MANUEL DE PROCEDURES (EXTRAIT)

1 OUTIL PRATIQUE/ MANUEL DE PROCEDURES (EXTRAIT)Proc dures de contr le interneLes proc dures de contr le ont pour r le d'indiquer la d marche suivre et les programmes d'op rations respecter. C'est un mode d'emploi, d'une mani re g n rale c'est l'ensemble des m thodes et des techniques utilis es pour s'assurer de l'application des r gles d crites par la proc dures ci-apr s concernent les domaines nonc s plus Comptabilit Objectifs - S'assurer que toutes les critures relatives aux op rations faites avec les partenaires ont t correctement enregistr es dans les diff rents documents comptables ; - S'assurer de la disponibilit en banque ; - S'assurer que le syst me comptable est jour et r pond aux proc dures comptables en dures Etape 1 : V rifier si les recommandations des auditeurs ou suite un contr le ant rieurs ont t correctement appliqu es.

2 Etape 2 : S'assurer que le rapprochement bancaire a t fait. Etape 3 : V rifier si les pi ces justificatives (factures, bon de commandes, bordereau de livraison) annex s aux pi ces comptables sont approuv es, les pi ces comptables elles-m mes doivent tre approuv es de m me que les autorisations d' mission de ch que. Etape 4 : V rifier les num ros de comptes, des imputations et les pointer par rapport aux journaux et document de suivis budg taires. Etape 5 : V rifier si toutes les factures re ues et non pay es et les bons de commande sont enregistr es dans les documents concern s. Etape 6 : V rifier les calculs des totaux la fin de chaque page et les r ponses pour la page suivante et les autres documents concern Finances Caisse d pensesLe contr le de la petite caisse se fait chaque r approvisionnement par le responsable comptable et financier, ou de fa on inopin e par le Commissaire aux Comptes (au moins une fois par mois).

3 A chaque contr le le d tenteur de la petite caisse doit mettre la disposition du contr leur les pi ces justificatives, les bons provisoires, la caisse proprement dite, le brouillard de caisse et le journal de caisse. Apr s chaque contr le, les r sultats sont port s sur une fiche de contr le de caisse, ils concernent l'appr ciation du contr leur sur l'authenticit des pi ces justificatives et la situation des valeurs de dures Etape 1 : Prendre chaque pi ce justificative, v rifi si elle correspond aux normes comptables (date de l'op ration, le num ro de la pi ce, nom de l organisation/fournisseur, la nature de l'op ration, le montant en chiffre et en lettres, la signature du fournisseur et l'approbation) 210 Etape 2 : Pointer ces pi ces justificatives par rapport la colonne sorties du journal de caisse et voir si les parties date, num ro de la pi ce et les libell s correspondent celles du brouillard de caisse.

4 V rifier les parties solde du brouillard de caisse puis celles du journal de caisse. Etape 3 : Faire le d compte physique de la petite caisse (en faisant la somme des esp ces et des bons provi soire) et comparer le r sultat obtenu au solde du journal de caisse. Etape 4 : Arr ter le journal de caisse apr s toutes les r gularisations. Etape 5 : Constater dans la fiche de contr le de caisse le r sultat de ce contr le en mettant la date et les signatures du contr leur et du RecettesIl s'agit de s'assurer que toutes les recettes de l association sont encaiss es et enregistr es3. Banque : Rapprochement bancaireA la fin de chaque mois, il sera n cessaire d'obtenir de la banque le relev bancaire du mois afin de proc der la r conciliation du compte entre le journal centralisateur tenu par le gestionnaire et le relev de banque.

5 Il arrive g n ralement que le solde banque du journal centralisateur ne co ncide pas avec le solde du relev diff rence de solde entre la banque et la comptabilit peut tre due aux causes suivantes : - les ch ques mis par l organisation et non pr sentes la banque par les b n ficiaires, - les agios et commissions bancaires (avis de d bit non re u par l organisation) des versements ou remises faits par l organisation non pris en compte sur le relev bancaire (op ration fin de mois), - des virements de fonds effectu s par les bailleurs fonds non pris en compte dans le journal de l organisation (avis de cr dit non re us) ; - les int r ts vers s par la banque non comptabilit s dans le situer ces carts, il faut les documents suivants : - le journal de tr sorerie ; - le relev bancaire ; - l' tat de rapprochement bancaire ; - le dernier tat de rapprochement bancaire s'il existe ; - le(s) ch quier (s) ; - les bordereaux de versement ; - les avis de cr dures Etape 1 : Reporter la date du relev , le solde selon le relev bancaire et le solde du journal tr sorerie sur les lignes pr vues dans le tableau de rapprochement bancaire vierge.

