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1 Manual para Nuevos Empleadores 1 Manual para Nuevos Empleadores 2013 Manual para Nuevos Empleadores 2 VISION INSTITUCIONAL Ser Modelo de Excelencia en la Seguridad Social MISI N INSTITUCIONAL Brindar Servicios de Salud en Forma Integral y Prestaciones Econ micas de manera gil, eficiente, Humana y oportuna con una relaci n directa entre colaboradores y asegurados NUESTROS VALORES: Pasi n por lo que hacemos Comunicaci n Trabajo en Equipo y orientado a resultados Enfoque Compromiso Transparencia Honestidad Responsabilidad Pertenencia Calidad y Calidez Respeto Sentido Solidario Manual para Nuevos Empleadores 3 DIRECCI N GENERAL DIRECCI N NACIONAL DE INGRESOS DEPTO. DE INSCRIPCI N DE Empleadores DEPTO. DE RECAUDACI N DEPTO. DE APREMIO Y COBROS UNIDAD DE AN LISIS Y DEP. DE LA .MOROSIDAD (UNADEM) UNIDAD DE C MPUTO DEPTO. DE CONTABILIDAD DE INGRESOS DEPTO.

2 DE INVESTIGACI N DE INGRESOS COORDINACI N ADMVA. DE AGE. METRO Y OTRAS AGENCIAS: REA METROPOLITANAS, COL N, CHEPO, DARIEN y Y ARRAIJAN DEPTO. DE PLANILLAS SECCI N DE INSCRIPCI N SECCI N DE VERIFICACI N DE INSCRIPCI N SECCI N DE CAPTACI N SECCI N DE ARCHIVO DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y JUDICIALES SECCI N DE PLANILLA SECCI N DE APREMIO SECCI N DE COBRO SECCI N DE CUENTAS ESTATALES SECCI N DE AN LISIS DE EXPEDIENTES JUDICIALES SECCI N DE REGISTRO Y CTAS. POR COBRAR ADMINISTRATIVO SECCI N DE REGISTRO Y CTAS. POR COBRAR V A JUDICIAL SECCI N DE INGRESOS E INVERSIONES SECCI N DE INVESTIGACIONES GENERALES SECCI N DE PLANILLAS COMPLEMENTARIAS SECCI N DE ELIMINACIONES COORDINACI N REGIONAL DE AGE. CHIRIQU - BOCAS UNIDAD DE DENUNCIAS Y SANCIONES COORDINACI N REGIONAL DE AGE. AZUERO - VERAGUAS COORDINACI N REGIONAL DE AGE. COCL - PM . BUGABA, DAVID, BOQUETE, PTO.

3 ARMUELLES, VOLC N, CHANGUINOLA, ISLA COL N AGUADULCE, NAT , PENONOM , SAN CARLOS, CHORRERA CHITR , LOS SANTOS, LAS TABLAS, SANTIAGO Y SON Manual para Nuevos Empleadores 4 DEPARTAMENTO DE INSCRIPCI N DE Empleadores INSCRIPCI N DE Empleadores GENERALIDADES QU ES INSCRIPCI N DE Empleadores ? Se entiende por Inscripci n la formalizaci n que lleva a cabo el empleador para notificar a la Caja de Seguro Social su existencia y sus generales y al proceso mediante el cual la CSS le asigna un n mero de identificaci n (N mero de Empleador), el cual le identificar de acuerdo a su ubicaci n geogr fica y al tipo de actividad comercial a la cual se dedica la empresa. Bajo este n mero llevar a cabo todas las transacciones y relaciones con la Caja de Seguro Social mientras dure su existencia como Empleador. QUI NES DEBEN INSCRIBIRSE? Toda Persona Natural o Jur dica de derecho p blico o privado que opere en el territorio nacional y que exista una relaci n Empleado-Empleador.

4 QU SE ENTIENDE POR EMPLEADOR? Para los efectos de la Caja de seguro Social Empleador es toda Persona Natural o Jur dica de derecho p blico o privado que use los servicios de un trabajador en virtud de un contrato de trabajo expreso o t cito, mediante el pago de un salario o sueldo (Art culo 1 Ley Org nica CSS). CU NDO TIENE QUE INSCRIBIRSE? Todo Empleador debe presentar la Solicitud de Inscripci n de Empleador desde el momento en que se inicie la relaci n Empleado-Empleador al menos con un (1) trabajador y pagar las correspondientes cuotas Empleado-Empleador desde el inicio de dicha relaci n laboral. Art culo 87: Todo Empleador debe inscribirse dentro de los seis primeros d as de inicio de operaciones QU DEBE HACER EL EMPLEADOR PARA LOGRAR SU INSCRIPCI N? Debe presentarse a las oficinas del Depto. de Inscripci n de Empleadores ubicadas en la Direcci n de Ingresos de la Caja de Seguro Social, ubicadas en Clayton, Edificio 520, PB, o a Manual para Nuevos Empleadores 5 las Agencias de Servicio al Usuario en la ciudad capital, o en cualquiera de las Agencias del interior de la Rep blica, seg n le corresponda de acuerdo a la ubicaci n geogr fica en que opere.

5 CU NTO TIEMPO DEMORA LA INSCRIPCI N? La Inscripci n del Empleador se lleva da cabo tan pronto el Empleador presente su solicitud y haya cumplido con los requisitos exigidos. Una vez formalizada la Inscripci n se le entregar la documentaci n que acreditar el resultado de la Solicitud (copia Sellada) y se le har entrega de su contrase a y usuario y se le brindara asesoramiento. La Caja de Seguro Social se reserva el derecho de llevar a cabo las verificaciones que estime conveniente, tendientes a establecer la veracidad de la informaci n contenida en la Solicitud de Inscripci n. Podr realizar investigaciones a trav s de los Investigadores de Ingresos, libros contables y/o entrevistas con los empleados. QU DEBE HACER EL EMPLEADOR DESPU S DE HABER FORMALIZADO LA INSCRIPCI N? Descargar la Firma Digital y crear el usuario del Elaborador Formalizar las Afiliaciones de los empleados que no est n afiliados v a WEB.

6 Hacer los Avisos de Entrada de todos los empleados Declarar la planilla a trav s de la Plataforma SIPE. REQUISITOS Que el empleador haya iniciado operaciones con al menos un (1) trabajador Listado de los empleados indicando: nombre completo, No. de Seguro Social (si lo tiene), No. de C dula, fecha de inicio de labores y cargo. Llenar y firmar debidamente la SOLICITUD DE INSCRIPCION DE Empleadores ANTE EL PROGRAMA DE RIESGOS PROFESIONALES Llenar y firmar la solicitud de Inscripci n de Empleadores . Llenar y Firmar el Contrato de Firma Digital. El Contrato debe ser entregado personalmente por el Representante Legal, o en caso contrario por persona autorizada con Poder Notariado, para la entrega del Sobre Confidencial.

7 Si es Persona Natural, Aviso de Operaci n y copia de C dula pasaporte carnet de Migraci n vigentes del Representante Legal. Manual para Nuevos Empleadores 6 Si es Persona Jur dica, Certificado de Registro P blico vigente o Pacto de Constituci n, Aviso de operaciones en caso que se amerite, copia del formulario del Registro nico de Contribuyente en las inscripciones con RUC NT y copia de c dula, pasaporte o carnet de migraci n vigente del Representante Legal Para las Agencias de Seguridad, Copia del permiso para portar armas emitido por el Ministerio de Gobierno. DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA INSCRIPCION DE ENTIDADES ESTATALES Que la instituci n cuente con colaboradores. Llenar y firmar debidamente la SOLICITUD DE INSCRIPCION DE Empleadores ANTE EL PROGRAMA DE RIESGOS PROFESIONALES .WEB o formulario Secci n de Inspecci n de Empresas Inscripci n de Empleadores hasta agostar existencia.

8 Llenar la SOLICITUD DE INSCRIPCI N DE Empleadores . WEB o tarjeta de inscripci n hasta agotar existencia. Copia de c dula del Representante Legal. Copia del acta de toma de posesi n del Represente Legal. Copia del decreto donde crea la entidad. Listado de los colaboradores indicando: Nombre completo, N mero Seguro Social,(si tiene) N m. C dula, Salario, Fecha inicio de labores y cargo. Nota que autoriza la entrega de los documentos de inscripci n y recibo del sobre confidencial de la firma digital si la presentaci n de los documentos la efect a una persona distinta al Representante Legal, con copia de c dula del apoderado, sin ser notariado. DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA ACTUALIZACION DE DATOS Para la actualizaci n del Representante Legal y Raz n Social y nombre del establecimiento si es persona jur dica: Llenar y firmar la SOLICITUD DE INSCRIPCI N DE Empleadores . WEB o tarjeta de inscripci n hasta agotar existencia, copia de c dula del Representante Legal, acta de reuni n del cambio de dignatarios y cambio de cl usulas, copia del Aviso de operaciones .

9 Para la actualizaci n de direcci n, correo tel fono: Solicitud de Inscripci n (WEB) o tarjeta de inscripci n, copia de c dula de Representante Legal. Para la actualizaci n de la fecha de inicio de labores: Solicitud de Inscripci n (WEB), o tarjeta de inscripci n, copia de c dula del Representante Legal, una vez investigada la empresa por la Secci n de Verificaci n. Tambi n puede accesar a la pagina Web de la Caja de Seguro Social, , cono de Tr mites y Formularios, seleccionar Inscripci n de Empleadores donde se detallan los requisitos. Se puede llenar la Solicitud de Inscripci n y Contrato de SIPE directamente en la computadora e imprimirlos y llevarlos a nuestras oficinas. Manual para Nuevos Empleadores 7 Llevar todos los requisitos y formularios debidamente completados y firmados a las Oficinas o Agencias de la CSS. Se verificar la informaci n, se vincular el Empleador a SIPE y se le entregar el sobre confidencial con el cual podr ingresar a la plataforma SIPE para hacer sus registros y obtener su n mero de empleador, el cual podr observar inmediatamente ingrese con el Usuario y Contrase a del Elaborador.

10 Art culo 88: As como existe la obligaci n de inscribirse, as mismo deber notificar el Cese de operaciones Todos los formularios se encuentran listos para llenar e imprimir en nuestra pagina Manual para Nuevos Empleadores 8 CAJA DE SEGURO SOCIAL Departamento de Seguridad Ocupacional Secci n de Inspecci n de Empresas SOLICITUD DE INSCRIPCION DE Empleadores ANTE EL PROGRAMA DE RIESGOS PROFESIONALES Empleador o Raz n Social: _____ Nombre del Establecimiento: _____ Direcci n Fiscal: _____ Direcci n donde funciona actualmente: _____ Apartado: _____ Tel fono: _____ Celular: _____ Ciudad: _____ Registro P blico: Persona Jur dica Persona Natural Tomo: _____ Folio: _____ Asiento: _____ Patente No.: _____ Clase: _____ Nombre del Representante Legal: _____ C dula No.: _____ Tel. No. _____ Correo Electr nico: _____ Domicilio: _____ Nombre del Contador Actual _____ C dula No.