Manuel de Gestion Financière pour les Partenaires

1 Manuel de la Gestion Financi re1 Manuelde GestionFinanci repour lesPartenairesManuel de la Gestion Financi re2 Manuel de la Gestion Financi re31. INTRODUCTION A LA Gestion FINANCIERE 7 ELEMENTS DE LA Gestion FINANCIERE 7 PRINCIPES DE LA Gestion FINANCIERE 8 LES OUTILS DE Gestion FINANCIERE 10 RESPONSABILITE DANS LA Gestion FINANCIERE 112. PLANIFICATION ET BUDGETISATION 14 LE PROCESSUS DE BUDGETISATION 15 BONNE PRATIQUE DANS LA BUDGETISATION 16 BONNE PRATIQUES DANS LA BUDGETISATION 18 GROUPES CIBLES DU BUDGET 19 CHANTILLON DE FEUILLES DE CALCUL SUR LE BUDGET 20 PREVISION DE FLUX DE TRESORERIE 24 COMMENT PREPARER UNE PREVISION DU FLUX DE TRESORERIE 243 DOCUMENTS COMPTABLES 29 IMPORTANCE DES DOCUMENTS 29 METHODES COMPTABLES 30 DOCUMENTS ESSENTIELS 324 RAPPORT FINANCIER 40 TAT DU BUDGET ET DEMANDE D AVANCE 41 RELEVE COMPTABLES ANNUELS 46 RAPPORT AUX DONATEURS ET AUX BAILLEURS DE FONDS 47 RAPPORT AU GOUVERNEMENT 48 RAPPORT AUX BENEFICIAIRES 49 QUALITES DE L INFORMATION SUR UNE BONNE COMPTABILITE 495 CONTROLES INTERNES 52 PRINCIPE DE CONTROLE DE LA TRESORERIE 52 PRINCIPE DU CONTROLE

2 BANCAIRE 53 CONTROLE DU BUDGET ET DES COMPTES 54 CONTROLES DES ACHATS ET DES AUTORISATIONS 55 CONTROLE DE LA Gestion 55 CONTROLES PHYSIQUES 566 FRAUDE ET IRREGULARITES 58 DES MESURES POUR REDUIRE LA FRAUDE 59 COMMENT SURVIVRE ET REAGIR 617 AUDIT EXTERNE 64 IMPORTANCE DES AUDITS 64 AUDIT INTERNE 64 AUDIT EXTERNE 65 AUDITS INITIES PAR LES DONATEURS 66 LE RAPPORT DE L AUDIT 66 MatieresManuel de la Gestion Financi re4 Manuel de la Gestion Financi re58 ANNEXES 71 ANNEXE 1 CHANTILLON DE FORMAT DU LIVRE DE CAISSE 71 ANNEXE 2 - CHANTILLON DU FORMAT DU CALENDRIER DES AVANCES 72 ANNEXE 3 CHANTILLON DU BUDGET ET DEMANDE D AVANCE 73 ANNEXE 4 - CHANTILLON DU FORMAT DU RELEVE DE RECETTES ET DE PAIEMENTS 74 ANNEXE 5 CHANTILLON DU FORMAT DE L ETAT DE RECONCILIATION BANCAIRE 75 ANNEXE 6 CHANTILLON DU FORMAT DE L ATTESTATION DU COMPTE CAISSE 76 ANNEXE 7 LISTE DE CONTROLE A LA FIN DU MOIS 77 ANNEXE 8 PIECES JUSTIFICATIVES DE LA LISTE DE CONTROLE 78 ANNEXE 9 GUIDE DE Gestion FINANCIERE 83 Avant-proposUne bonne Gestion financi re est un atout essentiel dans le bon d veloppement organisationnel et fait partie int grante de la Gestion de projet/programme.

3 La Gestion financi re est un instrument indispensable permettant une organisation plus efficace conduisant ainsi l am lioration du programme des activit s. Des syst mes solides de Gestion financi re permettent l organisation d tre plus apte contr ler ses propres affaires. Sans cela, l avenir reste incertain : il pourra tre difficile de pr voir l puisement des ressources financi res et, surtout, il pourra tre difficile de financer des 1er chapitre de ce Manuel offre un aper u des l ments, des principes, des outils et de la responsabilit de la Gestion financi re. Le 2 me chapitre traite des principes de base de la planification et de la budg tisation, la premi re des quatre t ches sp cifiques de la Gestion financi re. Il pr sente les meilleures pratiques de la planification budg taire, du suivi des budgets et de la pr vision des flux de tr sorerie.

4 Le 3 me chapitre examine les principaux registres tenus. Le chapitre d crit l importance des registres, des m thodes comptables et des documents comptables essentiels devant tre tenus. Le 4 me chapitre traite des diff rents types de rapports financiers exig s par les parties prenantes. Le 5 me chapitre tudie les contr les financiers et les meilleures pratiques pour s en servir. Le 6 me chapitre traite de la fraude et des irr gularit s, les risques associ s ainsi que la mani re de les r duire. Le 7 me chapitre d crit les proc dures internes et externes d audit, leur importance ainsi que les types d opinion d audit. Enfin, le Manuel contient une liste de formats d chantillons dans la section des du manuelCe Manuel d crit les meilleures pratiques dans les t ches sp cifiques de Gestion financi re notamment, la planification et la budg tisation ainsi que les contr les financiers.

