y, por ende, al manejo legal, econ mico, eficiente y eficaz del patrimonio p blico, se emiten el presente Manual de normas generales de control interno para la Contralor a General de la Rep blica y las instituciones y rganos sujetos a su fiscalizaci n , las cuales constituyen una normativa de car cter general, que proporciona un esquema b sico para la transparencia en la gesti n p blica en el marco de la legalidad, la tica y la rendici n de cuentas.

9 El objetivo de la normativa Muchas de las ideas contenidas en este marco normativo ya se han ido incorporando en la actividad del sector p blico; la novedad radica en que, con este cuadro b sico de normas , se pretende coadyuvar en la uniformidad y mejora del nivel t cnico y la capacidad de comprensi n del funcionario p blico costarricense en temas de control interno , as como, establecer una base com n que oriente y sustente las reglas que aplicar n la Administraci n, los fiscalizadores y los auditores internos en materia de control de los recursos p blicos. Lo anterior, con el prop sito de propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gesti n con respecto a la protecci n del patrimonio p -blico y al logro de los objetivos y cometidos institucionales para con la sociedad. Estructura de las normas La presente normativa es de car cter general y se estructura en seis grupos de normas ; el primer grupo se refiere al concepto de control interno , sus objetivos, sus componentes y los responsables de l; a continuaci n aparecen cinco grupos de normas asociados con cada componente funcional del control interno (ambiente de control , valoraci n del riesgo, actividades de control , sistemas de informaci n y seguimiento 1).

10 Todas las normas se interrelacionan y regulan el cumplimiento de la finalidad del sistema de control interno ; por tanto, deben considerarse integralmente. Cada norma comprende un enunciado y una declaraci n interpretativa. El enunciado es la parte que, con las excep-ciones en contrario que se indiquen donde corresponda, reviste car cter vinculante para la Administraci n; por su parte, la declaraci n interpretativa procura aclarar conceptos y ofrecer comentarios sobre la manera como se espera que las instituciones implanten lo dispuesto en el enunciado respectivo, sin obviar la necesidad de analizar su situaci n particular y determinar cu l es, en sus circunstancias distintivas, la mejor manera de poner en pr ctica lo dispuesto por la norma correspondiente. para una mayor comprensi n se adjunta un glosario de t rminos utilizados en la elabora-ci n de esta normativa y un resumen ejecutivo que orienta respecto de los criterios b sicos para establecer y mantener un control interno efectivo.