Outil de travail pour faciliter la gouvernance-30 oct …

1 1 Outil de travail pour faciliter la gouvernance Contenu issu des r flexions et des travaux r alis s par les directrices ayant particip aux groupes de travail sur le th me de la gestion en 2007, 2008 et 2009. 2 Le contenu de cet ouvrage est issu des discussions de directrices g n rales ( ) provenant de 88 centres de la petite enfance (CPE). L animation des tables de travail , la recherche et la pr paration du contenu ont t assum es par madame Dominique B dard, directrice g n rale du CPE La P tite Chute. Voici la liste des directrices qui ont particip l laboration des politiques de r f rence se trouvant dans le pr sent document : o Louise Drolet, CPE La Frimousse o Madeleine Blais, CPE La Salopette o Viviane Lindsay, CPE Aux Mille-Pattes o Line Roy, CPE Saint-Jean-Chrysostome o Johanne Roy, CPE Mistigri o Julie Gosselin, CPE Moi et mes amis o Mich le Boucher, CPE L Essentiel o Martine Beaupr , CPE La Becqu e o Lise Lamontagne, CPE Montessori de Qu bec o Jocelyne Chouinard, CPE Passe-Partout o Lucie Beaumont, CPE l veil enfantin o Claire S n chal, CPE La Petite Cit o Sylvie Baril, CPE Qu bec-Centre L utilisation du f minin dans le pr sent document englobe les deux genres et vise refl ter la r alit.

2 3 TABLE DES MATI RES TABLE DES MATI 1. 2. Structure 3. Concept de gouvernance en contexte de 4. Cadre de Principes de Fonctions de 5. R les et responsabilit Exemples de distinction entre les r les et responsabilit Quelques exemples des mandats du conseil d administration et de la Devoirs et responsabilit s de type 6. R sum de la Loi sur les services de garde ducatifs l'enfance (version de f vrier 2007)..29 Quelques l ments de la Loi pertinents pour les administrateurs du conseil d Les inspections en Comment pourraient se traduire les r les de la directrice et du conseil d administration en lien avec l' 7. Auto- valuation : futur membre du conseil d Auto- valuation, membres du conseil d Auto- valuation, rencontres du conseil d 8. Grille de r flexion pouvant soutenir la prise de d 9.

3 Num ration de politiques ou proc dures adopt es par le conseil d ANNEXE 1 - D ANNEXE 2 EXEMPLE D AVIS DE CONVOCATION ET PROPOSITION D ORDRE DU 4 1. Introduction En septembre 2007, le Regroupement des Centres de la petite enfance (RCPE) des r gions de Qu bec et Chaudi re-Appalaches a mis sur pied, pour ses membres, des tables de gestion compos es de directrices de centres de la petite enfance (CPE)1. Ces rencontres visent encourager le partage et le d veloppement d expertises dans un mode r flexif inspir de l animation des communaut s d apprentissages. Y sont abord s les pratiques, la mise en commun et le partage sur le grand sujet qu est la gestion . Tout au long de ce processus d apprentissage collectif, le partage d expertises a men privil gier certaines pratiques porteuses de succ s ou faisant merger des conditions de r ussite.

4 Le pr sent document a comme objectif principal de consigner les r sum s des travaux, de soutenir les directions g n rales et, par cons quent, les conseils d'administration. Lorsque le contexte s y pr te, sans toutefois tre exhaustifs, certains l ments sp cifiques aux bureaux coordonnateurs ont t ajout s. Il est un bref r sum des diff rents sujets abord s et se veut un simple document de travail pouvant tre partag avec les administrateurs. D ailleurs, lors d une journ e d information tenue l automne 2007 destin e aux administrateurs des conseils d'administration des CPE membres, l int r t pour un tel ouvrage avait t soulev . Bonne lecture. 1 Le terme CPE inclut et int gre tous les centres de la petite enfance, qu ils coordonnent ou non la garde en milieu familial, ainsi que toute corporation approuv e bureau coordonnateur.

5 5 2. Structure organisationnelle Assembl e g n rale Trois pouvoirs lire les administrateurs Modifier les r glements g n raux Recommander la firme de v rificateur comptable Conseil d'administration Form d'une majorit de parents (2/3) Nomme une pr sidente (obligation d' tre un parent), ainsi que les officiers Directrice g n rale Embauch e par le conseil d administration Elle est la seule employ e dirig e par le conseil d administration Employ es Sous la direction de la directrice g n rale (selon l organigramme, peut inclure diff rents paliers hi rarchiques) ** propos des divers comit s, la directrice g n rale peut tre pr sente tous les comit s ou d l guer certains membres du personnel selon son jugement et les comp tences recherch es. Les CPE sont des organismes sans but lucratif (OSBL).

6 En bref, leur objectif est d'assurer des services de qualit aux tout-petits et leurs familles en utilisant les ressources de mani re efficiente. o Comment tablir nos priorit s, nos orientations futures? o Comment prendre les d cisions? o Y a-t-il des principes pour nous guider? C'est le cadre de gestion que la corporation se donne qui vient d terminer le comment. La prochaine section offre de fa on succincte quelques principes de base pouvant vous aider d terminer votre cadre de gestion . Les comit s** sont mandat s par le conseil d administration mais sous la responsabilit de la directrice g n rale. La responsable d un service de garde en milieu familial (RSG) est une travailleuse autonome. Les pouvoirs de reconnaissance, de suspension et de r vocation rel vent du conseil d administration. 6 3.

7 Concept de gouvernance en contexte de CPE Le terme gouvernance signifie la mani re dont le pouvoir est exerc dans la gestion . La gouvernance englobe les valeurs, les r gles, les institutions et les processus gr ce auxquels des particuliers et des organisateurs tentent d atteindre des objectifs communs, de prendre des d cisions, d instaurer l autorit et la l gitimit , et d exercer des pouvoirs. Dans le pr sent contexte, les processus utilis s par le conseil d'administration sont similaires et aident le CPE accomplir sa mission et prot ger les biens et les avoirs de l'organisme au fil des ans. Une communication ad quate visant une bonne compr hension des r les et responsabilit s de chacun peut permettre d chapper plusieurs pi ges. Dans toute organisation, il arrive qu un membre de la direction ou qu un administrateur se d siste la suite de discussions qui, lors de r unions du conseil d administration, ne semblent mener nulle part.

8 Une mauvaise compr hension des r les et responsabilit s de chacun peut engendrer des malaises, de l'ing rence. Il peut cependant tre possible d' viter de telles situations. Les OSBL doivent porter une attention particuli re l exercice de leur gestion . Voici quelques recommandations inspir es du livre de Rom o Malenfant, La gouvernance strat gique 2: o Assurer la p rennit de l'organisation. Lors de d cisions, garder l esprit les moyen et long termes au profit du court terme. Par exemple, m me en contexte de coupures de financement, pr voir mettre de l'argent de c t tous les ans pour des r parations ventuelles : planchers, toiture, peinture. La survie long terme des immobilisations est primordiale. o La d l gation : on d l gue une t che mais pas notre responsabilit et notre imputabilit . Donner des mandats clairs la direction, aux comit s, des objectifs de r alisation pr cis, pr voir des ch anciers.

9 La directrice g n rale s occupe de la gestion courante. Les administrateurs doivent s informer du suivi des dossiers. Par exemple, en lien avec les obligations gouvernementales, les administrateurs sont imputables, la mise en place d un moyen de v rification est importante (voir les proc dures en mati re de gestion financi re la page 43 du pr sent document). o Avoir une convention thique. Celle-ci devrait comprendre un ensemble de r gles et de principes visant tablir les conduites admissibles pour les administrateurs dans l'exercice de leurs fonctions. o Le conseil d administration doit tre proactif et non r actif. La direction donne au conseil d administration toute l'information lui permettant d'anticiper l'avenir, de fa on tablir ses priorit s, modifier ses orientations. 2 Atelier de formation offert par la Soci t du conseil OSBL La gouvernance strat gique mod le Malenfant, pour les membres de conseils d administration et les dirigeants, Automne 2007 7 o Le pouvoir de l'administrateur se d tient en r union.

10 La pr sidente joue g n ralement le r le d'animatrice. Les administrateurs doivent faire abstraction de leur int r t personnel lors des discussions concernant la corporation. Des r gles de conduite sont respecter et tous ont le droit d' mettre leur opinion. La pr sidente doit voir ne pas laisser les discussions s loigner du sujet ou de l objet principal, d ailleurs tous sont invit s la supporter. o Une bonne d finition des r les et des responsabilit s de chacun et la connaissance de ceux-ci est n cessaire la bonne marche des rencontres du conseil d administration. Diff rentes formations existent ce sujet. Il s agit de s assurer de ne pas tomber dans le pi ge de faire du management , t che qui rel ve de la directrice g n rale. o Solidarit : tous sont li s par une responsabilit et des int r ts communs.