Nuevas Funciones y Caracteristicas - programas.com.mx

1 Aspel-COI Nuevas Funciones y Caracter sticas 1. Introducci n Aspel-COI es un sistema que permite procesar, integrar y mantener actualizada la informaci n contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona un control exhaustivo del IVA permitiendo el correcto cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. Sus diversos reportes y gr ficas permiten evaluar el estado financiero de la organizaci n, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas (IETU, IVA, ISR y DIOT). Calcula la depreciaci n de los activos fijos. Mantiene interfases con los dem s sistemas Aspel e interact a con hojas de c lculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administraci n de la empresa. 2. Caracter sticas generales del producto Completamente en espa ol.

2 Base de datos en formato FIREBIRD. Traductor autom tico de datos de versiones Aspel-COI y Actualizaci n en l nea v a Internet a las ltimas mejoras de la versi n (Aspel-AL). Perfiles de usuario para un acceso seguro a la informaci n. Disponible en versiones de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales. 3. Nuevas Caracter sticas Base de datos Base de datos anual, por lo que se tiene una actualizaci n en l nea, evitando as tener que realizar traspaso de saldos entre periodos del mismo ejercicio. Al modificar alg n atributo de una cuenta, dicho cambio se ver reflejado de forma autom tica en todo el a o. Importador de cat logos desde Excel Se cuenta con un asistente para la importaci n de archivos de Excel con el cu l se podr n importar los cat logos de Cuentas, Cuentas departamentales, Activos fijos y Datos de terceros.

3 Tambi n se podr n importar p lizas de forma unitaria o masiva a trav s de un archivo de Excel. Importaci n de cat logo de Cuentas y Cuentas departamentales Estos procesos permiten importar la informaci n del cat logo de Cuentas y Cuentas departamentales desde un archivo en Excel a la base de datos del sistema. Los pasos del asistente para ambos procesos es similar y se describen a continuaci n a) Archivo para importaci n: Consiste en indicar la ruta donde se encuentra el archivo de Excel que contiene el cat logo de cuentas de la empresa, los d gitos por nivel y el separador de niveles. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 1. b) Formato de la informaci n: Se debe verificar que la hoja de Excel tenga la estructura requerida por Aspel-COI para poder importar la informaci n.

4 C) Vista preliminar: Muestra una vista previa del c mo quedar conformado el cat logo de cuentas de acuerdo a la estructura requerida por Aspel-COI y el contenido de la hoja de Excel. d) Realizando la importaci n: En esta ventana se observa el avance en el proceso de importaci n del cat logo de Cuentas. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 2. Aplicar un factor de incremento capturado por el usuario. Prorratea la captura del presupuesto anual a los 12 meses. Este icono estar . disponible cuando el m todo de prellenado seleccionado sea Captura directa anual'. Copia los datos de un mes a otro. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 9. Asociaci n masiva de Naturaleza de cuentas Se cuenta con una ventana para poder asignar de forma r pida y sencilla, la naturaleza a cada una de las cuentas.

5 Incluso, despu s de haber realizado la traducci n, se podr . realizar este proceso de forma gil. Cat logos de cuentas Al crear una base de datos se tienen los siguientes cat logos de cuentas disponibles: Vac o Est ndar general Manufacturera Comerciales De servicios Para paquetes demostrativos Gubernamentales Descentralizadas Dependencias de gobierno Cuentas Departamentales Alta masiva de cuentas departamentales Se cuenta con una secci n para poder asociar de forma r pida y sencilla, cuentas a uno o varios departamentos. Las cuentas deben ser de Detalle y no deben tener movimientos. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 16. d) Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de c mo quedar la informaci n una vez importada, en caso de identificar que un campo esta en una columna que no le corresponde, se podr regresar a hacer la correcci n.

6 Aqu tambi n se observa el n mero de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error, y el n mero total de entradas que se realizaron. e) Finalizar: Indica que el proceso de importaci n ah concluido, bastar dar clic en el bot n para salir del asistente. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 5. Importaci n de p lizas a) Importaci n unitaria La importaci n unitaria de p lizas se puede hacer estando en el alta de una p liza / Agregar p liza modelo, y en tipo de archivo, seleccionar *.xls. Este archivo debe cumplir con la estructura necesaria para poder ser le do por el sistema. b) Importaci n masiva La importaci n masiva de p lizas se realiza ingresando al men Procesos /. Integraci n de p lizas. Se debe seleccionar la opci n de Importar desde una hoja de Excel.

7 Indicar ruta del archivo .xls que contiene las p lizas a integrar con la estructura correspondiente. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 6. Manejo de Presupuestos Se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas, el cual se podr . crear desde Aspel-COI de acuerdo a diferentes criterios, importar desde Excel, as . como modificarlo y consultarlo en cualquier momento. Tambi n se podr llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. Creaci n del presupuesto: La creaci n del presupuesto cuenta con diferentes formas de prellenado, las cuales se describen a continuaci n: a) Captura directa mensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada uno de los meses b) Saldos mensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior.

8 El saldo sugerido podr ser, cargos-abonos, total de cargos o total de abonos. c) Saldos mensuales del ejercicio actual: Presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los dem s meses. d) Saldo final del ejercicio anterior / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses. e) Copiar presupuesto de otro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar. f) Captura directa anual: Permite capturar el presupuesto anual de cada cuenta. De acuerdo a la opci n de prellenado que se seleccione, se mostrar la siguiente ventana con la informaci n correspondiente: Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 7.

9 En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podr n realizar las siguientes operaciones: Icono Descripci n Grabar los cambios realizados. Exportar a Excel la captura de presupuestos actual. Importar los datos desde una hoja de Excel. Tambi n se podr tener acceso a esta ventana desde el men Archivos /. Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de c lculo. Dejar la ventana de captura de presupuestos en ceros , teniendo las siguientes opci nes: Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 8. Aplicar un factor de incremento capturado por el usuario. Prorratea la captura del presupuesto anual a los 12 meses. Este icono estar . disponible cuando el m todo de prellenado seleccionado sea Captura directa anual'.

10 Copia los datos de un mes a otro. Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 9. Modificar Presupuesto Actual: Al ingresar a esta opci n se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificaci n del presupuesto: Consulta de Presupuesto: Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podr modificar, filtrar, imprimir, exportar, etc. la informaci n presentada: Departamento de Soporte T cnico Aspel de M xico, de 08/12/2010 10. Consulta de Presupuestos Departamentales: Desde esta ventana se podr . consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos. Contabilidad por Centros de Costos y/o Proyectos Adicional al manejo de Departamentos, se tiene la posibilidad de llevar el resultado por Centros de costos y/o Proyectos.