MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE POUR LES BÉNÉFICIAIRES …

1 MANUEL DE GESTION FINANCI REPOUR LES B N FICIAIRES DE FONDS EUROP ENS DESTIN S AUX ACTIONS EXT RIEURESV ersion 15 November 2010 Commission europ ennePage 1 Page Introduction et pr sentation ..2 Module 1 - Contr le interne ..10 Module 2 - Documentation, classement et archivage ..20 Module 3 - Passation de march s ..36 Module 4 - GESTION des actifs ..48 Module 5 - GESTION des salaires et enregistrement du temps ..62 Module 6 - Tr sorerie et GESTION bancaire ..76 Module 7 - Comptabilit ..86 Module 8 - Reporting financier ..104 Annexe - Glossaire ..115 Les outils et mod les auxquels il est fait r f rence dans le pr sent MANUEL sont disponibles l'adresse: DE GESTION FINANCI RE POUR LES B N FICIAIRES DE FONDS EUROP ENS DESTIN S AUX ACTIONS EXT RIEURESPage 2 INTRODUCTION ET PR SENTATIONMANUEL DE GESTION FINANCI RE POUR LES B N FICIAIRES DE FONDS EUROP ENS DESTIN S AUX ACTIONS EXT RIEURESINTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 3 OBJECTIF DU MANUEL Le pr sent MANUEL a pour but d'aider les b n ficiairesde fonds europ ens destin s des actions ext rieures se conformer aux exigences en mati re de GESTION Financi re d finies dans leurs objectifs sp cifiques sont les suivants: fournir des conseils pratiques et concrets, sous une forme facile utiliser.

2 Mieux faire conna tre les exigences contractuelles de la CE; recenser les principaux risques, mettre en garde contre les probl mes potentiels et expliquer comment les viter; fournir des exemples de bonnes pratiques , des outils et des mod MANUEL : ne contient pasde nouvelles r gles s'ajoutant aux cadres juridiques, contractuels et r glementaires existants; n'est pasun MANUEL exhaustif de GESTION financi re. Nous ne saurions garantir qu il couvre, avec exactitude, l'ensemble des conditions contractuelles existantes en mati re de GESTION financi re; n'est pasune interpr tation des conditions contractuelles existantes de la Commission europ enne; ne peut passe substituer une lecture des conditions contractuelles ni des instructions existantes.

3 La CE n'est pas juridiquement li e par les informations contenues ou omises dans le pr sent MANUEL et ne saurait tre tenue pour responsable de celles-ci. Seuls les exigences contractuelles et le cadre juridique et r glementaire pertinents pour la r alisation d'une action ext rieure financ e par l'UE donn e sont contraignants. Les b n ficiaires doivent s'assurer d'en avoir une compr hension suffisante. Les noms et descriptions apparaissant dans les histoires vraies ont t modifi s afin de ne pas divulguer l'identit des entit s et personnes concern es. Toute ressemblance avec des entit s ou personnes existantes serait purement fortuite. Toutes les informations contenues dans le pr sent MANUEL se fondent sur la version 2009 des mod les de contrats et orientations de la Commission.

4 Il convient donc d'user de prudence avant de l'appliquer des projets reposant sur des mod les contractuels ant rieurs. CLAUSES DE NON-RESPONSABILIT INTRODUCTIONINTRODUCTION ET PR SENTATIONET PR SENTATIONPage 4 INTRODUCTION ET PR SENTATIONPar b n ficiaires de fonds europ ens destin s des actions ext rieures, on entend des organisations ayant sign un contrat en vue de recevoir un financement europ en. Le b n ficiaire des fonds est responsable de l'ex cution du contrat, de la GESTION et de l'utilisation des fonds, ainsi que de la pr sentation de rapports relatifs l'affectation de ceux-ci. Les b n ficiaires de fonds europ ens destin s des actionsext rieures peuvent tre: des organisations (g n ralement des ONG) qui se sont vu attribuer un contrat de subvention financ par l'UE; des attributaires de contrats de services financ s par l'UE (souvent des cabinets de conseil ou d'assistance technique); des attributaires de contrats de travaux et fournitures financ s par l'UE; les gouvernements d' tats r cipiendaires ayant sign un accord avec l'UE concernant le financement d'actions ext rieures (ledit accord pouvant inclure des devis-programmes).

5 Ces gouvernements peuvent eux-m mes devenir des Administrations DU MANUEL ET TERMES DE BASELe pr sent MANUEL s'adresse aux b n ficiaires de fonds europ ens destin s des actions ext rieures. Par Administration contractante, on entend l'autorit qui a conclu un contrat de financement europ en avec un b n ficiaire. Selon le mode de GESTION retenu (p. ex. aide centralis e, d centralis e ou cog r e avec des organisations internationales), l'Administration contractante peut tre la Commission europ enne ( CE ), un pays partenaire ou une organisation qui la CE a confi l'ex cution du contrat. Lorsque la Commission est l'Administration contractante, elle est g n ralement repr sent e par EuropeAid ou par une d l gation de l Union europ enne.

