Manuale di gestione del protocollo informatico, dei ...

1 Presidenza del Consiglio dei Ministri Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell archivio della Presidenza del Consiglio dei Ministri Ufficio del Segretario generale 2 Sommario 1. Terminologie e glossari utilizzati .. 4 2. Scopo e ambito di applicazione del documento.. 5 3. Unit organizzativa responsabile della stesura e aggiornamento del Manuale .. 6 4. Riferimenti normativi di carattere generale .. 7 5. Disposizioni interne alla PCM .. 7 6. Visione strategica dell Amministrazione per la gestione documentale .. 8 7. Struttura dell Amministrazione e Aree Organizzative Omogenee (AOO) .. 8 8. Modalit di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione e lo scambio di documenti .. 9 Formazione, protocollazione e fascicolazione dei documenti informatici.

2 9 Firma di documenti analogici e informatici .. 9 Formato dei documenti informatici .. 10 Corrispondenza in arrivo .. 10 Corrispondenza in 10 Documenti scambiati tra le AOO interne .. 11 Documenti in transito .. 11 Documenti prodotti presso l AOO a rilevanza interna .. 12 Firma digitale .. 12 Documenti per i quali permane l obbligo dell originale cartaceo .. 13 9. Assegnazione ed utilizzo delle caselle di posta elettronica certificata .. 13 10. Assegnazione ed utilizzo delle caselle di posta elettronica .. 13 11. Formati da utilizzare per la generazione e la conservazione dei documenti informatici .. 14 12. Flusso di lavorazione dei documenti .. 15 13. Fascicoli informatici .. 15 14. Unit organizzative responsabili della tenuta del protocollo informatico .. 15 15. Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo .

3 16 16. Produzione delle registrazioni del protocollo informatico .. 17 Responsabile ed amministratore del Registro .. 17 Compiti del personale del protocollo /archivio .. 17 La segnatura di protocollo .. 18 Protocollazione di offerte di gara .. 18 Trattamento dei messaggi di posta 19 3 Annullamento di una registrazione o dei dati di una registrazione .. 19 Stampa del registro di protocollo .. 19 Registro di emergenza e protocollazione Manuale .. 19 Documenti in uscita .. 20 Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni nel sistema di protocollo .. 20 Manualistica di supporto .. 20 17. Sistema di classificazione dei documenti (Titolario) .. 21 18. Selezione, conservazione e scarto dei 21 19. Il sistema archivistico della Presidenza .. 21 20. Modalit di accesso alle informazioni documentali.

4 22 21. Obblighi di pubblicit .. 22 4 1. Terminologie e glossari utilizzati Nel Manuale sono adottate le terminologie e glossari presenti nei riferimenti normativi descritti al paragrafo seguente. Sono inoltre utilizzate le seguenti abbreviazioni: PCM Presidenza del Consiglio dei Ministri USG Ufficio del Segretario generale SECIR Servizio per la conservazione, l informatizzazione e la ricerca della documentazione della PCM DSS Dipartimento per i servizi strumentali UIT Ufficio per l informatica e la telematica CAD Codice dell amministrazione digitale - Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 AOO Area Organizzativa Omogenea TUDA Testo unico sulla documentazione amministrativa - 28 dicembre 2000, n. 445 IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni 5 2. Scopo e ambito di applicazione del documento. Il presente documento (di seguito Manuale ) aggiorna e sostituisce il Manuale di gestione per l archivio e il protocollo informatico del 28 luglio 2004.

5 Scopo del Manuale , adottato ai sensi dell del DPCM 3 dicembre 2013 recante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 , quello di descrivere il sistema di protocollazione, di gestione e di organizzazione dei documenti nella Presidenza del Consiglio dei ministri e di riassumere le disposizioni in tema di gestione del protocollo , dei flussi documentali e degli archivi. I contenuti del documento sono in linea con quanto stabilito all art. 5 del medesimo DPCM. Nel Manuale sono riportati, in particolare, i seguenti contenuti: la pianificazione, le modalit e le misure di cui all art. 3, comma 1, lettera e) concernenti l individuazione delle AOO e i relativi uffici di riferimento1; le modalit di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell art.

6 40, comma 1, del CAD, e per lo scambio degli stessi all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate; la descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento informatico in relazione a specifici contesti operativi esplicitati e motivati; la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalit di trasmissione, tra i quali, in particolare, documenti informatici pervenuti attraverso canali diversi da quelli previsti dagli articoli 16 e 17, nonch tramite fax, raccomandata o assicurata; l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni; le modalit di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e delle aggregazioni documentali informatiche con l insieme minimo dei metadati ad essi associati; l indicazione delle unit organizzative responsabili delle attivit di registrazione di protocollo , di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea; l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo , ai sensi dell art.

7 53, comma 5, del TUDA; il sistema di classificazione, con l indicazione delle modalit di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto; le modalit di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e, in particolare, l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire 1 Ai sensi dell art. 50 del TUDA (decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni, recante disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa) 6 l immodificabilit della registrazione di protocollo , la contemporaneit della stessa con l operazione di segnatura ai sensi dell art.

8 55 del TUDA, nonch le modalit di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attivit di registrazione; la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico in uso e della gestione informatica dei documenti, con particolare riferimento alle modalit di utilizzo; i criteri e le modalit per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; le modalit di utilizzo del registro di emergenza ai sensi dell art. 63 del TUDA, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente. In attesa di emanare il Piano di sicurezza dei documenti informatici di cui all art. 4, comma 1, lettera c) del DPCM in parola, si fa riferimento alle disposizioni interne2, pubblicate anche sull Intranet della PCM. Il presente Manuale di gestione destinato a tutte le Strutture della PCM e pubblicato sul sito istituzionale e sul sito Intranet della PCM.

9 Qualora le singole Strutture abbiano necessit di descrivere proprie peculiarit tecniche e organizzative nel trattamento della documentazione, possono predisporre uno specifico Manuale , in collaborazione con l USG. Tali Manuali, rispondendo alle esigenze della singola AOO, sono da pubblicare esclusivamente sul sito istituzionale della Struttura. Tali manuali di AOO sono preventivamente sottoposte all approvazione dell USG e pubblicate sul sito istituzionale e sul sito Intranet della PCM. 3. Unit organizzativa responsabile della stesura e aggiornamento del Manuale . L unit organizzativa responsabile della stesura e aggiornamento del Manuale l Ufficio del Segretario Generale (USG) Servizio per la conservazione, l informatizzazione e la ricerca della documentazione della Presidenza del Consiglio dei ministri (SECIR) I contenuti del Manuale sono definiti in stretto raccordo con l Ufficio per l Informatica e la Telematica (UIT) del Dipartimento per i Servizi Strumentali (DSS), per quanto di competenza.

10 2 protocollo per l utilizzo dei servizi ICT ultima versione disponibile sulla Intranet del 22 febbraio 2016 7 4. Riferimenti normativi di carattere generale del 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (TUDA) 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71. 21 marzo 2013 Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformit all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ci autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art.