MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO …

1 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI documenti E DELL'ARCHIVIO DELL AGENZIA PER L ITALIA DIGITALE Area Organizzativa Omogenea ADG (Versione del 09-10-2015) MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 1 Sommario PRINCIPI GENERALI .. 9 Premessa .. 9 Ambito di applicazione del MANUALE .. 9 Definizioni e norme di riferimento .. 9 Aree Organizzative Omogenee .. 10 Servizio per la GESTIONE informatica del PROTOCOLLO .. 10 Conservazione delle copie di riserva .. 11 Firma digitale .. 11 Tutela dei dati personali .. 11 Caselle di Posta 11 Sistema di classificazione dei documenti .. 11 Formazione .. 12 Accreditamento dell'AOO all' IPA .. 12 2. ELIMINAZIONE DEI REGISTRI DI PROTOCOLLO DIVERSI DAL REGISTRO UFFICIALE DI PROTOCOLLO INFORMATICO.

2 12 Piano di attuazione .. 12 3. PIANO DI SICUREZZA .. 13 Obiettivi del piano di sicurezza .. 13 Generalit .. 13 Formazione dei documenti - Aspetti attinenti alla sicurezza .. 14 GESTIONE dei documenti informatici .. 14 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 2 Componente organizzativa della sicurezza .. 15 Componente fisica della sicurezza .. 15 Componente logica della sicurezza .. 16 Componente infrastrutturale della sicurezza .. 16 GESTIONE delle registrazioni di PROTOCOLLO e di sicurezza .. 17 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici .. 17 All'esterno della AOO (interoperabilit dei sistemi di PROTOCOLLO informatico) .. 18 All'interno della AOO.

3 18 Accesso ai documenti informatici .. 18 Utenti interni alla AOO .. 19 Accesso al registro di PROTOCOLLO per utenti interni alla AOO .. 19 Utenti esterni alla AOO - Altre AOO/Amministrazioni .. 20 Utenti esterni alla AOO - Privati .. 20 Conservazione dei documenti informatici .. 20 Servizio archivistico .. 20 Conservazione del registro giornaliero di PROTOCOLLO .. 21 Conservazione delle registrazioni di sicurezza .. 22 Riutilizzo e dismissione dei supporti rimovibili .. 22 Politiche di sicurezza adottate dalla AOO .. 22 4. MODALIT DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI 22 Documento ricevuto .. 23 Documento inviato .. 23 Documento interno formale .. 23 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 3 Documento interno informale.

4 24 Il documento analogico - cartaceo .. 24 Formazione dei documenti - Aspetti operativi .. 24 Sottoscrizione di documenti informatici .. 25 Requisiti degli strumenti informatici di scambio .. 25 Firma digitale .. 25 Verifica delle firme nel SdP per i formati .p7m .. 26 Uso della posta elettronica certificata .. 26 5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI documenti .. 27 Generalit .. 27 Flusso dei documenti in ingresso alla AOO .. 28 Provenienza esterna dei documenti .. 28 Provenienza di documenti interni formali .. 28 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale .. 28 Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta elettronica non istituzionale 29 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili .. 29 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale.

5 29 Errata ricezione di documenti digitali .. 29 Errata ricezione di documenti cartacei .. 30 Attivit di protocollazione dei documenti .. 30 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici .. 30 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei .. 30 Conservazione dei documenti informatici .. 31 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 4 Conservazione delle copie per immagine di documenti cartacei .. 31 Assegnazione, presa in carico dei documenti e classificazione.. 31 Conservazione dei documenti nell'archivio corrente .. 32 Conservazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente .. 32 Flusso dei documenti in uscita dalla AOO.

6 33 Sorgente interna dei documenti .. 33 - Uso della posta elettronica certificata.. 33 Verifica formale dei documenti .. 33 Registrazione di PROTOCOLLO e segnatura .. 33 Trasmissione di documenti informatici .. 34 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta .. 34 Affrancatura dei documenti in partenza .. 34 documenti in partenza per posta convenzionale con pi destinatari .. 34 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo .. 34 6. REGOLE DI ASSEGNAZIONE DEI documenti RICEVUTI .. 35 Regole disponibili con il SdP .. 35 Attivit di assegnazione .. 35 Corrispondenza di particolare 35 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale .. 36 Assegnazione dei documenti ricevuti in formato cartaceo .. 36 Modifica delle assegnazioni .. 36 7.

7 REGOLE DI ASSEGNAZIONE DEI documenti INVIATI .. 37 8. UO RESPONSABILE DELLE ATTIVIT DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO , ORGANIZZAZIONE E TENUTA DEI documenti .. 37 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 5 Servizio archivistico .. 37 9. ELENCO DEI documenti ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E documenti SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE .. 37 documenti esclusi .. 37 documenti soggetti a registrazione particolare .. 37 10. SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE .. 37 Protezione e conservazione degli archivi pubblici .. 38 Caratteristiche generali .. 38 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici.

8 38 Titolario o piano di classificazione .. 38 Titolario .. 38 Classificazione dei documenti .. 39 Fascicoli e dossier .. 39 Fascicolazione dei documenti .. 39 Apertura del fascicolo .. 40 Chiusura del fascicolo .. 40 Processo di assegnazione dei fascicoli .. 40 Modifica dell'assegnazione dei fascicoli .. 40 Repertorio dei fascicoli .. 41 Apertura del dossier .. 41 Repertorio dei dossier .. 41 Consultazione e movimentazione dell'archivio corrente, di deposito e storico .. 41 Principi generali .. 41 Consultazione ai fini giuridico-amministrativi .. 42 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 6 Consultazione da parte di personale esterno all'amministrazione.

9 43 Consultazione da parte di personale interno all'amministrazione .. 43 Schematizzazione del flusso dei documenti all'interno del sistema archivistico .. 44 11. MODALIT DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO .. 44 Unicit del PROTOCOLLO informatico .. 44 Registro giornaliero di PROTOCOLLO .. 45 Registrazione di PROTOCOLLO .. 45 documenti informatici .. 45 documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) .. 46 Elementi facoltativi delle registrazioni di PROTOCOLLO .. 46 Segnatura di PROTOCOLLO dei documenti .. 46 documenti informatici .. 47 documenti cartacei .. 47 Annullamento delle registrazioni di 48 Livello di riservatezza .. 48 Casi particolari di registrazioni di 48 Circolari e disposizioni 48 documenti cartacei in uscita con pi destinatari.

10 48 documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma .. 49 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei .. 49 Domande di partecipazione a concorsi, avvisi, selezioni, corsi e borse di studio .. 49 Fatture, assegni e altri valori di debito o credito .. 49 Protocollazione di documenti inerenti gare di appalto confezionate su supporti cartacei .. 49 MANUALE di GESTIONE del PROTOCOLLO informatico, dei documenti e degli archivi 7 Protocollazione delle domande di iscrizione nell'elenco pubblico dei gestori diposta elettronica certificata confezionate su supporti cartacei .. 50 Protocolli 50 documenti non firmati .. 50 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale.