Orientations pour l'audit des projets

1 Orientations pour l' audit des projets novembre 2003. Secr tariat technique commun ENO. 24 Boulevard Carnot 59000 LILLE. France T l. : +33 (0)3 20 78 55 00. Fax : +33 (0)3 20 55 65 95. E-mail : Web: The English version of the audit Guidelines is the only official version and reference document. In doubt, please refer to the English mastercopy. SOMMAIRE. Introduction 2. audit des syst mes de gestion et de contr le 2. Demande de paiements interm diaires 2. Demande de paiement final 3. Contr le par chantillons des tats membres 3. Contr les de la Commission europ enne et des tats membres 3. D claration finale 4. R le des auditeurs 5. Responsabilit s du chef de file 6. audit de partenaires suisses participant des projets ENO 7. R sum des contr les effectuer 8. V rification des d clarations relatives aux d penses 8. Taux de subvention 9.

2 Taux de change 9. Politique en mati re de concurrence 10. March s publics 11. Project audit Guidelines November 2003 1. D penses ligibles 12. D penses en dehors de la zone ENO 12. Apports en nature 12. TVA 13. Co ts de pr paration 13. Personnel interne 14. Experts et consultants externes 15. D placements et s jours 15. Rencontres, s minaires et publicit 16. quipement 16. Investissements 16. Frais g n raux 16. D penses in ligibles 17. Modifications de projet 19. Modifications des lignes budg taires 19. Prolongations de projets 19. R vision des formulaires de candidature 19. Irr gularit s 20. Project audit Guidelines November 2003 2. INTRODUCTION. Les pr sentes Orientations sont fournies dans un objectif de clarification et pour tablir une proc dure uniforme de traitement des audits de projets . Leur but est d'aider les partenaires de projet dans leur pr paration des audits de projets et constituer une base permettant aux auditeurs d'accomplir leurs t ches.

3 Elles doivent tre consid r es comme un guide dans une optique de respect des r gles et de la l gislation de l'Union europ enne. Nous esp rons que ces Orientations contribueront une mise en uvre r ussie des projets et une acc l ration du processus de paiement. Une information pr alable sur les normes d' audit permettra aux partenaires de projets de pr parer la documentation n cessaire et d'assurer la mise en place de toutes les proc dures. Il convient de noter que les tats membres participant au programme INTERREG IIIB de l'Europe du Nord-Ouest sont (financi rement) responsables de ce programme et sont habilit s dicter des Orientations suppl mentaires pour l' audit des projets . Dans le cadre du Programme INTERREG IIIB ENO, le Chef de file est responsable vis- -vis du Secr tariat des co ts effectu s par tous les partenaires du projet.

4 Le Chef de file est tenu de conserver la trace des paiements effectu s et de s'assurer que le cofinancement est utilis conform ment la ventilation du budget par partenaire telle que figurant dans le dossier de candidature. L'auditeur ind pendant charg d'examiner la demande finale de paiement v rifiera et certifiera que le cofinancement a bel et bien t utilis sur cette base. Au cours de leur mise en uvre, les projets subiront un audit important et plusieurs audits mineurs. L' audit important est l' audit final effectu la fin du projet. En outre, les demandes de paiement certifi es doivent tre soumises deux fois par an (le 30 juin et le 31 d cembre). au Secr tariat du programme. chaque tape du processus d' audit , le Chef de file est tenu de veiller ce que l'auditeur dispose des informations n cessaires afin de mener sa mission de mani re compl te et pr cise.

5 Lors de la remise du dossier de candidature, les candidats doivent mentionner les noms des responsables des audits interm diaires et finals. Le Chef de file est cens fournir une demande de paiement certifi e et v rifi e plut t que d'envoyer au Secr tariat des copies de toutes les factures. Cette proc dure assure la mise en uvre du contr le financier au niveau le plus ad quat par les personnes les plus qualifi es. Contr le qualit des syst mes de gestion et de contr le Le Chef de file est responsable de la mise en place de syst mes d'administration et d' audit (interm diaires et final) du projet. Le Secr tariat effectuera un contr le qualit limit des syst mes de gestion et de contr le de cinq projets au cours des phases initiales du Programme afin de s'assurer de l'efficacit des syst mes de gestion labor s pour les projets .