5 Il tudie ce que les quipes de direction peuvent faire pour guider l orientation long terme de leur organisation (une activit parfois d sign e sous le terme de gouvernance ) et il d crit Manuel de la Gestion Financi re6 Manuel de la Gestion Financi re7d autres aspects de la Gestion financi re pouvant tre incorpor s dans la structure d une organisation. Nous esp rons que ce Manuel sera utilis par les pr sidents et membres des comit s de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel des programmes, les administrateurs et le personnel charg des l laboration de ce Manuel , nous nous sommes appuy s sur le Manuel de Gestion financi re pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la contribution du Personnel du Bureau R gional pour l Afrique de Forum Introduction la Gestion financi re El ments de la Gestion financi reLa Gestion financi re est une partie importante de la Gestion de projets/programmes et ne doit pas tre consid r e comme une activit part r serv e au personnel charg des finances.

6 La Gestion financi re implique la planification, l organisation, le contr le et le suivi des ressources financi res d une organisation pour atteindre des n existe pas de syst me de mod le financier appropri toutes les organisations. Cependant, certains l ments de base doivent tre mis en place pour permettre de bonnes pratiques en mati re de Gestion financi Planification et budg tisation Li s aux plans strat giques et op rationnels de l organisation, le budget est la pierre angulaire de tout syst me de Gestion financi re et joue un r le essentiel dans le suivi de l utilisation des Livres comptables Chaque organisation doit tenir un registre exact des transactions financi res qui ont lieu montrant ainsi l utilisation des fonds. Les documents comptables fournissent galement des informations pr cieuses sur la mani re dont l organisation est g r e et si celle-ci r alise ses nin ificatio n et budg tisation Comptabilit et tenue des registres Solide Gestion financiers Rapport financier Contr les financiers Manuel de la Gestion Financi re8 Manuel de la Gestion Financi Rapports financiers Si l organisation a fix un budget, qu elle a tenu et rapproch ses comptes de fa on claire et en temps opportun, il est alors tr s facile d laborer des rapports financiers qui permettent aux gestionnaires de v rifier les avanc es de l organisation.

7 Contr les internes Un syst me de contr les, de freins et contrepoids commun ment d sign sous le terme de contr les internes est mis en place pour prot ger les actifs de l organisation et pour g rer le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de rep rer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un m canisme efficace de contr le interne prot ge galement le personnel concern par les activit s financi Principes de la Gestion financi reIl est utile d identifier une s rie de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme dans l laboration de syst mes appropri s de Gestion financi re. Ces principes offrent un guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres sup rieurs pour les aider s assurer de ce que leur organisation utilise les fonds de mani re efficace et que le personnel travaille de mani re appropri La coh renceLes politiques et les m canismes financiers d une organisation doivent tre coh rents au fil du temps.

8 Cela favorise l efficacit des op rations et la transparence, particuli rement dans la pr paration de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les m canismes ne peuvent pas tre affin s pour r pondre aux besoins d une organisation qui volue. Des m thodes incoh rentes dans la Gestion financi re pourraient tre un signe de ce que la situation financi re est manipul L obligation de rendre compteL organisation doit expliquer toutes les parties prenantes, y compris les b n ficiaires, la mani re dont les ressources ont t utilis es et le r sultat atteint. Toutes les parties prenantes ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorit ont t utilis s. Les organisations ont un devoir op rationnel, moral et l gal d expliquer leurs d cisions et leurs actions ainsi que de soumettre des rapports financiers pour v La transparenceL organisation doit faire preuve d ouverture sur ses activit s en mettant la disposition des parties prenantes concern es les informations sur ses activit s et projets.

9 Cela inclut l laboration en temps opportun de rapports financiers complets rendus accessibles aux parties prenantes, y compris les b n ficiaires. Si une organisation n est pas transparente, elle donne alors l impression qu elle a quelque chose La viabilit Afin d tre financi rement viables, les d penses d une organisation doivent tre quilibr es par rapport aux rentr es des fonds, aussi bien aux niveaux op rationnels que strat giques. La viabilit est une mesure de la continuit et de la s curit financi re de l organisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient laborer une strat gie financi re pour d montrer comment ils comptent remplir les obligations financi res et r aliser le plan strat gique de l L int grit Au sein de l organisation, les personnes doivent agir avec honn tet et biens ance.

10 Les gestionnaires et les membres de la direction serviront de guides, notamment, en respectant la politique et les proc dures et en faisant part de tout int r t personnel qui puisse entrer en conflit avec leurs activit s officielles. L int grit des documents et des rapports financiers d pend de l exactitude et de l exhaustivit des documents La gestionUne organisation doit prendre bon soin des ressources financi res qui lui sont confi es et veiller ce qu elles soient utilis es pour l objectif pr vu c est ce qu on appelle la Gestion financi re. L instance dirigeante (par ex. le Conseil d administration) en a la responsabilit absolue. En pratique, les gestionnaires accomplissent une bonne Gestion financi re travers une planification strat gique minutieuse, une valuation des risques financiers ainsi que par la mise en place de m canismes et contr les ad quats.