6 Etape 2 : Faire le pointage simultan des montants du relev et ceux du journal de tr sorerie (colonne Ban que ) depuis la date du dernier rapprochement bancaire. Si les montants correspondent mettre une croix sur tous les deux. Etape 3 : Mettre dans la rubrique ch que non d bit s tous les montants non point s du journal de tr sorerie se trouvant la colonne banque/d penses en pr cisant pour chaque ch que, ch que num ro et la date d' mission. Etape 4 : Mettre dans la rubrique D p ts en Transit tous les montants non point s du journal de tr sorerie se trouvant la colonne banque/recettes en pr cisant pour chaque d p t. Etape 5 : Calculer le solde rapproch selon le relev bancaire en suivant la m thode de calcul indiqu e sur le tableau de rapprochement bancaireOUTIL PRATIQUE / 211 Etape 6 : Mettre sur la ligne Commissions et Agios Bancaires le total des montants non point s dans le relev bancaire au niveau de la colonne D bit et concernant les commissions et agios bancaires.

7 Etape 7 : Mettre sur la ligne Paiement Constat par la Banque et non Constat dans le journal de tr sorerie les montants non point s dans le relev bancaire la colonne D bit et concernant ces op rations. Etape 8 : Mettre sur la ligne int r ts Vers s par la Banque les montants non point s dans le relev bancaire la colonne Cr dit du relev bancaire concernant ces op rations. Etape 9 : Mettre dans la rubrique D p ts re ues par la Banque et non comptabilis s dans le journal de tr sorerie les montants non point s dans le relev bancaire la colonne Cr dit du relev bancaire concernant les d p ts de fonds en pr cisant chaque fois la date de d p t. Etape 10 : Calculer le solde rapproch selon le journal de tr sorerie en suivant la m thode de calcul indiqu e sur le tableau de rapprochement bancaire.

8 Etape 11 : Apr s le rapprochement bancaire, r gulariser les critures du relev bancaire qui ne figuraient pas dans la colonne D penses/Recettes du Journal de tr sorerie . 4. Rapport Financier Interne/partenaireObjectifsPour suivre une proc dure financi re saine, faut-il soumettre aux responsables de la gestion des fonds, intervalles r guliers, un rapport financier p riodique contenant toutes les informations financi res jour qui refl tent avec exactitude la situation financi re de la structure pour ce faire, il faut : - s'assurer que les informations contenues dans ce rapport permettent de r pondre aux besoins financiers des responsables de la gestion et des bailleurs ; - analyser la situation des d penses effectu es par rapport aux pr visions budg tairesProc dures Etape 1 : S'assurer que le rapprochement bancaire est fait Etape 2 : V rifier que les totaux des colonnes concern es du journal De tr sorerie et de document de suivi budg taire ont t faits.

9 Etape 3 : V rifier les rubriques budg taires et voir si les montants de ces diff rentes rubriques ont t correctement report s sur le formulaire de rapport de d penses Etape 4 : S'assurer que les rapports financiers ont t au pr alable v rifi s par le chef de service administration finances et cela en apposant leurs signatures sur les documents. Etape 5 : S'assurer que les informations destin es l' laboration des rapports financiers sont tir es des documents comptables comme journal de tr sorerie. Fiches de suivi budg taire et autres. Etape 6 : S'assurer de la conformit des documents par rapport aux normes en vigueur dans la structure : Le rapport doit tre exact et labor en temps opportun et r pondre aux besoins financiers des responsables de la gestion et des bailleurs de Gestion du personnelObjectifs - V rifier r guli rement chaque dossier du personnel en vue d' tre en r gle vis vis de l'employ et aussi de l'administration fiscale et sociale.

10 - S'assurer de la r gularisation et de la saisie des charges socialesProc dures Etape 1 : V rifier s'il y a un document crit pour les contr les ant rieurs. Etape 2 : V rifier si un dossier est ouvert pour chaque personne et s'assurer de son contenu ( tat civil, dipl me, contrat de travail, d cision de cong s, attestation de reprise, fiches d' valuation autres) Etape 3 : S'assurer que tous les employ s ont t recrut s conform ment aux proc dures de recrutement en vigueur au sein de l organisation et aux dispositions du code de travail en vigueur. Etape 4 : V rifier si les dossiers du personnel sont jour. OUTIL PRATIQUE / 212 Etape 5 : V rifier si tous les contrats ont t vis s par l'employ , l'employeur, l organisme de s curit sociale et l'Inspection du Travail Etape 6 : V rifier la r gularit des r mun rations allou es aux employ s par rapport aux textes qui les fixent Etape 7 : S assurer de l'exactitude des charges sociales et fiscales assises sur les r mun rations du personnel.