6 Le Secr tariat entend traduire le r sultat de ces contr les dans un Guide des bonnes pratiques pour la gestion financi re des projets . Demande de paiements interm diaires Deux demandes doivent tre soumises au Secr tariat le 30 juin et le 31 d cembre de chaque ann e afin de demander le paiement d'une tranche de la subvention du FEDER. Chaque demande de paiement doit tre v rifi e au niveau des partenaires. La demande de paiement soumise au Secr tariat par le Chef de file doit tre v rifi e par un auditeur d ment qualifi et agr , soit en interne dans l'organisation du Chef de file par un auditeur appartenant une unit ind pendante du point de vue fonctionnel, soit en externe. La demande de paiement indique pour la p riode concern e les d penses effectu es (c'est- - Project audit Guidelines November 2003 3. dire effectivement pay es par le projet, avec re us et factures ou documents comptables d'une m me valeur probante) par chaque partenaire ainsi que pour l'ensemble du projet.

7 QUE SIGNIFIE L'IND PENDANCE DU POINT DE VUE FONCTIONNEL ? Un organisme fonctionnant ind pendamment du Chef de file est un organisme qui ne participe pas au processus d cisionnel ou de gestion et de contr le relatif au projet. Cela signifie que ses membres ne re oivent pas d'instructions du Chef de file ou du partenariat et qu'ils ne participent pas la mise en uvre des actions vis es par les audits. L'auditeur est tenu de v rifier et de certifier l' ligibilit des d penses figurant dans chaque demande de paiement et de signer la d claration d'auditeur. Le r le principal de l'auditeur est d'examiner toutes les factures et tous les paiements relatifs au projet et de certifier que ces documents sont corrects et acceptables en tant que base d'une demande de paiement. Au niveau de chaque partenaire, toutes les factures doivent tre v rifi es par l'auditeur du partenaire concern.

8 Tant au niveau des partenaires que du Chef de file, l'auditeur de la demande de paiement doit enregistrer les v rifications qui ont t effectu es lors de la certification de la demande, notamment en ce qui concerne la r alit des rapports et informations . En retour, l'auditeur du Chef de file est tenu de v rifier toutes les factures de celui-ci et tous les rapports d' audit remis par les partenaires du projet. La signature originale du Chef de file doit appara tre sur la demande de paiement remise au Secr tariat. Le Programme ENO se r serve le droit de demander toute information suppl mentaire qu'il estimerait n cessaire la validation des certifications des d penses. Le Secr tariat r pond sans d lai par courriel au Chef de file pour lui confirmer r ception de la demande de paiement ainsi que dans les trois semaines qui suivent pour l'informer soit de l'acceptation de ladite demande de paiement et de son traitement par le Secr tariat, soit pour lui notifier que des questions se posent et/ou que des informations suppl mentaires sont requises.

9 Demande de paiement final La demande de paiement final du projet doit faire l'objet d'un audit par un auditeur externe, ind pendant, d ment qualifi et agr . Cet auditeur ne doit pas n cessairement appartenir . un cabinet priv d' audit , il peut aussi s'agir d'un auditeur ind pendant du service public. En plus des crit res aff rents aux demandes de paiement interm diaires, l'auditeur est tenu de v rifier l'ensemble du projet et de remettre un avis ainsi qu'un rapport complet sur les comptes et r sultats g n raux du projet. Il doit galement s'assurer du fait que la subvention FEDER et le cofinancement ont t utilis s par le Chef de file conform ment la ventilation indiqu e dans la Lettre d'octroi de concours. Les partenaires de projets doivent tenir compte du fait que des audits ou contr les suppl mentaires peuvent tre requis par les tats membres pour les demandes de paiement final ou interm diaire.

10 Des informations ce propos seront diffus es d s qu'elles seront disponibles. Contr le par chantillons des tats membres Conform ment au R glement (CE) n 438/2001 de la Commission, les tats membres participant au programme ENO sont responsables d'un contr le portant sur au moins 5 %. des d penses effectu es sur leur territoire Contr les de la Commission europ enne et des tats membres Project audit Guidelines November 2003 4. En coop ration avec les tats membres concern s, la Commission peut proc der des contr les sur site et par chantillons des projets qui sont financ s par les Fonds structurels, y compris le Fonds europ en de d veloppement r gional, ainsi qu' des contr les des syst mes de gestion et de contr le, moyennant une notification pr alable d'au moins un jour ouvrable. D claration finale Conform ment au R glement (CE) n 438/2001 de la Commission, les tats membres participant au programme ENO sont tenus d' tablir une d claration la cl ture de l'aide de l'UE.