MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIÓN …

1 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACI N DE EXPEDIENTES DIRECCION DE GESTION PROCESAL PENAL Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACI N DE EXPEDIENTES Fecha de elaboraci n Agosto 28 de 2008 Fecha de Revisi n /Actualizaci n Abril 16 de 2013 Versi n 01 Elaborado por Dr. Gustavo Proa o Pozo. Dr. Freddy Gonz lez Quelal Revisado por Dr. V ctor Hugo L pez Aprobado por Dr. Marco Navas Arboleda Departamento de Gesti n de la Calidad (Gesti n Documental) Responsable del Archivo Central de Pichincha Asesor de la Direcci n Director de Gesti n Procesal Penal Los derechos de propiedad intelectual del presente MANUAL pertenecen a la Fiscal a General del Estado.

2 De acuerdo a la Ley de Propiedad Intelectual se proh be su reproducci n total o parcial. Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 3 NDICE C ON T EN I DO autorizacion .. 5 INTRODUCCI 8 1. D EF INICIO N D E AR CHIVO .. 10 2. O BJET IVO .. 10 3. MISI N .. 11 4. VISI N .. 11 5. ALC ANC E .. 11 6. ORG ANO S D E D IR ECCIO N .. 11 7. MOBILIARIO D EL ARCH IVO .. 11 8. MAT ERIAL D E ARC HIVO .. 13 9. DO CU MENT OS D EL ARC HIVO .. 15 10.

3 C LASIF IC AC ION D E LO S AR CH IVOS .. 17 11. ARC HIVO D E LA F ISC ALIA G EN ER AL .. 18 12. D E LA SECR ET AR IA G ENER AL .. 18 13. ARC HIVO D E LA F ISC ALIA PRO VIN CIAL .. 18 14. ARC HIVO D E F ISC ALIA .. 19 FU NCION ES DEL SEC RETARIO D E FISC AL .. 19 FU NCION ES DEL ASIST ENT E D E FISC AL .. 22 C LASIFIC ACIO N DEL ARCH IVO DE FISCAL .. 23 15. PRO C EDIMIENT O EN FISCALIA ESPEC IALIZ AD A D E LA NI EZ Y ADO LESC EN CIA.. 26 16. PR OC ED IMIENT O EN LA FISC ALIA ESPECIALIZ AD A D E T RAN SIT O .. 26 17. PR OC ED IMIENT O EN LA UN ID AD D E AC T UACIO N ES AD MINIST RAT IVAS.

4 27 18. TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO CENTRAL .. 27 R EQU ISIT OS .. 27 Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 4 19. ARC HIVO C ENT R AL .. 29 FU NCION ES DEL EN C ARGADO D E ARC HIVO CENT RAL .. 30 20. PRO C ESO INT ER MED IO EN EL AR CH IVO C ENT RAL .. 31 21. AR CH IVO PASIVO .. 32 22. INFR AEST RUCT UR A Y SEG URID AD EN EL ARCH IVO C .. 33 23. Q U D EBE UT ILIZ AR EL PERSON AL D E AR CH IVO C.. 34 24. C OND IC ION ES AMBIENT ALES DEL ARC H IVO C ENT R AL.

5 35 25. SER VICIO S QU E PREST A EL ARCH IVO C ENT R AL .. 36 26. PRO C EDIMIENT O PAR A CON SULT A, PR EST AMO O R EAPERT URA .. 37 CON SULT A .. 37 PREST AMO .. 37 R EAPERT URA .. 38 27. SIST EMA D E R EGIST RO D E EX PED IENT ES EN LIN EA.. 38 28. AR EA D E G EST ION DOC UMENT AL PEN AL .. 39 FUNC ION ES .. 39 EVALU AC I N .. 40 29. D IGIT ALIZ ACIO N DE DOC UMENT OS .. 40 30. G LO SARIO D E T ER MINOS .. 41 31. AN EXO S .. 51 32. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.. 57 Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 5 AUTORIZACION Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 6 Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 7 Sistema de Gesti n Documental

6 FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 8 INTRODUCCI N La Direcci n de Gesti n Procesal Penal a trav s del Departamento de Gesti n Documental, ha visto la necesidad y la importancia de contar con una directriz que establezca los procedimientos , funciones y actividades que deben realizar las Fiscal as y Unidades especializadas, respecto de la organizaci n, conservaci n y custodia de los expedientes penales, a fin de proyectar una pol tica archiv stica que busque modernizar la gesti n documental en la instituci n.

7 Ante esta situaci n el rea de Gesti n Documental, ha elaborado el MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACI N DE EXPEDIENTES , documento t cnico normativo de la gesti n institucional que describe la estructura, objetivos y procedimientos a seguir en la organizaci n de los expedientes. En el presente instrumento, se define en forma ordenada, secuencial y detallada, los procedimientos administrativos de cada archivo, siendo una herramienta normativa que se utiliza para garantizar la integridad f sica y funcional de los expedientes y de su conjunto, durante la aplicaci n de procesos t cnicos de archivo y actividades investigativas que se realizan en el mismo.

8 El MANUAL establece principios, responsabilidades y normas que deben ser respetadas en el manejo de los expedientes, proporcionando a los servidores en forma sencilla, clara y ordenada, los sistemas b sicos de archivo que le permitan custodiar y localizar con eficiencia y facilidad los expedientes. Esta gu a servir como fuente de consulta y estar sujeto a una actualizaci n permanente, por lo cual no constituye un documento final, sino un instrumento de apoyo cuya vigencia quedar determinada por medio de revisiones peri dicas. El MANUAL deber actualizarse en la medida que se presenten cambios en su contenido, en la normatividad establecida o en alg n otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

9 No dudamos que la correcta aplicaci n de esta normativa t cnica ayudara en el registro, tr mite, organizaci n y depuraci n de los expedientes. Su permanente seguimiento, permitir contar con una herramienta til de trabajo para el desarrollo de nuestra Instituci n. Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACI N DE EXPEDIENTES DIRECCION DE GESTION PROCESAL PENAL FISCAL A GENERAL DEL ESTADO QUITO ECUADOR 2013 Sistema de Gesti n Documental FISCALIA GENERAL DEL ESTADO Direcci n de Gesti n Procesal Penal P gina 10 1.

10 DEFINICION DE ARCHIVO La palabra archivo, procede del lat n (archivum), que derivar a, a su vez, del griego arkei n (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos, como el conjunto de documentos all conservados. Como vemos, ya desde un principio, la idea de "archivo" va ligada a la de administraci n. Archivar significa guardar de forma ordenada documentos tiles, haci ndolo de un modo l gico y eficaz que permita su posterior localizaci n de la forma m s r pida posible cuando sea necesario.