MANUEL DE SUIVI-EVALUATION - coraf.org

1 CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 1 Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le D veloppement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development MANUEL DE SUIVI-EVALUATION Unit de Panification de SUIVI-EVALUATION et d Impact DIRECTION DES PROGRAMMES Septembre, 2009 CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 2 SIGLES ET ACRONYMES ADRAO Association pour le D veloppement de la Riziculture en Afrique de l Ouest BAD Banque Africaine de D veloppement BM Banque Mondiale CAP Contr le d avancement du projet CEDEAO Communaut Economique des Etats de l Afrique de l Ouest CER Communaut Economique R gionale CERAAS Centre d Etude R gional pour l Am lioration de l Adaptation la S cheresse CILSS Comit Inter,Etats de Lutte contre la S cheresse dans le Sahel CIRAD Centre de coop ration internationale en recherche agronomique pour le d veloppement CORAF/WECARD Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le D veloppement Agricoles CST Conseil Scientifique et Technique FAO Organisation des Nations Unies pour l Alimentation et l Agriculture FARA Forum Africain pour la Recherche Agricole FIDA Fonds International de D veloppement Agricole IFPRI International Food Policy Research Institute IITA International Institute of Tropical Agriculture GAR Gestion ax e sur les r sultats Interface R seau des Professionnels de l Agro.

2 Industrie en Afrique IRD Institut de Recherche pour le D veloppement MCL M thode du Cadre Logique NEPAD Nouveau Partenariat pour le D veloppement de l Afrique NTIC Nouvelles Technologies de l Information et de la Communication OMD Objectifs du Mill naire pour le D veloppement ONG Organisation Non Gouvernementale PDDAA Programme D taill pour le D veloppement de l Agriculture Africaine PTBA Plan de travail et de budget annuel PTF Partenaires Techniques et Financiers RAILS Regional Agricultural Information and Learning System S&E Suivi,Evaluation SEPO Succ s, Echec, Potentialit s et Opportunit SIPAA Syst me d information sur la Productivit agricole en Afrique SSE Syst me de Suivi,Evaluation UEMOA Union Economique et Mon taire Ouest Africaine USAID Agence Am ricaine d Aide au D veloppement WAAPP/PPAAO Programme de Productivit Agricole en Afrique de l Ouest CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 3 TABLE DES MATIERES SIGLES ET ACRONYMES .. 2 TABLE DES MATIERES .. 3 INTRODUCTION.

3 6 1 re PARTIE : CADRE POUR LA MISE EN PLACE DU SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION .. 7 CADRE GENERAL DU SYST ME DE SUIVI VALUATION .. 8 G n ralit s sur le CORAF/WECARD .. 8 Le dispositif organisationnel pour la mise en uvre du plan op rationnel .. 8 L organisation g n rale du Syst me de Suivi,Evaluation (SSE) .. 10 ETAPES METHODOLOGIQUES POUR LA MISE EN PLACE D UN SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION .. 12 Conception et utilisation des indicateurs .. 17 Proc dure de s lection des indicateurs .. 18 2 me PARTIE : ORGANISATION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION .. 19 PROCESSUS DE PLANIFICATION .. 20 ORGANISATION DU PROCESSUS DE PLANIFICATION .. 21 Le plan d op rations .. 21 La planification annuelle .. 21 Etapes de la proc dure .. 21 La planification 23 Le tableau de planification .. 24 Codification des activit s .. 25 3 me PARTIE : PROC DURES POUR LE SUIVI -EVALUATION .. 26 SUIVI DES EFFETS ET IMPACTS DES PROJETS ET DU PLAN OPERATIONNEL .. 27 Les indicateurs et le Suivi de l ex cution des projets et programmes.

