Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos

1 1 METODOLOG A PARA LA ELABORACI N DE Manuales ADMINISTRATIVOS2 Lic. Fidel Herrera Beltr nGobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Lic. Clara Luz Prieto Villegas Contralora General ngel Adolfo Espinosa Hern ndez Director General de Auditor a Gubernamental Lic. Luis Manuel Brito G mez Director General de Desarrollo Administrativo Lic. H ctor Rodr guez Salas Jefe de la Unidad Administrativa Jes s Guillermo Villegas R osDirector General de Control y Evaluaci n Lic. ngel Armando L pez Contreras Director General de Responsabilidades y Situaci n Patrimonial Lic. Carlos Gustavo Delgadillo P rez Director de Asuntos Jur dicos Arq. Jorge Alberto Cobos Ru z Director de Operaci n Regional 3 NDICE Presentaci 5 Introducci 7 1. Generalidades de los Manuales 9 Clasificaci n de 9 9 Etapas para la Elaboraci n de 10 2.

2 Manual de Organizaci 18 Contenido del Manual de Organizaci 19 Descripci n del 20 3. Manual de 30 Contenido del Manual de 30 Descripci n de 32 Diagrama de 37 4. Manual de Servicios al P 44 Objetivos del 44 Contenido del Manual de Servicios al P 45 5. 53 4 Anexo I 55 Anexo II Manual de Organizaci 59 Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Espec ficas. 71 Anexo IV Manual de 73 Anexo V Simbolog a para la Elaboraci n de 77 Anexo VI C dula de Servicios al P 80 5 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional PRESENTACI N La Contralor a General busca contribuir con las Dependencias y Entidades a favorecer la eficiencia, eficacia y transparencia en el desarrollo de sus funciones, de acuerdo con la premisa fundamental del Gobernador de nuestro Estado, Lic.

3 Fidel Herrera Beltr n, de contar con un gobierno de resultados, asociado a la transparencia y la rendici n de cuentas, que use racionalmente los recursos p blicos para otorgar a la poblaci n servicios y servidores de calidad , lo cual est acorde con uno de los principales objetivos del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010 de: Elevar la funcionalidad administrativa del Gobierno del Estado y la calidad de los servicios que presta, para optimizar el uso de los recursos y crear un ambiente de transparencia en su accionar, que haga m s frecuente la rendici n de cuentas ante la sociedad. En respuesta a este compromiso, el 2 de septiembre de 2005, el Ejecutivo del Estado y la Contralora General presentaron el Programa de car cter global para la Administraci n P blica denominado Manos Limpias y Cuentas Claras , el cual tiene como objetivo general Combatir la corrupci n, fomentar la transparencia y mejorar la gesti n p blica gubernamental, mediante la aplicaci n de acciones preventivas en procesos, tr mites y servicios.

4 Para su operaci n, el Programa de Manos Limpias y Cuentas Claras ha sido estructurado en dos vertientes: Una de contacto institucional y otra de contacto social. 6 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional Para dar cumplimiento a la vertiente Institucional, la Direcci n General de Desarrollo Administrativo fue designada como responsable de impulsar, evaluar y dar seguimiento en las Dependencias y Entidades las acciones en dos l neas estrat gicas planteadas: la primera enfocada al Combate a la Corrupci n y Fomento a la Transparencia, y la segunda al Desarrollo Administrativo, la cual contempla dos apartados: Desarrollo Organizacional y Calidad de los Servicios P blicos. El principal prop sito de este Programa es generar la transparencia en la gesti n p blica mediante el impulso de acciones preventivas y de promoci n, ya que es indispensable recuperar la confianza y credibilidad de la sociedad en las instituciones gubernamentales, as como prioritario producir resultados visibles y significativos.

5 7 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional INTRODUCCI N La Ley Org nica del Poder Ejecutivo, el C digo de procedimientos Administrativos , el C digo Financiero para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contralor a General, respectivamente, se alan la obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y mantener actualizados los Manuales Administrativos que normen su actuaci n. En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la Reingenier a de Gobierno contemplado en el Plan Veracruzano de Desarrollo, la Contralor a General se ha dado a la tarea de dise ar el documento Metodolog a para la Elaboraci n de Manuales Administrativos . Los Manuales de Organizaci n, procedimientos y Servicios, adem s de su naturaleza reguladora de la estructura y del ejercicio de la funci n p blica, son elementos valiosos para el reclutamiento, selecci n y promoci n del personal; permiten detectar reas de oportunidad para el perfeccionamiento del quehacer gubernamental y son instrumentos tiles en la realizaci n de tareas de evaluaci n y fiscalizaci n.

6 La presente gu a es resultado de una investigaci n bibliogr fica exhaustiva, as como de la experiencia acumulada en la impartici n de cursos sobre la materia, y pretende constituirse en una herramienta de apoyo a la labor de quienes tienen encomendada la realizaci n de estos importantes documentos normativos en las diferentes reas 8 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional gubernamentales y, por lo tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligaci n legal. 9 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional 1. GENERALIDADES DE LOS Manuales Administrativos Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la instituci n; concentran informaci n amplia y detallada acerca de su quehacer, bases jur dicas, atribuciones, estructura org nica, objetivos, pol ticas, grado de autoridad y responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, etc.

7 CLASIFICACI N DE Manuales Los Manuales Administrativos reflejan en general la organizaci n de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser: Manual de Organizaci n. Manual de procedimientos . Manual de Servicios al P blico. OBJETIVOS Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser: Presentar una visi n en conjunto de la instituci n. Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones. 10 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional Coadyuvar a la correcta ejecuci n de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el trabajo. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnol gicos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso.

8 Informar a la ciudadan a sobre los tr mites que proporciona el Gobierno del Estado. ETAPAS PARA LA ELABORACI N DE Manuales Para la elaboraci n o actualizaci n de los Manuales Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas: a) Planeaci n del Trabajo b) Aplicaci n de T cnicas de Investigaci n c) An lisis de la Informaci n d) Estructuraci n del Manual e) Validaci n de la Informaci n f) Autorizaci n del Manual g) Distribuci n y Difusi n h) Revisi n y Actualizaci n a) Planeaci n del Trabajo 11 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborar n los Manuales , de las cuales se nombrar un coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentaci n de la informaci n.

9 Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de informaci n, a trav s de fuentes m s representativas como son: Los documentos jur dicos y Administrativos de la instituci n, que son base para la realizaci n de las funciones de la Dependencia o Entidad. Archivos documentales de la Dependencia o Entidad. Los Manuales Administrativos existentes. Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la documentaci n existente. Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilaci n de informaci n, el orden de las actividades, revisi n e impresi n y todos los dem s aspectos para la elaboraci n de los Manuales Administrativos , comprendiendo desde la integraci n del equipo de trabajo hasta la aprobaci n y distribuci n.

10 12 Programa Manos Limpias y Cuentas Claras: Vertiente Institucional b) Aplicaci n de T cnicas de Investigaci n Simult neamente a la elaboraci n del programa de trabajo, se establecer n y dise ar n las t cnicas de investigaci n a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario y la observaci n directa. Investigaci n Consiste en seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura org nica, procedimientos o tr mites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas, Manuales anteriores y todos aquellos que contengan informaci n relevante. Se refiere a obtener informaci n verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar.