Example: stock market

MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

AOO DAG XX SETT 1 MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Area Organizzativa Omogenea DAG XX SETT AOO DAG XX SETT 2 Sommario 1. IL MANUALE DI GESTIONE Ambito di PRINCIPI GENERALI ..8 Norme di 3. AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA E MODELLO L Area Organizzativa Omogenea (AOO)..9 Ruoli e Responsabilit ..10 Il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, per la GESTIONE dei FLUSSI . DOCUMENTALI e degli Il Responsabile della Il Coordinatore della GESTIONE Unit responsabili registrazione Responsabili assegnazione e GESTIONE della . DIRITTO DI ACCESSO E TUTELA DEI DATI PERSONALI.

Il Manuale è adottato nelle more dell’adeguamento alle linee guida Agid, determinazione 9 settembre 2020, n. 407 “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” 1.1 Premessa La formazione della gestione dei documenti informatici è disciplinata, principalmente, dalle disposizioni contenute nel D.lgs. 7

Tags:

  Formazione, Linee, Guida, Gestione, Linee guida, Sulla, Conservazione, Gestione dei, Linee guida sulla formazione, Gestione e conservazione dei

Information

Domain:

Source:

Link to this page:

Please notify us if you found a problem with this document:

Other abuse

Transcription of MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

1 AOO DAG XX SETT 1 MANUALE DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Area Organizzativa Omogenea DAG XX SETT AOO DAG XX SETT 2 Sommario 1. IL MANUALE DI GESTIONE Ambito di PRINCIPI GENERALI ..8 Norme di 3. AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA E MODELLO L Area Organizzativa Omogenea (AOO)..9 Ruoli e Responsabilit ..10 Il Responsabile per la tenuta del protocollo informatico, per la GESTIONE dei FLUSSI . DOCUMENTALI e degli Il Responsabile della Il Coordinatore della GESTIONE Unit responsabili registrazione Responsabili assegnazione e GESTIONE della . DIRITTO DI ACCESSO E TUTELA DEI DATI PERSONALI.

2 12 Diritto di accesso per fini ..12 L accesso 12 Tutela dei dati La GESTIONE Il sistema di GESTIONE informatica dei Modello 13 Istituzione di caselle di posta Posta elettronica certificata (PEC)..14 Firma AOO DAG XX SETT 3 Firma 15 Formati dei files non gestiti dal sistema 15 4. IL DOCUMENTO ..15 Il documento . Classificazioni documenti . 15 Il documento amministrativo 15 Documenti amministrativi classificabili in base allo stato di trasmissione ..16 Documenti della AOO: definizione e regime 5. REDAZIONE E formazione DEI DOCUMENTI ASPETTI Contenuto dei .17 Sottoscrizione dei documenti: firma digitale e firma.

3 17 Modalit di formazione e redazione dei documenti amministrativi 17 Modalit di formazione e redazione dei documenti amministrativi 17 Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della PEC Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail 6. FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI Documenti in Modalit di ricezione dei documenti in Flusso di lavorazione Documenti analogici/cartacei in Ricezione atti Documenti riservati o Documenti di integrazione ..20 Lettere Documenti privi di Atti relativi a procedure di gara o ad Documenti non attinenti alle attivit della AOO DAG XX Trattazione dei documenti informatici in arrivo sulle caselle di PEC Documenti informatici erroneamente ricevuti e casi di rifiuto alla registrazione sulla AOO DAG XX SETT 4 casella Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici in 21 Registrazione di protocollo e relativa Smistamento e Sotto-assegnazione.

4 22 Classificazione ..22 Flusso dei documenti in partenza (uscita)..23 Approvazione e sottoscrizione dei Flusso dei documenti trasmessi dall Area Organizzativa Spedizione documenti su supporto Produzione e spedizione di documenti Segnatura di protocollo dei 7. MODALITA DI PRODUZIONE E conservazione DELLE REGISTRAZIONI DI 26 Unicit del 26 Il Registro di Il Registro giornaliero di Il Registro di Registrazione di Protocollo in ingresso (Metadati)..28 Protocollo in uscita (Metadati)..29 La registrazione dell Segnatura di Assegnazione, recapito e presa in Modalit di presa in carico dei Errata assegnazione AOO DAG XX SETT 5 Modifica delle registrazioni di Ordine di protocollazione.

5 31 Annullamento delle registrazioni di Differimento delle registrazioni di Documenti esclusi dalla protocollazione ..32 Particolari tipologie di documenti- 8. SISTEMA DI GESTIONE Generalit ..32 Titolario dell Area Organizzativa Classificazione dei Fascicoli dei Piano di Tipologie e durata del Apertura del Descrizione del Chiusura del Piano di Versamento dei documenti nell archivio di deposito ..35 Verifica dei documenti riservati nell archivio di Scarto Trasferimento dei fascicoli nell Archivio Centrale dello Commissione di sorveglianza e per lo scarto degli atti di Consultazione degli 9. GESTIONE IN SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI E PROFILI DI Principi Misure generali di sicurezza per la GESTIONE GESTIONE dei documenti informatici- Aspetti di AOO DAG XX SETT 6 Componente organizzativa di Componente Componente logica e GESTIONE della Accesso ai documenti informatici Aspetti di Profili di Tipologia di Modalit di GESTIONE delle utenze e dei relativi profili di Utenti Utenti Manutenzione ordinaria ed 10.

6 Modalit di approvazione e aggiornamenti ..39 Pubblicit del ALLEGATI: 1. ABBREVIAZIONI, SIGLE E GLOSSARIO 2. NORME DI RIFERIMENTO 3. ORGANIGRAMMA 4. SCHEDA AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) 5. DETERMINA DI NOMINA RESPONSABILE GESTIONE DOCUMENTALE 6. ORGANIZZAZIONE SERVIZIO PROTOCOLLO 7. CASELLE DI POSTA ISTITUZIONALI, PEC, PEO 8. DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE 9. TITOLARIO 10. CREAZIONE DEI FALDONI E DEI FASCICOLI 11. PIANO DI conservazione 12. DESCRIZIONE FUNZIONI DISPONIBILI APPLICATIVO PROTOCOLLOMEF AOO DAG XX SETT 7 1. IL MANUALE DI GESTIONE Il MANUALE adottato nelle more dell adeguamento alle linee guida Agid, determinazione 9 settembre 2020, n. 407 linee guida sulla formazione , GESTIONE e conservazione dei documenti informatici Premessa La formazione della GESTIONE dei documenti informatici disciplinata, principalmente, dalle disposizioni contenute nel 7 marzo 2005, n.

7 82 Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) e dalle relative regole tecniche di cui all art. 71 del CAD stesso, parte delle quali cesseranno di essere efficaci dal giugno 2021, in concomitanza con l entrata in vigore delle linee guida sulla formazione , GESTIONE e conservazione dei documenti informatici, emanate dall Agenzia per l Italia digitale (AgID) con propria determinazione n. 407 del 9 settembre 2020. Lo stretto legame tra documenti (informatici), fascicoli (informatici) e procedimenti amministrativi, impone alle Amministrazioni Pubbliche l obbligo di dotarsi di sistemi informativi automatizzati finalizzati alla GESTIONE documentale e dei procedimenti amministrativi in maniera conforme a: Le disposizioni in materia di documentazione amministrativa 28 dicembre 2000, n.

8 445 "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (di seguito Testo Unico); Le disposizioni sulla tutela della riservatezza dei dati personali - Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e 30 giugno 2003 n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Le norme sul procedimento amministrativo Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Le disposizioni sulla trasparenza - 14 marzo 2013, n. 33 e Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicit , trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni Nell ambito del quadro normativo sopraindicato, il MANUALE di GESTIONE dei FLUSSI DOCUMENTALI (d ora in avanti MANUALE ), stante la sua natura di documento operativo interno, da rendere pubblico anche all esterno, ricopre il duplice ruolo di strumento di supporto ai processi operativi e decisionali interni e di documento pubblico funzionale al perseguimento del principio di trasparenza dell azione amministrativa.

9 Destinato alla pi ampia diffusione e conoscenza, anche esterna, il MANUALE si rivolge non solo agli operatori del protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti della struttura che a diverso titolo si avvalgono del sistema di GESTIONE documentale, specificando ruoli e funzioni delle strutture organizzative e dei soggetti coinvolti nello stesso processo di GESTIONE documentale, inteso come insieme strutturato di attivit complesse riguardanti l intero ciclo operativo della AOO DAG XX Settembre. In particolare, esso assolve alle seguenti finalit operative: disciplinare il sistema di GESTIONE documentale, a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso, in uscita e a partire dalla fase di registrazione della documentazione interna; fornire istruzioni esaustive per eseguire correttamente le operazioni di formazione , registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; rappresentare le funzionalit disponibili agli utenti della AOO DAG XX SETT e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con essa.

10 L impianto e le finalit del MANUALE sono stati definiti in ragione delle linee guida Agid del 9 settembre 2000 sulla formazione , GESTIONE e conservazione dei documenti informatici. AOO DAG XX SETT 8 In particolare, il presente MANUALE disciplina: La migrazione dei FLUSSI cartacei verso quelli digitali, ovvero in via transitoria, i FLUSSI cartacei in rapporto con il protocollo informatico; I livelli di esecuzione, le responsabilit ed i metodi di controllo dei processi e delle azioni amministrative; L uso del Titolario di classificazione; Le modalit di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse, in attuazione del principio di trasparenza dell azione amministrativa.


Related search queries