4 27 Elaboration de la Matrice de suivi des indicateurs .. 27 Choix des indicateurs .. 28 Types de sui et proc dures .. 29 Le suivi des r sultats moyen et long terme (effets et impacts) des projets .. 31 Dispositif global pour le suivi des projets/programmes .. 33 La fiche indicateur .. 35 PROCEDURES POUR L EVALUATION DES PROGRAMMES .. 39 Contr les p riodiques .. 39 M thodologie de travail .. 41 : Les Crit res d Evaluation .. 41 Question,type pour une valuation .. 42 L EVALUATION A MI-PARCOURS .. 43 Contenu .. 43 P riodicit .. 43 Equipe d valuation mi,parcours .. 43 Organisation de la mission d valuation mi,parcours .. 43 Termes de R f rence .. 44 Contexte de la mission .. 44 Objectif et r sultats attendus de la mission .. 44 Op rations ou actions mener .. 44 CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 4 Proc dures .. 44 L EVALUATION FINALE .. 46 Contenu .. 46 Equipes d valuation finale .. 46 Organisation de la mission d valuation finale.

5 46 Termes de R f rence .. 47 Contexte de la mission d valuation finale .. 47 Objectif et r sultats attendus de la mission d valuation finale .. 47 Op rations ou actions mener .. 47 Composition de l quipe d valuation finale .. 47 Dur e de la mission d valuation finale .. 47 L EVALUATION D IMPACT .. 48 Contenu .. 48 P riodicit .. 48 Equipe d valuation .. 48 Organisation de la mission d valuation d impact .. 48 Termes de r f rence de la mission d valuation d impact .. 49 Contexte de la mission d valuation d impact .. 49 Op rations ou actions mener .. 49 Composition de l quipe .. 49 Dur e de la mission .. 49 Pr sentation de la m thode SEPO .. 51 Application de SEPO .. 51 LES EVALUATIONS OU CONTROLE D AVANCEMENT DU PROJET (CAP) DES PROJETS/PROGRAMMES .. 53 Auto, valuation p riodique ou bilan annuel semestriel et trimestriel des activit s 53 Comment garantir la qualit des valuations .. 53 Evaluation des effets d un programme.

6 55 Evaluation des produits ou des extrants .. 55 Indicateurs pour le suivi de la performance des directions et d partement du Secr tariat du CORAF/WECARD .. 56 GESTION DES RISQUES .. 57 GESTION ENVIRONNEMENTALE .. 58 Importance et gestion environnementale .. 58 Synth se des impacts n gatifs lors de la mise en uvre des r sultats de recherche agricole .. 58 4 me PARTIE : PROC DURES POUR LA GESTION DE L INFORMATION .. 60 LE SYSTEME DE GESTION DE L INFORMATION .. 61 Etablissement des rapports .. 61 Tableau 14: Type d information et fr quence de production des rapports .. 63 FORMAT DE PR SENTATION DES TERMES DE R F RENCE .. 64 Organisation pratique de la collectes des donn es / enqu tes par les unit s nationales de suivi, valuation .. 65 5 me PARTIE: VERS LA MISE EN PLACE DU SYSTEME D INFORMATION SUR LA PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE (SIPAA) .. 67 ELABORATION D UNE BASE DE DONNEES .. 68 Pr sentation et diss mination des enseignements de l 68 Les sources de donn es et les m thodes pour les collecter.

7 68 CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 5 MISE EN PLACE DU SYSTEME D INFORMATION SUR LA PRODUCTIVITE AGRICOLE EN AFRIQUE (SIPAA).. 69 Gestion de l output et 69 REFERENCE BIBLIOGRAPHIQUE : ANNEXES .. 72 ANNEXES 1 : PRINCIPAUX CONCEPTS UTILISES .. 73 ANNEXE 2: QUELQUES MODELES D EVALUATION D IMPACT .. 79 ANNEXE 3 CADRE LOGIQUE DU PLAN OP RATIONNEL DU CORAF/WECARD (2008- 2012) .. 81 ANNEXE 4: INDICATEURS DE SUIVI DES PERFORMANCES DU SECRETARIAT EXECUTIF DU CORAF/WECARD .. 87 ANNEXE 5 : FORMAT DU RAPPORT D EXECUTION SEMESTRIEL ET ANNUEL.. 92 ANNEXE 6: FICHE ANALYTIQUE DE RISQUE .. 94 ANNEXE 7: EVALUATION ET MITIGATION DES RISQUES .. 95 ANNEXE 8:ANALYSE DE L ENVIRONNEMENT .. 96 CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 6 INTRODUCTION A la suite d un long processus participatif, le CORAF/WECARD s est dot d un plan strat gique de dix ans qui a t assorti d un plan op rationnel de cinq ans. La nouvelle strat gie du CORAF/WECARD qui vise cr er et mettre en uvre une recherche effective et des partenariats dans la recherche sous le nouveau paradigme, tout en pla ant les communaut s et les utilisateurs notamment les plus d munis au centre du processus d innovations, se focalise sur les priorit s de la sous r gion de l Afrique de l Ouest et du Centre.