6 INTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 5 Le terme contrat peut se r f rer tout document conventionnel ou contractuel sign par l'Administration contractante et un b n ficiaire, jetant les bases l gales d'une action ext rieure financ e par l'UE. Les annexes audit contrat font galement partie int grante de celui-ci. Les contrats de subventionet de servicessont les contrats les plus courants dans le contexte du financement d'actions ext rieures. Les devis-programmessont une autre mani re fr quente de dispenser l aide ext rieure. Ils ne constituent toutefois pas stricto sensu un contrat. Ces trois fa ons de r aliser des actions ext rieures seront souvent mentionn es dans ce MANUEL . Les autres types de contrat (p. ex. contrats de travail et de fournitures, contrats de contribution conclus avec des organisations internationales et accords de d l gation conclus avec des agences nationales) n'y seront pas explicitement abord s.

7 Au sens du pr sent document, on entend par exigences contractuellesles conditions, r gles et crit res d finis dans un contrat de financement europ en portant sur des actions ext rieures. Les termes b n ficiaire de fonds europ ens destin s des actions ext rieures (ou b n ficiaire ), contrat , conditions contractuelles et Administration contractante seront utilis s tout au long du pr sent document. La vocation du MANUEL est de fournir des orientations de base en mati re de GESTION financi re, pouvant en principe tre utilis es par tout type de b n ficiaire et pour tout type de contrat, ind pendamment de l'Administration contractante concern DU MANUEL ET TERMES DE BASE (suite)INTRODUCTION ET PR SENTATIONINTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 6 OBLIGATION DE RENDRE COMPTE En signant un contrat, les b n ficiaires acceptent d' treresponsables et redevables pour: l'ex cution de l'action ainsi que la GESTION et l'affectation des fonds europ ens conform ment aux exigences contractuelles.

8 La bonne GESTION financi re du projet et la pr sentation, l'Administration contractante, de rapports sur l'action et l'utilisation des fonds europ ens. La Commission se r serve le droit de v rifier si les b n ficiairesremplissent leurs obligations en confiant la r alisation d'auditset de contr les ses propres agents ou des cabinets d'auditprofessionnels. La Cour des comptes europ enne et l Office europ en de lutte antifraude (OLAF) peuvent galement r aliser des audits ou ouvrir une enqu te. Les b n ficiaires sont galement responsables de tout contrat portant sur une action ext rieure financ e par l'UE conclu avecune Administration contractante autre que la Commission. En l'esp ce, la cha ne de responsabilit englobera la fois leb n ficiaire etl'Administration contractante, laquelle sera tenuede faire rapport la CONS QUENCES DU NON-RESPECT DES OBLIGATIONS CONTRACTUELLESSi un b n ficiaire ne respecte pas les exigences contractuelles, les cons quences peuvent tre lourdes, telles que: le recouvrement, par l'Administration contractante, des fonds li s des d penses injustifi es ou in ligibles; des audits ou contr les suppl mentaires portant sur d'autres actions financ es par l'UE dont il est responsable, ou l'extrapolation des erreurs ces actions, en cas de probl mes syst miques; des sanctions qui peuvent prendre la forme de p nalit s financi res et/ou d'une rupture de contrat.

9 En cas de fausses d clarations, d'erreurs substantielles, d'irr gularit s ou de fraudes av r es, le b n ficiaire peut tre exclu de tout contrat financ par l'UE pour une p riode pouvant aller jusqu' 5 ans. Ladite p riode peut treport e 10 ans en cas de r cidive. INTRODUCTION ET PR SENTATIONINTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 7 CONTENU DU MANUEL Le pr sent MANUEL couvre huit domaines li s la GESTION financi re: Module 1 - Contr le interne Module 2 - Documentation, classement et archivage Module 3 - Passation de march s Module 4 - GESTION des actifs Module 5 - GESTION des salaires et enregistrement du temps Module 6 - Tr sorerie et GESTION bancaire Module 7 - Comptabilit Module 8 - Reporting financierINTRODUCTION ET PR SENTATIONINTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 8 COMMENT OBTENIR UN EXEMPLAIRE DU MANUELLe MANUEL est disponible en version papier (format A5) et MS PowerPoint.

10 Des exemplaires imprim s du MANUEL peuvent tre obtenus aupr s de l'Office de D veloppement et Coop ration - EuropeAid Bruxelles (Belgique) ou des d l gations de l'Union europ Pour prendre contact avec l'Office de D veloppement et Coop ration - EuropeAid : Pour prendre contact avec une d l gation de l'Union europ enne: Le MANUEL peut galement tre t l charg e depuis le site web d'EuropeAid, l'adresse: ET MOD LESLes outils (pour l'essentiel, des listes de contr le) et mod les (p. ex. registre des actifs, etc.) utiliser avec le MANUEL sont disponibles l'adresse: ET PR SENTATIONINTRODUCTIONET PR SENTATIONPage 10 MODULE 1 - CONTR LE INTERNEH istoire vraieEn tant que directeur d'un projet de d veloppement forestier en Syldavie, j' tais la t te d'une quipe d'agronomes charg s de mener bien les activit s financ es par l'Union europ enne.