Transcription of MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
1 INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS MANUAL DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Contents Pre 3 1. PROCEDIMENTOS Gen ricos .. 4 Aprova o T cnica .. 4 Aprova o 5 2. PROCEDIMENTOS da DivCo .. 6 Aquisi o de Bens e Servi os .. 6 Sele o de procedimento Concursal .. 7 Acordo Quadro Com Uma Entidade .. 9 Ajuste Direto Simplificado .. 10 Ajuste Direto .. 11 Consulta Pr via .. 13 Concurso P blico com ou sem publica o no JOUE .. 15 Concurso P blico Urgente .. 17 Concurso Limitado Por Pr via Qualifica o .. 19 Pedido De Desloca o .. 22 Entrega de Bens e Invent rio .. 23 Abate De Bens Do Inventario .. 24 3. PROCEDIMENTOS da Divis o Financeira .. 25 Altera o Or amental.
2 25 Constitui o e Reposi o de Fundos de Maneio .. 26 Reconhecimento de Receita e Pedido De Cr dito Especial .. 27 Encargos Assumidos e N o Pagos .. 28 Pagamento De Despesa .. 29 Reten o a Fornecedores .. 30 Determina o de Fundos Dispon veis .. 31 Processamento De Restitui o .. 32 Conta de Ger 33 Guias De Reposi o .. 34 Apuramento do IVA .. 35 Apuramento do IRS .. 36 Emiss o De Faturas .. 37 Pagamento a Entidade Terceira .. 38 Pagamento de Despesas Individuais de Desloca o .. 40 4 PROCEDIMENTOS da Divis o de Recursos Humanos .. 42 Acolhimento de trabalhador .. 42 Controlo de Assiduidade e Pontualidade .. 44 Elabora o Do Mapa De F rias .. 46 Pedidos de trabalhador .. 48 Mobilidade Interna na Categoria .. 49 Mobilidade Interna Intercategorias ou Intercarreiras .. 51 Recrutamento Externo.
3 52 Processo de sele o de candidatos .. 54 Celebra o de Contrato de Trabalho em Fun es P blicas .. 56 Elabora o e Acompanhamento do Plano De Forma o .. 57 INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Pre mbulo O primeiro MANUAL de PROCEDIMENTOS elaborado no IPMA, tinha como principal objetivo estabelecer os princ pios, PROCEDIMENTOS e boas pr ticas para o exerc cio de atividades transversais - divis es financeira, recursos humanos e log stica. Procurava-se assim normalizar e sistematizar a execu o das diversas tarefas, atribuindo responsabilidades, definindo atividades e estabelecendo circuitos de informa o, constituindo um instrumento harmonizador e orientador do trabalho a desenvolver por todos os trabalhadores do IPMA.
4 Na prossecu o desse desiderato definiram-se PROCEDIMENTOS gen ricos considerados comuns s diversas unidades org nicas do IPMA (aprova o t cnica, financeira e superior). Para cada uma das divis es financeira, recursos humanos e log stica definiram-se ainda os principais processos chaves. Os PROCEDIMENTOS aqui considerados abordam apenas a rea administrativa, deixando de parte todas as Unidades Org nicas. Apesar disso, estabelecem-se normas para todos os colaboradores na sua intera o com esta rea, por essa raz o este MANUAL serve de linha orientadora para todos os colaboradores do IPMA. A primeira s rie de fichas deste MANUAL de PROCEDIMENTOS foi produzida atrav s da transcri o e reformata o dos documentos aprovados em 13 de abril de 2015, onde apenas se realizou a corre o de pequenos lapsos de ortografia.
5 Processo de Atualiza o Este documento estar sempre sujeito a altera es, tratando-se de um documento din mico, devido aos seguintes fatores: (i) altera es legislativas, (ii) mudan as organizacionais, impostas ou avaliadas internamente como trazendo melhorias no desempenho das fun es administrativas e por isso se venham a adotar. Por forma a facilitar o processo din mico de altera o de PROCEDIMENTOS , cada um dos processos aqui analisados descrito por uma ficha. Qualquer destas fichas pode ser substitu da por outra, mas n o corrigida, de modo a ser mantida a inteira rastreabilidade da organiza o processual. A iniciativa do processo de altera o cabe em princ pio s unidades respons veis pelos processos ADMINISTRATIVOS , devendo ser consensualizadas tanto quanto poss vel entre todas elas.
6 A introdu o de novas fichas, quer por adi o ou substitui o, ou a elimina o de algumas fichas devem decorrer do processo de tomada de decis o normal do instituto, devendo por tal serem aprovadas pelo Conselho Diretivo. Acr nimos Nas fichas que integram este MANUAL s o utilizados acr nimos que designam institui es ou unidades org nicas do IPMA, O seu significado o seguinte: CCP C digo de Contrata o P blica; CD Conselho Diretivo; CPA C digo do procedimento Administrativo DivF Divis o Financeira; DivLO Divis o de Log stica, Opera es e Infraestruturas. UO que existiu no IPMA entre 2012 e 2018. Substitu da nas suas fun es pela DivCo (Divis o de Contrata o), o NNI (N cleo de Navios de Investiga o) e o NAI (N cleo de Apoio s Infraestruturas); DivPC Divis o de Projetos e Contratos; DivRH Divis o de Recursos Humanos; DivSI Divis o de Sistemas de Informa o; DOIDT Departamento de Opera es, Infraestruturas e Desenvolvimento Tecno gico; GPP Organismo Coordenador; IRS Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado; UO Unidade Org nica; INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 1.
7 PROCEDIMENTOS Gen ricos Aprova o T cnica procedimento Aprova o T cnica N mero 24/02/2019 Substitui Autor MM Objetivo Estabelece o procedimento de aprova o t cnica, cujo objetivo principal de assegurar a qualidade operacional. Enquadramento Legal Lei n. 3/2004, de 15 de janeiro Decreto-Lei n. 68/2012 de 20 de mar o Portaria n. 304/2012 de 4 de outubro Despacho n. 5429/2018 do Presidente do Conselho Diretivo Descri o O CD recebe solicita o e encaminha para Departamento O Diretor de Departamento analisa a solicita o e encaminha para Divis o ou N cleo; O Chefe de Divis o/N cleo atribui a um trabalhador a prepara o da resposta e fixa prazo de execu o; A resposta remetida pelo trabalhador ao Chefe de Divis o/N cleo que analisa e decide se aprova. Em caso afirmativo despacha para o Diretor de Departamento.
8 Se n o aprovar devolve ao t cnico; O Diretor de Departamento analisa e decide se aprova. Se n o aprovar devolve ao Chefe de Divis o/N cleo. Em caso de concord ncia submete ao Conselho Diretivo para Aprova o Superior. Responsabilidade Dirigentes Interm dios e Respons veis de N cleo. Observa es Por uma quest o de celeridade e efic cia, pode haver delega o de prepara o e emiss o de pareceres t cnicos em dirigentes interm dios ou de n cleo. Fluxograma INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Aprova o Superior procedimento Aprova o Superior N mero 24/02/2019 Substitui Autor MM Objetivo Estabelece o procedimento de aprova o superior, cujo objetivo principal de assegurar a responsabilidade do CD nas atividades/produtos do instituto. Enquadramento Legal Lei n.
9 3/2004, de 15 de janeiro Decreto-Lei n. 68/2012 de 20 de mar o Portaria n. 304/2012 de 4 de outubro Despacho n. 5429/2018 do Presidente do Conselho Diretivo Delega o de compet ncias do CD Descri o O dirigente superior recebe documenta o/processo dos servi os. o Se for da sua compet ncia elabora despacho e devolve aos servi os; o Se n o for submete a aprecia o do Conselho Diretivo. O conselho diretivo aprecia a documenta o/processo dos servi os. o Se exceder a compet ncia do rg o, submete a aprecia o da tutela, o Avalia em reuni o de CD e se favor vel, designa dirigente para assegurar o seguimento dos passos subsequentes. Caso contr rio devolve aos servi os com despacho justificativo. O dirigente superior designado pelo CD assegura o acompanhamento das a es subsequentes. Responsabilidade CD Observa es A expedi o assegurada pelo GACD Fluxograma INSTITUTO PORTUG S DO MAR E DA ATMOSFERA MANUAL de PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS 2.
10 PROCEDIMENTOS da DivCo Aquisi o de Bens e Servi os procedimento Aquisi o de Bens e Servi os N mero 11/03/2019 Substitui Autor AP/PL/JC Objetivo Estabelece o procedimento de Aquisi o de Bens e Servi os Enquadramento Legal DL n. 18/2008, de 29 de janeiro, na 14 vers o (DL n. 33/2018, de 15/05) Descri o O processo inicia-se por uma requisi o realizada por uma unidade org nica ou n cleo, dirigido DivCo, indicando necessidade de bem ou servi o; A DivCo verifica a conformidade e devolve unidade caso n o esteja conforme. Se for conforme verifica se a necessidade pode ser suprida com recursos existentes; Caso possa ser suprida com recursos existentes e seja um bem: o Confirma exist ncia em armaz m; o Faz sa da de stock e entrega a trabalhador ; o D o procedimento por terminado, notificando o requerente.