8 Aussi, le dispositif de recherche favorise la cr ation de plates formes d innovations multiconfessionnelles des niveaux lev s pour supporter et encourager l interaction avec divers groupes de parties prenantes. Elle favorise aussi l accroissant de la prise de conscience des b n ficiaires dans leur r le de partenaires part enti re dans la recherche, afin d une plus d mulation prendre une part plus active dans tout le processus d laboration, de gestion et d ex cution des activit s. Afin de mieux rendre compte des r alisations de cette nouvelle strat gique de business unsual, de mesurer leurs impacts sur les b n ficiaires et de s assurer qu elles contribuent l atteinte des r sultats pr vus dans le plan op rationnel, il s est av r n cessaire de mettre en place un dispositif de suivi valuation dynamique, participatif et adapt aux innovations l chelle r gionale. Ce syst me devra apporter temps les ajustements n cessaires dans sa mise en ouvre afin de permettre d impulser de nouvelles orientations au niveau des politiques sectorielles et r gionales.

9 Au total, la mise en place du suivi, valuation r pond aux objectifs ci,apr s : permettre tout moment d appr cier l tat d avancement des activit s des projets et programmes du CORAF/WECARD; pr senter p riodiquement de mani re synth tique, les r sultats globaux des programmes du CORAF/WECARD; veiller une bonne capitalisation et un partage des exp riences entre les projets et programmes du CORAF/WECARD dans la lutte contre la pauvret et l ins curit alimentaire appr cier l impact du CORAF/WECARD au niveau de la sous r gion de l Afrique de l Ouest et du Centre. Le syst me que pr sente ce MANUEL , part des objectifs du projet/Programme tels que d crits ci,dessus. Il identifie les indicateurs,cl s de performance mesurer, les r sultats interm diaires et finaux atteindre, d crit la m thodologie, les outils ainsi que le support informatique qui seront mis en place. Le MANUEL d crit : l organisation g n rale du syst me ; la m thodologie ; les indicateurs de r sultats et d impact utiliser; le syst me de collecte de l information pour le suivi des r alisations techniques et financi res; les m canismes d valuation de l impact ; les m canismes de gestion de l information ; les m canismes de suivi environnemental ; les m canismes de contr le et de supervision.

10 Afin de lui permettre de r pondre aux attentes sus voqu es, Le pr sent MANUEL a t structur en quatre parties. La premi re partie pr sente le contexte de suivi, valuation, la seconde d crit les proc dures du processus de planification. La troisi me porte sur le suivi et l valuation du processus. La quatri me partie pr sente les proc dures de gestion de l information et la cinqui me et derni re parie sur le syst me d information. Des annexes compl tent le texte central. CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 7 1 re PARTIE : CADRE POUR LA MISE EN PLACE DU SYSTEME DE SUIVI-EVALUATION CORAF/WECARD MANUEL de SUIVI-EVALUATION Page 8 CADRE GENERAL DU SYST ME DE SUIVI VALUATION G n ralit s sur le CORAF/WECARD Le CORAF/WECARD est une Organisation sous r gionale cr e le 15 mars 1987. Il regroupe actuellement les Syst mes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 22 pays de l'Afrique de l'Ouest et du Centre repartis dans 3 zones agro cologiques, savoir : la zone Sah lienne de l Afrique de l Ouest, avec six pays (Burkina Faso, Mali, Mauritanie, Niger, S n gal, et Tchad), la zone C ti re de l Afrique de l Ouest avec dix pays (B nin, Cap Vert, C te d Ivoire, Gambie, Ghana, Guin e, Guin e Bissau, Nigeria, Sierra L one et Togo) et la zone de l Afrique Centrale, avec cinq pays (Cameroun, Congo, Gabon, R publique Centrafricaine et R publique D mocratique du Congo).